ده گام توانمندسازی

ده گام توانمندسازی

 گام اول: دلیل ضرورت تغییر را بگویید: در اولین گام مدیران باید تصمیم بگیرند چرا می خواهند اختیار تصمیم گیری را به کارکنان بدهند. آیا برای خدمت رسانی بهتر به مشتری یا کاهش چرخه زمان یا ارتقا کیفیت محصول لازم است مدیران نیازهای بازار را بشناسند و برای پاسخ به آن چاره اندیشی کنند. وقتی مدیران هدف از تـــوانمندسازی را بهبود وضعیت کسب و کـــار بدانند، در‌آن صورت کارکنان می دانند چه انتظاری از آنها دارند.

 گام دوم: تغییر رفتار مدیران ارشد: بزرگترین چالش فراروی مدیران توانایی ایجاد محیط کار توانمندی است که شرایط یادگیری را برای کارکنان فراهم سازد.

ویکتور جنتیل مدیرعامل شرکت فورآین پنج سال پیش تصمیم گرفت که مدیران  کارگاه ماشین افزارش باید با مشتریان تماس بیشتری داشته باشند او می گوید »چون برایم خیلی دشوار بود که بتوانم تمام اطلاعات مربوط به مشتریان را به کارکنان خط تولید برسانم تصمیم به این کار گرفتم« اما با توانمندسازی مدیرانم توانستم ازطریق تماس مستقیم آنان با مشتریان نیازهای بازار را سریعاً جواب دهم.

 گام سوم: تعیین کنید کارکنان می توانند در چه تصمیماتی موثر باشند: یکی از بهترین روشهای تغییر رفتار مدیران و کارکنان این است که مدیران به طور زیربنایی تعیین کنند چه نوع تصمیماتی را می خواهند به کارکنان واگذار کنند. مدیران معمولاً دوست ندارند قدرت خود را واگذار کنند.

هایدن معتقد است با ارزیابی نوع تصمیمـــــاتی که در کارهای روزمره گرفته می شود مدیران و کارکنان می توانند ببینند این تصمیمات در کجا باید اتخاذ شود و اگر لازم شــــــد کارکنان را می توان در این نوع تصمیم گیریها مشارکت داد. یک نکته هشداردهنده اینکه دادن اختیار تصمیم گیری به کارکنان باید به آرامی صورت گیرد.

 گام چهارم: گروههای کاری بسازید: با بررسی مستندات موجود و تلاشهای موفقیت آمیزی که در رابطه با توانمندسازی صورت گرفته است می تــــوان گفت که این تلاشها تاحد زیادی به خاطر استفاده از گروههای کاری است. اگر بخواهیم از توانمندسازی به عنوان یک ورودی در مشاغل کارکنان استفاده کنیم کارکنان باید بدانند عملکردشان چه تاثیری بر روی سایر کارکنان و سازمان دارد. بهترین راهی که افراد می توانند نسبت به تاثیر کارشان بر روی دیگران اطلاع کسب کنند ازطریق همکاری مشترک با سایر کارکنان است.

 گام پنجم: تبادل اطلاعات: کارکنان برای اینکه بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند نیاز به اطلاعات جامع و صحیح درباره سازمان دارند. کارکنان توانمند نیازمند اطلاعاتی هستند که چگونگی انجام کار یا مشارکت آنان را در تمام جنبه های کاری مانند هزینه تولید یک محصول یا کالا، میانگین چرخه زمان، رسیدگی به شکایت مشتریان، هزینه های دوباره کاری، ضایعات و اهداف فروش سالیانه فراهم سازد. هرچه بیشتر کارکنان نسبت به چگونگی انجام کار مطلع باشند بهتر می توانند کار می کنند.

 گام ششم: افراد مناسب انتخاب کنید: کارکنانی که در محیطهای توانمند یا گروه محور بهترین عملکرد را دارند افرادی هستند که از قدرت و توان ذاتی برای همکاری با دیگران برخوردارند. اما بسیاری از کارکنان واحدهای تولیدی به سادگی با توانمندسازی قرابت و احساس نـــــزدیکی نمی کنند. هنگامی که می خواهید نیروی انسانی استخدام کنید صرفاً نباید به قابلیتهای فنی تکیه کنید بلکه باید افرادی را انتخاب کنیم تا بتوانند به راحتی خود را با فرهنگ سازمانی تطبیق دهند.

 گام هفتم: آموزش تدارک ببینید: همیشه از کارکنان بویژه کارکنان با سابقه انتظار نداشته باشید که بدانند چطور تصمیمات درست بگیرند و با دیگران همکاری خوبی داشته باشنـــد. تعداد کمی از کارکنان به طور عادی می توانند در فعالیتهای گروهی خوب کار کنند. برای شرکتهایی که می خواهند به طور جدی در مسیر توانمندسازی گام بردارند دوره های آموزشی مانند تصمیم گیری، حل مسئله، مدیریت تضاد و برگزاری جلسات موثر ضروری هستند.

آموزش یکی از ارکانهای مهم در توانمندسازی محسوب می شود.

 گام هشتم: راجع به انتظارات گفتگو کنید: تصور نکنید همه کارکنان دقیقاً با مفهوم توانمندسازی و رابطه آن با شغل خود آگاهی دارند. سعی کنید انتظارات را در چارچوب طرحهای مدیریت عملکرد کارکنان بیان کنید.

 گام نهم: برنامه پاداش و قدردانی تدوین کنید: کارکنان چه درست یا غلط مطابق انتظارات دیگران کار می کنند. نمی توان به عملکردهای فردی پاداش داد و درعین حال انتظار داشته باشیم که فرد بتواند در گروه هم به خوبی کار کند. اگر هدف بهبود عملکرد کاری است هیچگاه سعی نکنید طولانی مدت به عملکردهای فردی پاداش دهید. برای تحقق توانمندسازی به عملکردهایی پاداش دهید که در راستای اهداف کلان سازمان باشد.

 گام دهم: صبور باشید و به استقبال مشکلات بروید: یکی از دلایل اولیه شکست توانمندسازی را می توان ناامیدی زودهنگام مدیران دانست.

توانمندسازی را نمی توان یک روزه به دست آورد. مانند هر نوع تغییر رفتاری کارکنان باید وقت صرف کرده و تمرینات زیادی انجام دهند و مدیران نیز از آنها حمایت کنند. اگر در اجرا با مشکلی مواجه شدید ممکن است احساس ناکامی کنید که چرا توانمندسازی را اجرا کردید خودتان را سرزنش نکنید. امـــــا اگر بدانید مسیر طولانی و صعب العبور در پیش رو دارید احتمال موفقیت توانمندسازی بیشتر می شود. کارکنان تصور می کنند نتایج ملموس توانمندسازی را در داخل یــــــا خارج سازمان ظرف  تا  ماه می توانند مشاهده کنند. اما باید توجه کرد توانمندسازی سفری چند ساله است که فقط دو تا سه سال طول می کشد با آن آشنا شویم اکنون که توانمندسازی را شناختید نتایج آن را خواهید دید.

وب سایت مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران irtci.com