رکود جهانی بسیاری از شرکت‌ها را با مشکلاتی در زمینه مدیریت محیط کار مواجه کرده است. این مسائل از تلاش شرکت‌ها برای جلوگیری از فرار مغزها گرفته تا پایین آوردن قیمت‌ها برای مشتریان و مراجعین را دربر می‌گیرند.

مدیریت تعدیل نیرو و ایجاد انگیزه در کارکنان

رکود جهانی بسیاری از شرکت‌ها را با مشکلاتی در زمینه مدیریت محیط کار مواجه کرده است. این مسائل از تلاش شرکت‌ها برای جلوگیری از فرار مغزها گرفته تا پایین آوردن قیمت‌ها برای مشتریان و مراجعین را دربر می‌گیرند. کارفرمایان به نوبه خود با چالش‌های ناشی از کار با تعداد کارکنان کمتر که لزوم بالابردن کارآیی و استفاده از منابع محدودتر را ایجاب می‌کند، مواجه بودند.

سایت وارتون دانشکده مدیریت دانشگاه پنسیلوانیا، با پیتر کاپلی مدیر منابع انسانی این دانشگاه و فیلیپ میسامارا یکی از شرکای شرکت حقوقی مورگان لویس و باکیس که مسوولیت استخدام نیروی انسانی این شرکت را نیز بر عهده دارد، در این مورد مصاحبه‌ای انجام داده است که در ادامه می‌خوانید.

سوالات خود را با یک پرسش کلی شروع می‌کنم: پیتر به نظر تو رکود اخیر چه درس‌هایی را در زمینه استراتژی‌های بهینه مدیریت نیروی کار به همراه داشته است. به عبارت دیگر با توجه شرایط اقتصادی کنونی چه استراتژی‌هایی بهتر جواب می‌دهند؟

پیتر کاپلی: متاسفانه باید بگویم که رکود اخیر به ما یادآوری کرد که به خاطر داشتن درس‌های بحران‌های پیشین تا چه حد پر اهمیت است. بسیاری از شرکت‌ها تازه متوجه شدند که افرادی را که دانش لازم در زمینه کاهش اندازه‌سازمان داشته باشند، در اختیار ندارند.

به طور کلی برخی شرکت‌ها کم‌کم تشخیص دادند که داشتن تفکر تحلیلی در مورد گزینه‌های پیش رو و بررسی هزینه و فایده‌های مترتب بر این گزینه‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ چراکه بسیاری از شرکت‌ها پیش از این تنها به واکنش‌های آنی و از سر ناچاری به تغییرات بازار، اکتفا می‌کردند.

در رکود سال گذشته و بهبودی که اخیرا در برخی بخش‌ها (البته نه تمام بخش‌ها و به ویژه نه برای کارمندان، که بر اساس آمار همچنان بیکار هستند) مشاهده می‌شود، چه نکاتی در زمینه مدیریت نیروی کار و تعدیل نیرو تاکنون قابل تشخیص بوده‌اند؟

کاپلی: فرانک دیبولد که یکی از مدیران مرکز موسسات مالی در دانشکده مدیریت دانشگاه پنسیلوانیا است، به تازگی در یک کنفرانس در مرکز مدیریت منابع این دانشگاه، آمار جدیدی را ارائه داد که به ما اجازه می‌دهد نگاه دقیق‌تری به کسادی اخیر داشته باشیم. فرانک بر مسائل کلان تمرکز کرده بود. نگاهی به آمار نشان می‌داد که ما در شرایطی حتی بدتر از کسادی سال 1981 به سر می‌بریم؛ این احتمال وجود دارد که بحران 2008 به عنوان بدترین کسادی پس از رکود بزرگ در تاریخ اقتصاد ثبت شود. به نظر من آنچه در این میان جالب است اینکه، بحران اخیر الگویی بسیار مشابه با دو بحران گذشته را دنبال می‌کند؛ یعنی وقوع بهبود کلی، اما ادامه کمبود شغل. زمان زیادی برای رفع مشکل بیکاری لازم است. یکی از دلایل این امر آن است که در زمان بهبود، قسمت زیادی از کار توسط نیروی کار موقت و افراد مستقل که به صورت قراردادی کار می‌کنند، انجام می‌شود. در این شرایط، کار انجام شده خود را در آمار مربوط به مناصب استخدامی نشان نمی‌دهد. بنابراین زمانی که به آمار بیکاری و به ویژه آمار مربوط به تعداد شاغلین تمام وقت (بدون احتساب مشاغل قراردادی و موقت) نگاه می‌کنیم، ممکن است چنین به نظر برسد که افراد کمتری مشغول به کار هستند.

