مهمترین هدف هر سازمان، دستیابی به بالاترین بهره وری ممکن یا بهره وری بهینه است.

فرایند دستیابی به تعالی کیفیت و بهبود بهره وری در واحدهای صنعتی  
 
  
مهمترین هدف هر سازمان، دستیابی به بالاترین بهره وری ممکن یا بهره وری بهینه است. عوامل مؤثر بر بهره وری عبارتند از: سرمایه، ابزار و وسایل، روش های انجام کار، ساختار و نیروی انسانی است. در بین این عوامل، منابع انسانی مهم ترین نقش را ایفا می کنند. نیروی انسانی، فرهیخته و ماهر می تواند مستقیم و غیرمستقیم، دیگر عوامل تولید را تحت تأثیر نگرش ها، رفتارها، مهارت ها و دانش های خود قرار دهد. وظیفه مدیریت در جلوگیری از هرز رفتن سرمایه ها بویژه نیروی انسانی و همچنین افزایش بهره وری در سازمان، این است که با افزایش صمیمیت و ایجاد روح همکاری در محیط کار، خود را به کارگران و سرپرستان نزدیک تر کرده و آنان را به مشارکت در بهبود بهره وری سازمان و کاهش ضایعات و اتلاف منابع تشویق کند.

در چندسال اخیر، واژه هایی جدید درعرصه کیفیت و بهره وری ظهور کرده اند که برخی از آنها به بنیان های این علم اشاره داشته و برخی صرفاً دهان پرکن بوده و جنبه تبلیغاتی برای شرکت های مشاوره مدیریت دارند. شناسایی و حذف تمامی فعالیت های فاقد ارزش افزوده و افزایش ارزش افزوده از مرحله تهیه مواد اولیه تا تولید و در نهایت فروش، اهداف غایی تمامی سیستم های ارتقای کیفیت و بهره وری در هر واحد صنعتی هستند. در این مقاله، تلاش شده است تا ضرورت و اهمیت نیروی انسانی در افزایش نرخ بهره وری واحدهای صنعتی موردبررسی قرار گیرد. همچنین در خصوص چگونگی ارتقای کیفیت و بهره وری نیز بحث خواهد شد.

آنچه در سازمان های کنونی، منجر به ایجاد مزیت رقابتی می شود، بهره وری به معنای به کارگیری و ترکیب مؤثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره وری، همانند سایر مؤلفه ها و فرایندهای نرم افزاری سازمانی یکی از الزامات کار سازمانی است که در ذات و خمیرمایه بهره وری بهبود نهفته است و مشروعیت بهره وری در بهبود و اصلاح آن تلقی می شود. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری موجب می شود تا بهره وری به صورت فرایندی دائمی، ارتقا یابد و مسیر بهره وری مشخص و بسترسازی های لازم صورت پذیرد. حرکت بهره وری، لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادی شدن امر بهبود در نظام های مختلف سازمانی می انجامد.

شناسایی و حذف تمامی فعالیت های فاقد ارزش افزوده و نیز افزایش ارزش افزوده سایر فعالیت ها، از مرحله تهیه مواد اولیه تا تولید و فروش، هدف غایی تمامی سیستم های ارتقای کیفیت و بهره وری، شامل تولید بهنگام، تولید کاملاً بی نقص، تولید ناب و غیره است. برخی سازمان ها، ابزار اصلی دستیابی به این هدف را گم کرده و سر از ناکجاآباد در می آورند. مثلاً، یکی از اهداف مهم در اجرای تولید بهنگام، حذف تمامی موجودی های مواداولیه، نیمه ساخته و محصول است و این یعنی موجودی هایی که بخش اعظم آن به دلیل ناکارامدی زنجیره تولید، نگهداری می شود. مثلاً ذخیره اطمینان۱ مواد اولیه به علت احتمال تأثیر در دریافت مواد اولیه، مدنظر گرفته شده و مسلماً اگر تأمین کننده۲ از قابلیت اطمینان بالایی برخوردار باشد، به طوری که احتمال تأخیر به صفر میل کند، نگهداری ذخیره اطمینان مواد اولیه، کاری عقلانی و به صرفه نخواهد بود.

