بیشتر سخنرانی‌ها به علت اینکه سخنرانان خودشان را در دو زمینه به اندازه کافی آماده نمی‌کنند، بسیار بد ارائه می‌شوند. این دو خطای کلاسیک به اندازه ای مهم هستند که می‌توان از آنها، دو قاعده اساسی برای ارائه یک سخنرانی موفق استخراج کرد.

دو قاعده یک سخنرانی موفق

بیشتر سخنرانی‌ها به علت اینکه سخنرانان خودشان را در دو زمینه به اندازه کافی آماده نمی‌کنند، بسیار بد ارائه می‌شوند. این دو خطای کلاسیک به اندازه ای مهم هستند که می‌توان از آنها، دو قاعده اساسی برای ارائه یک سخنرانی موفق استخراج کرد.

قاعده اول: مخاطبانتان را بشناسید

سخنرانی‌ها برای مخاطبان آماده می‌شوند نه برای خود سخنرانان. بنابراین قبل از اینکه مطلبی بنویسید یا اسلایدی آماده کنید، باید مخاطبانتان را کاملا مد نظر بگیرید.

بنابراین چند سوال را که خیلی بدیهی به نظر می‌آیند، ولی احتمال فراموشی آنها خیلی زیاد است از خودتان بپرسید، مانند من چه موقع از روز قرار است سخنرانی کنم؟ تعداد مخاطبان چند نفر خواهد بود؟ آیا آنها به تازگی غذا خورده‌‌اند یا بی‌صبرانه منتظر خوردن آن هستند؟ آیا آنها در چند سخنرانی قبل از سخنرانی من شرکت کرده‌اند، یا اینکه سخنرانی من تنها سخنرانی خواهد بود؟ پاسخ هر یک از این سوالات باید در مدت، شیوه و محتوای سخنرانی شما تاثیر داشته باشد.

مردم در ساعات اولیه روز انرژی و کشش زیادی برای شنیدن موضوعات پیچیده دارند؛ اما در طول روز انرژی آنها کم کم تحلیل می‌رود و آنها دیگر تمایلی برای قبول ایده‌های تازه ندارند. اگر تعداد مخاطبان یک سخنرانی زیاد باشد نیاز به تزریق انرژی از سوی سخنران بسیار بیشتر خواهد بود؛ چراکه گروه‌های بزرگ‌تر، بیشتر راغب این هستند که بخندند نه اینکه گریه کنند. بدترین گروه مخاطب از دیدگاه یک سخنران، گروهی خسته و تازه غذا خورده است. برای این نوع مخاطبان، باید قانون سخنرانی بعد از شام پرزیدنت ریگان را به کار برد. بر اساس این قانون، مدت سخنرانی 12 دقیقه تعریف شده و شما باید تعدادی جوک تعریف کرده و قبل از اینکه مخاطبانتان به‌پا خیزند به سخنرانی خود خاتمه دهید.

اما چند نکته قابل تامل وجود دارد که باید درباره مخاطبانتان بدانید: آنها از چه چیزی هراس دارند؟ رویاهای آنها چیست؟ دوست دارند چه نتیجه ای بگیرند و اینکه تازه‌ترین عاملی که باعث جلب علاقه یا بی علاقگی آنها شده، چه چیزی بوده است؟ فقط زمانی، شما قادر خواهید بود یک سخنرانی موفق برای مخاطبانتان طراحی و آماده کنید که کاملا از موقعیت احساسی آنها آگاهی داشته باشید. اعتقاد داشتن به اینکه یک سخنرانی می‌تواند برای همه گروه‌ها مناسب باشد، برای بسیاری از سخنرانان مشکل‌ساز شده است. بسیاری از مدیران را دیده‌ام که در مورد موقعیت مالی شرکتشان برای گروه‌های مختلفی اعم از سرمایه‌گذاران، کارمندان و عامه مردم به یک نحو توضیح می‌دهند.

قاعده دوم:

به آنها یک مطلب را بگویید؛ فقط یک مطلب

این قاعده یک قاعده مشکل برای بسیاری از سخنرانان به حساب می‌آید، اما به کار بردن آن بسیار ضروری است. تاثیر سخنرانی‌های شفاهی بسیار پایین است. ما وقتی در جایگاه مخاطبان قرار می‌گیریم بسیاری از چیزهایی را که شنیده‌ایم نمی‌توانیم به سادگی به خاطر بیاوریم. ما به آسانی دچار حواس پرتی و سردرگمی شده و خیلی راحت گول می‌خوریم. چیزهای مختلفی مانند رنگ کراوات سخنران، یا فردی که در ردیف جلو نشسته یا مشغله‌های ذهنی خودمان می‌تواند حواس ما را از سخنرانی پرت کند. به عبارت دقیق تر، با اینکه در محل سخنرانی حاضر هستیم، ولی فکر ما ممکن است با موضوعات مختلفی درگیر باشد و بخشی از سخنرانی را از دست بدهیم.

بنابراین شما مجبور هستید که متن سخنرانی‌تان را ساده‌تر تنظیم کنید. بسیاری از مطالعات بیانگر این نکته است که ما درصد بسیار کمی در حدود 10 تا 30 درصد از آنچه را که می‌شنویم به خاطر می‌سپاریم.

اما هنگامی که یک سخنران در مقابل مخاطبان قرار می‌گیرد، مقاومت کردن در برابر وسوسه انتقال معلوماتش به مخاطبان بسیار سخت خواهد بود. به علاوه بسیاری از سخنرانان در اولین فرصتی که به دست می‌آورند مخاطبانشان را با مطالب و اطلاعاتشان به توپ می‌بندند. متاسفانه ما فقط می‌توانیم 4 یا 5 ایده را در یک زمان به خاطر بسپاریم، بنابراین به محض اینکه شما فهرستی بیش از 5 گزینه به من ارائه بدهید، من شروع به فراموشی هر آنچه که می‌شنوم خواهم کرد.

در برابر این حقیقت تلخ و ناامیدکننده فقط یک راه‌حل دفاعی وجود دارد: سخنرانی خود را حول یک ایده مشخص متمرکز کنید. جسارت داشته باشید و آن ایده را در یک جمله خبری بنویسید و به صدر سخنرانی خود الصاق کنید. سپس همه اطلاعات اضافی را که در راستای این ایده نیست حذف کنید، هر چند که فکر می‌کنید این اطلاعات به زیباتر شدن سخنرانی شما کمک خواهد کرد.

از این دو قاعده پیروی کنید؛ در آن صورت خواهید دید که مخاطبان، سخنرانی‌های شما را همیشه به خاطر خواهند داشت یا حتی براساس آن عمل خواهند کرد. در خاتمه به خاطر داشته باشید که تنها دلیل ارائه یک سخنرانی ایجاد یک تحول است.

منبع:Harvard Business Review