وقتی شرکت‌ها اعلام می‌کنند که در حال تعدیل نیرو هستند، آیا واقعا این کار را می‌کنند؟

کاپلی: در گذشته این باور وجود داشت که جامعه سرمایه‌گذاران از تعدیل نیرو توسط شرکت‌هایی که دچار مشکل شده‌‌اند استقبال می‌کند؛ چراکه از نگاه آنان تعدیل نیرو، اقدامی در راستای حل مشکلات و کاهش هزینه‌ها تلقی می‌شود. بنابراین شواهد مستحکمی وجود دارد که شرکت‌ها تعداد نیروی کار تعدیل شده را بیش از مقدار واقعی آن اعلام می‌کنند.

اخیرا جامعه سرمایه‌گذاران استقبال کمتری از تعدیل نیرو توسط شرکت‌ها می‌کند، اما شاید بتوان گفت شرکت‌هایی که در شرایط بحرانی اصلا اقدام به تعدیل نیرو نمی‌کنند به شدت توسط سرمایه‌گذاران تنبیه می‌شوند. بنابراین از آنجایی که اعلام آمار بالای تعدیل نیرو در شرایط بحران، دیگر چندان کمکی به محبوبیت شرکت‌ها نمی‌کند، احتمال اینکه آمار اعلام شده در بحران اخیر منعکس‌کننده ارقام واقعی اخراج شدگان باشد، بسیار بالا است.

میسیمارا: یکی از مواردی که در بحران اخیر نسبت به بحران‌های پیش از آن بیشتر مشخص بوده است این است که تعدیل نیروی موثر امری نیست که به آسانی و با صرف هزینه اندک قابل انجام باشد. یکی از چالش‌های بسیاری از شرکت‌ها تعدیل نیروی موثر است. ریسک ناشی از کیفیت تصمیمات گرفته شده در زمینه کاهش نیروی کار و همچنین ریسک ناشی از احتمال از دست دادن نیروهایی که اهمیت زیادی برای شرکت دارند، بسیار بالا است. بدتر از همه اینکه در صورتی که شرکتی نیروی کار ارزشمند خود را در نتیجه تعدیل نیرو از دست دهد، این نیروی کار معمولا به شرکت‌های رقیب خواهد رسید.

کاپلی: یکی از دلایل این است که بیشتر شرکت‌هایی که ما در ذهن خود داریم به ویژه شرکت‌های بزرگتر، برای یک دوره شاید ده ساله دغدغه اصلی، جذب و نگه داشتن نیروی کار ماهر بوده است. بنابراین اگر به فهرست اولویت‌های مدیران در دوران بلافاصله پیش از بحران نگاه کنید، جذب و نگهداری استعدادها همواره در میان سه اولویت اول بوده‌اند. پس از وقوع بحران همین مدیران ناگهان مجبور به تغییر عملکرد و اخراج نیروی کار خود شدند. عدم توانایی شرکت‌ها برای تعدیل نیروی موثر، تا حد زیادی ناشی از شرایط اقتصادی در دوران پیش از وقوع بحران است. دورانی طولانی که در اقتصاد آمریکا به اعتدال بزرگ معروف شده است. از دهه 1990 تا بحران اقتصادی اخیر، گاه به گاه کسادی جزئی در اقتصاد مشاهده شد، اما این موارد چندان جدی نبود بنابراین شرکت‌ها در این دوران چندان نیازی به تعدیل نیرو پیدا نکردند.

بنابراین آخرین دوران تعدیل نیروی گسترده به نزدیک به بیست سال قبل باز می‌گردد. در برخی از شرکت‌ها، حتی یک نفر هم از کارکنان بیست سال پیش باقی نمانده‌اند. بنابراین دانش انجام این کار وجود نداشت.