از سوی دیگر، گاهی به دلیل احتمال خرابی ناگهانی هر یک از دستگاه های خط تولید که منجر به توقف تولید خواهد شد، اقدام به نگهداری موجودی نیمه ساخته از محصول هر یک از دستگاه ها می شود. همین طور به خاطر ناکارامدی واحد فروش در پیش بینی تقاضای بازار، موجودی کالای ساخته شده، در انبارها نگهداری می شود. در اجرای تولید بهنگام، گام به گام اقدام به حذف این موجودی ها می شود تا ناکارامدی بخش های مختلف، نمایان شده و واحدهای مختلف به اصلاح عملکرد خویش بپردازند. اگر تمامی بخش های سازمان به معنای واقعی برای حذف این ناکارامدی ها و بهبود امور، تلاش نکنند حذف موجودی ها نه تنها هیچ سودی ندارد بلکه باعث به وجود آمدن مشکلاتی بس عظیم تر خواهد شد.

واقعیت این است که به دلیل ماهیت سیستمی سازمان و تعامل اجزای آن با یکدیگر، نه تنها برای دستیابی به اهداف تولید بهنگام بلکه برای دستیابی به هر هدفی در زمینه بهبود کیفیت و بهره وری نظیر نزدیک شدن به دوباره کاری و ضایعات صفر، زمان آماده سازی صفر، حمل و نقل و زمان تدارک۳ صفر، خواست و مشارکت تمامی اجزای سازمان امری ضروری است. در این مقاله، به برخی راهکارهای عملی استقرار بهبود بهره وری اشاره خواهد شد که بیشتر مبتنی بر تجارب نگارنده در یکی از سازمان های بزرگ صنعتی است.

● نگاهی به پیشینه بهره وری

از پایان قرن پانزدهم میلادی تا شروع انقلاب صنعتی در نیمه قرن هجدهم، یعنی طی ۲۵۰ سال، بحث ایجاد دولتی در کشورهای اروپای غربی و دخالت در صنعت و کشاورزی، فکر اندیشمندان غربی را به خود مشغول داشته و در اکثر نظریه های علمی، سیاسی، اقتصادی و اجتماعی، تبلور یافته است. با رشد طبقه سرمایه داری و ظهور مکاتب جدید اقتصادی مانند مرتیتنیزم که رقابت نامحدود در سطح ملی را لازم و مفید می دانست، اقتدار فئودال ها، اشراف، سلاطین و انحصارگران رو به کاهش نهاد و حمایت از تشکیلات بازرگانی در صحنه رقابت های بین المللی و ورود به بازارهای جهانی برای فراورده ها، وظیفه ای ملی محسوب شده و دولت ها عملاً وارد صحنه صنعت و تولید شدند.

در ۱۶۴۴، توماس مان اقتصاددان انگلیسی با نگارش کتابی به تبیین �نظریه حمایت� پرداخت. سپس، جیمز استوارت و ژان باپتیست کلبر۴ وزیر دارایی لویی چهاردهم، با پشتیبانی از این نظریه موجبات وحدت بازرگانی و ذخیره کنندگان طلا و نقره، گسترش دولت ملی، وحدت بازارها، بسط سیاست های صادراتی و تشویق های خارجی را فراهم کردند و عملاً دست دولت ها را در بهره گیری از منابع انسانی و طبیعی باز گذاشتند. ویلیام پتی و دادلی نورث که اندیشمندانی سیاستمدار بودند، از ۱۶۴۱ تا ۱۶۹۱ فرضیه رقابت های خارجی را بنیان نهادند و با تدوین نظام هایی در زمینه بازرگانان خارجی، تشکیلات گمرکی و بندر، در پدید آمدن تشکیلات نو در دولت ها تأثیری شگرف نهادند.

قهرمانان فرهیخته انقلاب صنعتی و نهضت بهره وری، به اتکای کیفیت کالاها برای ورود به بازارهای بین المللی و به دست آوردن سهم بیشتری در آن، به تلاش پرداختند. ابراهام داربی، مبتکر توانای توسعه صنایع ملی، جیمز هارد گریوز۵، نظریه پرداز شیمی صنعتی، جیمز وات، مخترع دیزل، ریچارد ارک رایت۶ مخترع ماشین ریسندگی و بافندگی (۱۷۳۲-۱۷۹۲) استفاده از تکنولوژی را در صنعت رواج دادند.

فعالیت هایی که در زمینه بهره وری، بهره برداری از منابع طبیعی و سلطه بر طبیعت، به موازات ذوب چدن، استفاده از ماشین بخار، ریسندگی و پارچه بافی با دگرگونی در مالکیت معادن و ابزار تولید و به وجود آمدن قشر مدیران و کارافرینان در صحنه تولید صورت گرفت، زمینه ساز رشد و توسعه صادرات و واردات، آزادی صنعت و نضج مکتب اقتصاد کلاسیک شد. با نگارش کتاب �ثروت ملل� توسط آدام اسمیت۷ (۱۷۹۰-۱۷۲۳) اندیشمند اسکاتلندی دریچه دانش بهره وری به روی جهانیان گشوده شد. این نهضت اقتصادی را باید نقطه عزیمت دانست زیرا حرکت به سوی بهره گیری از منابع لایزال ملی با آن آغاز شد و دولت های وقت، از طریق آن متوجه کیفیت کالاها برای اظهار وجود در بازارهای جهانی شدند.

اسمیت، بهره وری را عامل ایجاد کننده ارزش های نو برای یک پدیده می دانست. بعد از او، اقتصاددانان دیگری نیز بر بهره وری تأکید داشتند از جمله جی ونس۸ در ۱۸۷۸ از آن به عنوان شماری معقول از نیروی کار که موجب به حداکثر رسانی ثروت می شود، نام برد. با پدیدار شدن انقلاب صنعتی، رشد اقتصادی ناشی از بهره وری تلقی شد و امروزه بهره وری به اولویتی ملی تبدیل شده است که آن را راه حل حفظ سطح استاندارد زندگی در رشد بهره وری می دانند. از این رو، امروزه بهره وری موردتوجه سیاستمداران، تجار، صنعت گران، کارفرمایان، مدیران و حتی مردم عادی کوچه بازار و خانم های خانه دار است.

● اهمیت بهره وری

در جهان امروز، بهره وری تقریباً مترادف با پیشرفت است. استاندارد زندگی در یک جامعه، به درجه هایی از تأمین حداقل نیازهای جامعه، بستگی دارد. به بیانی دیگر، مقدار و کیفیت غذا، پوشاک، مسکن، آموزش و امنیت اجتماعی، استاندارد زندگی را تعیین می کند. برای ارتقای استاندارد زندگی باید غذا، پوشاک، مسکن و... بیشتری تولید شود. افزایش مقدار تولید کالاها و خدمات می تواند از طریق افزایش نهاده های نیروی کار و سرمایه، صورت پذیرد و یا از منابع موجود به صورت کاراتر استفاده شود.