فیل تو اشاره کردی که اگر شرکتی در نتیجه تعدیل نیرو برخی از بهترین نیروی کار خود را از دست بدهد، ممکن است این نیروی کار جذب شرکت‌های رقیب شود، اما در صورتی که شرکت‌های رقیب نیز در حال تعدیل نیرو باشند، یافتن شغل برای این «نیروی کار توانا» مشکل خواهد شد. آیا این خطر وجود دارد که این افراد به تاسیس شرکت‌های جدید و کار مستقل روی آورند؟ یا اینکه تغییر شغل دهند یا به ادامه تحصیل روی آورند به طوری که دانش اجرایی خود را از دست بدهند؟

میسیمارا: دو نکته جالب در سوال شما وجود دارد. یکی اینکه این احتمال وجود دارد که در اثر رکود یک فرار مغزهای گسترده اتفاق بیفتد. این امری است که به اعتقاد من در هر صنعتی می‌تواند ایجاد نگرانی کند. نگرانی از اینکه تصمیمات مناسبی در زمینه اینکه کدام کارکنان دائمی را نگه دارند یا با کدامیک از کارکنان قراردادی تجدید قرارداد کنند، گرفته نشود.

نکته جالبی دیگر که تا حدی در بحران اخیر قابل مشاهده بود این است که برخی شرکت‌ها، شرایط کنونی را به عنوان فرصتی در نظر گرفتند که می‌توانند نیروی کار توانایی را که در زمان‌های عادی در دسترس آنها نیستند در اختیار بگیرند. البته این روند با گذشت زمان کاهش زیادی داشته است.

کاپلی: یکی از مواردی که در کوچک کردن اندازه یک شرکت از اهمیت زیادی برخوردار است توجه به افرادی است که در شرکت باقی می‌مانند. یکی از نگرانی‌های اساسی در این زمینه، این است که تعدیل نیرو به صورتی انجام گیرد که کمترین آسیب روحی ممکن متوجه افرادی شود که در شرکت باقی می‌مانند.

برخی از نظرسنجی‌ها در آمریکا نشان می‌دهد که در حدود 60 درصد کارکنان می‌گویند به محض اینکه اقتصاد کمی رونق گیرد تلاش خواهند کرد در شرکت دیگری کار پیدا کنند. بخشی از این تمایل به ترک محیط کار، ناشی از عدم رضایت افراد از اتفاقی است که در زمان بحران رخ داد؛ چراکه به اعتقاد این افراد، عملکرد مدیران در زمینه کاهش اندازه شرکت‌ها چندان مطلوب نبود. بنابراین علاوه بر تامل در مورد اینکه چه افرادی در زمان تعدیل نیرو اخراج می‌شوند، شرکت‌ها نیاز دارند برای رضایت کارکنان باقی مانده نیز برنامه‌ریزی کنند.

به نکته‌ای که فیل به آن اشاره کرد باز می‌گردم یعنی تعدیل نیروی درست و خطر فرار مغزها. هزینه‌های جایگزینی و تغییر کارکنان در یک شرکت حداقل در حد هزینه دستمزد یک سال شرکت است. هزینه اخراج یک فرد به علت تعدیل نیرو از این نیز بیشتر است؛ چراکه تعدیل نیرو شرکت را در معرض بدهی قرار می‌دهد. شرکت با اخراج یک کارمند ملزم به پرداخت سنوات و هزینه‌هایی از این دست می‌شود. بنابراین از هزینه‌ای دست کم در حد هزینه دستمزد یک سال صحبت می‌کنید.

دیگر نکته حائز اهمیت این است که در هنگام تعدیل نیرو یک شرکت چه تصوری از زمان بازگشت رونق دارد. در صورتی که انتظار برود بنگاه طی مدت کوتاهی به رونق بازگردد، تعدیل نیرو حتی با هدف کاهش هزینه‌ها معقول نیست.