● ضرورت اندازه گیری بهره وری

اندازه گیری، جزء لاینفک و به تعبیر برخی ها، نقطه آغاز فرایند علمی مدیریت بهره وری است. اگر بخواهیم بهره وری را در فرهنگ سازمانی جلوه گر سازیم، شرط اساسی آن وجود ابزاری برای کنترل و نظارت بر پیشرفت، فراهم آوردن بازخورد، تعیین اهداف قابل ارزیابی و ارزیابی عملکرد مدیریت است. به بیانی دیگر، اندازه گیری بهره وری یعنی فراهم آورنده اطلاعاتی که امکان ارزیابی در زمینه چگونگی حرکت بسوی هدف را از نقطه عزیمت و شرایط قبلی (وضع موجود) ایجاد می کند و سازمان را در امر برقراری ارتباط صحیح بین بهره وری با دیگر هدف های استراتژیک خود، یاری می رساند. مثلاً، بهبود بهره وری ممکن است ابزار اولیه دستیابی به افزایش سهم سازمان در بازار بورس باشد. اندازه گیری بهره وری، جدا از منافع استراتژیک آن، کارکردهای تقویت کننده دیگری برای سازمان دارد.

● چرخه مدیریت بهره وری

پس از آشنایی با تعریف بهره وری، باید دید چگونه می توان از آن استفاده کرد؟ برای برنامه ریزی در زمینه ارتقای بهره وری، باید بدانیم که از منظر سطح بهره وری، در کجا قرار داریم و به کجا می خواهیم برویم و برای رسیدن به مقصد چه راهکارهایی مناسب تر است. صاحبنظران علم بهره وری، این مقولات را در چارچوب چرخه مدیریت بهبود بهره وری، مطرح کرده و به آن PDCA می گویند. همان گونه که در چرخه مدیریت بهبود بهره وری آمده است، گام نخست در این چرخه، برنامه ریزی است. برای برنامه ریزی، اطلاع از سطح موجود شاخص های بهره وری، امری الزامی است. به بیانی دیگر، پیش نیاز برنامه ریزی، اندازه گیری شاخص های بهره وری است.

● سازوکارهای عملی

در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری، راهکارهای مختلفی وجود دارد که برخی از آنها که در عمل نیز تجربه شده اند، عبارتند از:

الف) نهادی کردن بهره وری در اندیشه

زیربنای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری این است که کارکنان یک سازمان تولیدی، فکر کنند. کمبود سازمان ها در مقوله بهره وری، در واقع پول، تجهیزات، مواد و امکانات مادی نیست بلکه کمبود اصلی تولید، تفکر است. سازمان های موفق و بهره ور، علاوه بر نظم بروکراتیک، تدابیری خاص برای استفاده از تمامی ظرفیت های فکری و عملی کارکنان خود اتخاذ کرده اند. به رغم اینکه اصولاً فعالیت دانشگران و کارکنان علمی و فکری، فرمول پذیر نیست، سازمان های پیشرو در بهره وری به تدریج به مکانیسم و شیوه های رهبری و زمینه های مناسب فرهنگی برای هم افزایی تلاش ها و اندیشه های کارکنان علمی، دست یافته و موفق شده اند از افکار و ابتکارات و دانش آفرینی سازمان ها و توسعه فکری این کارکنان بهره بیشتری ببرند. مدیریت مؤثر نیروی کار دانشگر و دانشمند، نیازمند تدابیری است که حاصل آن توسعه کیفی و کمی ظرفیت دانش اندوزی، استفاده کارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است (۵). در صورت مدیریت بر فکر و دانش کارکنان سازمان، بهره وری در اندیشه حاصل خواهد شد.

مدیریت بر دانش و اندیشه عبارت است از مدیریت دانش سازمان که می تواند گستره ای از ویژگی های عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. فکر و دانش، عاملی بنیادی است که کاربرد موفق آن، به سازمان ها یاری می رساند تا خدمات و کالاهایی بدیع ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه های مختلف فرایندهای سازمانی، بهترین عملکردها، جلب اعتماد مشتری، نظام های اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را دربر می گیرد (۶). به طور کلی، بهره وری در اندیشه با مکانیسم های زیر به استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره وری کمک می کند:

۱) نظام پیشنهادات فکرآفرین

۲) نظام Q.C کارآفرین

۳) نظام TQM بهره ور

ب) نهادی کردن صرفه جویی در کل سازمان

یکی از روش های استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره وری این است که صرفه جویی در سراسر سازمان به عنوان اصلی مهم موردتوجه قرار گیرد. دستیابی به بهره وری مستمر از طریق صرفه جویی، با شعار حاصل نمی شود بلکه در این زمینه می بایستی ساختارهایی مناسب طراحی کرد. معمولاً صرفه جویی از طریق دو مکانیسم ساختارسازی و تشویق در سازمان نهادی می شود. روش های تجربه شده برای نهادی کردن صرفه جویی در یکی از سازمان های بزرگ صنعتی را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:

- ساختاری کردن صرفه جویی در مصرف انرژی از طریق دخیل کردن میزان مصرف در پاداش تولید

- برقراری رابطه ای بین خوب مصرف کردن و پاداش

- پرداخت مستقیم مبلغی از صرفه جویی های انجام شده در بخش انرژی، به کارکنان

- تشویق کتبی کارکنانی که ستاره صرفه جویی هستند

- برای استقرار چرخه بهبود مستمر بهره وری از طریق صرفه جویی لازم است زمینه ای برای ساختارسازی فراهم شود

پ) طراحی نظام های بهره ور

برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری در کنار کارهای فرهنگی و فرهنگ سازی، باید ساختارهایی مناسب و علمی طراحی و اجرا کرد. بعضاً مشاهده می شود که در سازمان ها افراد زیادی هستند که داوطلب تولید بهره وری هستند، اما ساختاری مناسب وجود ندارد که از فکر، توان، استعداد و دلسوزی آنها به شکل معقول و منطقی استفاده شود. بر این اساس، سازمان ها می بایستی به فکر طراحی سازوکارهای بهره ور باشند.

● ساختارهای بهره ور در برخی سازمان های صنعتی

- طراحی نظام نگهداری و تعمیرات فراگیر (.T.P.M)

- پیاده سازی نظام مدیریت کیفیت فراگیر (TQM)

- استقرار استراتژی بهبود دائمی

- استقرار نظام تحقیقات بهره وری

- توسعه منابع انسانی

- استقرار نظام مدیریت عملکرد

● جلب همکاری و مشارکت کارکنان

آیا مدیری را می شناسید که نخواهد، فکر و ضمیر ناخودآگاه کارمندانش در همه حال- چه در محل کار و چه در منزل، چه پشت میز کار و چه پشت فرمان خودرو- در پی کشف عیب و نقص های امور سازمان و ارائه راه حل برای آنها باشد؟ کدام مدیری است که نخواهد چشم تیزبین کارمندانش، غربالگر بهترین ها برای سازمانش باشد؟ آیا می دانید این رویای مدیران چگونه قابل تحقق است؟ مسلماً برای تحقق این خواسته، قبل از هر چیز، به وجود ساختار و نظامی متناسب، نیاز است؛ سیستم و نظامی که اشتیاق و انگیزه کافی برای این امر را در کارکنان به وجود آورد. شرح داده خواهد شد که �نظام پیشنهادات� گام نخست در مسیر این تحول است.

سیستم مدیریتی که تأثیر قابل ملاحظه آن بر روی وجوه مختلف سازمان ها از جمله رضایت شغلی، تعهد سازمانی، بهداشت روانی کارکنان و نیز بهبود بهره وری، کیفیت و سودآوری شرکت ها به عینه و در تحقیقات متعدد به اثبات رسیده است. این سیستم که با طی مراحل فرهنگ سازی، پیشنهادگیری فردی، پیشنهادگیری گروهی (با تشکیل گروه های بهبود مستمر یا همان گروه های QC) پیشنهادگیری از مشتریان و پیمانکاران و پیشنهادگیری از خانواده کارکنان به اجرا در می آید، در شرکت هایی که مرتکب اشتباهاتی نظیر تأکید بیش از حد بر پاداش های مادی، عدم فرهنگ سازی مناسب، عدم تثبیت ساختار سازمانی موردنیاز و جانشینی مدیران نامعتقد به مشارکت کارکنان، نشده اند تحولی عظیم به وجود آورده است. مثلاً، �در سال ۲۰۰۱، شرکت ماتسوشیتا الکتریک به ازای هر کارمند ۷/۲۳ پیشنهاد دریافت کرده و مدعی است که به واسطه همین پیشنهادها ۳۰۰۰ دلار به ازای هر کارمند صرفه جویی داشته است� (بودونگ ۲۰۰۲، ۳۶۱).