میسیمارا: یکی از جنبه‌های بحران اخیر با تجربیات تاریخی متفاوت است. پیتر به مشکلات روحی افرادی که در زمان بحران می‌توانند شغل خود را حفظ کنند، اشاره‌ای داشت. یکی از نکاتی که در بحران 24 ماه گذشته مشاهده شده است این است که شمار فزآینده‌ای از کارکنان شاهد بد و بدتر شدن اوضاع اقتصادی برای مدتی طولانی بوده‌اند. در این دوران برخی کارکنان وفاداری بیشتری نسبت به کارفرمای خود پیدا کرده‌اند. کارکنانی که موفق به حفظ موقعیت شغلی خود شده‌‌اند و در این مدت شاهد عملکرد مسوولانه و حامیانه کارفرمایان بوده‌اند، افرادی که با شرکت خود مانده‌‌اند و تلاش کرده‌‌اند با منابع کمتر، کار بیشتری انجام دهند، نسبت به شغل خود احساس تعهد بیشتری می‌کنند و با انرژی بیشتری کار می‌کنند.

خوب این یک تغییر صد و هشتاد درجه‌ای است. برای سال‌های متمادی همواره بحث ما این بوده که امروزه به علت تحرک نیروی کار، کارکنان وفاداری چندانی به بنگاه محل کار خود ندارند. اصولا افراد سه تا پنج سال در یک شرکت می‌مانند، تمام آموزش‌های ممکن را می‌بینند و سپس شرکت را ترک می‌کنند. بنابراین ممکن است شرایط حاضر تغییر اندکی در این فرهنگ ایجاد کند.

کاپلی: به نظر من این، فرصتی برای کارفرمایان بود تا در کارکنان خود وفاداری ایجاد کنند. می‌توان به وفاداری به عنوان امری متقابل نگاه کرد. آیا کارفرما برای پشتیبانی و حفظ کارکنان خود تلاش کرده است؟ برخی کارفرمایان چنین عملکردی داشته‌اند. موقعیت کنونی، همچنین فرصتی مناسب برای توانمند‌سازی کارکنان توسط کارفرمایان است. اکنون فرصتی است تا کارکنان رده پایین‌تر مسوولیت‌های سنگین‌تری را بر عهده گیرند.

یکی از عواقب بحران اخیر کاهش سطح دستمزدها در مشاغل متکی بر دانش مثل مشاوره اقتصادی یا حقوقی بوده است. آیا این پدیده در ادامه منجر به از میان رفتن انگیزه افراد توانا برای تحصیل در این رشته‌ها نخواهد شد؟

کاپلی: پیش‌بینی چگونگی تاثیر‌گذاری بحران بر انگیزه‌ها مشکل است، اما می‌توانم یکی از راه‌حل‌های موفقی را که در برخی بنگاه‌ها به کار گرفته شده برایتان مثال بزنم: وقتی بنگاه شما بر هوش و استعداد کارکنان تکیه دارد حفظ انگیزه کارکنان و از دست ندادن این افراد در زمان کسادی از اهمیت زیادی برخوردار است. به همین دلیل برخی بنگاه‌های حقوقی در بحران اخیر به کارکنان خود پیشنهاد دادند، حقوقی در حد نصف دستمزد خود را دریافت کنند و در مقابل مثلا برای یک سال با کار در یک بخش دیگر در ارتباط با حوزه کاری خود به توسعه توانایی‌های خود بپردازند و با بهبود اوضاع اقتصادی به بنگاه بازگردند. این در واقع بدان معنا است که بنگاه با پرداخت نیمی از دستمزد کارکنان توانا را برای خود نگه می‌دارد و در ضمن می‌داند که افراد پس از بازگشت به کار از توانایی‌های بیشتری برخوردارند. به علاوه حضور این کارکنان موقت در سایر شرکت‌ها به عنوان نماینده‌ای از بنگاه، به شهرت آن نیز کمک می‌کند.

و نکته آخر؟

کاپلی: آمار نشان می‌دهد که در جریان بحران اخیر در دو سوم از شرکت‌ها مسوولین منابع انسانی در تصمیمات تعدیل نیرو دخالتی نداشته‌اند. این واقعا تاسف‌آور است؛ چراکه نشان می‌دهد شرکت‌های بزرگی که برای خرید قطعات یا تصمیم‌گیری‌های فروش بر تحلیل‌های پیچیده تکیه دارند وقتی نوبت به نیروی کار می‌رسد بر بخت و اقبال تکیه می‌کنند. در صورتی که تعدیل نیروی کار نیز به همان اندازه و حتی بیشتر به محاسبه و تخصص نیازمند است.

- پیتر، فیل با تشکر از هر دو شما برای شرکت در این مصاحبه.