نظام پیشنهادها با به وجود آوردن فرصت رفع نیاز کارکنان به احترام، خودیابی، آزادی بیان و برابری، به علاوه توجه بیشتر به مشکلات کارکنان و کاهش مشکلات کاری ایشان با اجرای پیشنهادها و نیز با اعطای پاداش های مادی و احترامات عالی، باعث افزایش رضایت شغلی و احساس تعلق و نزدیکی بین کارکنان و سازمان می شود.

نتیجه این احساس نزدیکی، تلاش متقابل کارکنان برای رفع مسائل سازمان آنها خواهد بود. شاهد این گفته، تحقیقات دانشگاهی متعددی است که تأثیر مثبت نظام پیشنهادها بر رضایت شغلی کارکنان را تأیید می کند. مثلاً، تحقیق حبیبی (۱۳۸۳) نشان می دهد که بین نظام پیشنهادها و رضایت شغلی کارکنان و نیز انگیزش کارکنان در حوزه ستادی سازمان بازرسی و نظارت بر قیمت و توزیع کالا و خدمات، رابطه ای مثبت و معنادار وجود دارد (حبیبی ۱۳۸۳).

● نتیجه گیری

استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری، نیازمند عزمی جدی بوده و در این زمینه می بایستی سازوکارهایی عملیاتی، طراحی کرده و آنها را به کار گرفت. پیش از طراحی سازوکارها، آسیب شناسی وضعیت بهره وری سازمان ها، موجب می شود تا سازوکارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمان ها، طراحی شود و برای بهبود بهره وری در سازمان ها می توان از راهکارهای عملی تجربه شده، نظیر نهادی کردن بهره وری در اندیشه، نهادی کردن صرفه جویی، طراحی ساختارهای بهره ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره وری و استقرار مدیریت عملکرد کمک گرفت.
 
 
پانوشت ها:
۱ . Safety Stock
۲ . Supplier
۳ . Lead Time
۴ . Iean baptiste colberrt
۵ . Tames hagreaves
۶ . Richard Arkwright
۷ . Adam Smith
۸ . Je Vons
منابع
۱. هال پی گریگرسون و جی استیوارت بلاک، حضور رهبران در عرصه های جهانی، ترجمه صابر مقدمی، مجله تدبیر، شماره ۱۱۶، سال ۸۰، ص ۲۸
۲ . حبیبی، لیلی ۱۳۸۳، بررسی و تجزیه و تحلیل رابطه بین نظام مدیریت مشارکتی (با تأکید بر سیستم پیشنهادها) و اثربخشی کارکنان سازمان بازرسی و نظارت، پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشکده مدیریت دانشگاه تهران
۳ . علیرضا، فریدونیان و لیلا یوسفی، راهبری و مدیریت نیروهای دانشگر، مجله تدبیر، شماره ۱۱۹، دی ماه ۸۰، ص ۲۲.
۴ . مهرداد، آذری، مدیریت دانش، عملکردها و چالش ها، مجله تدبیر، شماره ۱۱۴، مهر ۸۰، ص ۴۷.
۵ . Bodek, Norman, (۲۰۰۴), �The Power and Magic of Lean�, PCS Press
۶ . Bodek, Norman & Yorke, Chuck, (۲۰۰۵) �All You Gotta Do is Ask�, Published by PCS Inc.