مدیران برای مقاصد برنامه‌ریزی و کنترل عملیات سازمان به بهای تمام‌شده نیاز دارند ولی باوجود آن¬که اکثر سازمان‌ها با مفهوم بهای تمام شده و روش محاسبه آن آشنا هستند، نتایج حاصله اثربخشی لازم را ندارد. از طرف دیگر به¬هنگام بودن گزارش بهای تمام شده، و تجزیه‌وتحلیل به‌موقع آن، تصمیم‌گیری مدیران را قابل‌اتکا می‌کند و انحرافات احتمالی در برنامه‌ها و اهداف کلان سازمان در زمان مناسب نمایان می‌شود. اقتصاد امروز به دلیل رشد سریع بنگاه‌های اقتصادی و رقابت‌پذیری، علم افزایش بهره¬وری در یک گرم، یک ثانیه و یک ریال است و به همین دلیل، سرعت در تصمیم‌گیری درعین‌حال اثربخشی مناسب به دسترسی به اطلاعات واقعی ارتباط دارد. گزارشات بهای تمام‌شده و کیفیت آنها می تواند تصمیم‌گیری را با ارزش ‌کند و درنهایت بهای تمام‌شده قابل اتکا را به دست دهد.

بهای تمام‌شده مورد قبول حسابرسی چگونه محقق می‌شود؟

مقدمه:

مدیران برای مقاصد برنامه‌ریزی و کنترل عملیات سازمان به بهای تمام‌شده نیاز دارند ولی باوجود آن­که اکثر سازمان‌ها با مفهوم بهای تمام شده و روش محاسبه آن آشنا هستند، نتایج حاصله اثربخشی لازم را ندارد. از طرف دیگر به­هنگام بودن گزارش بهای تمام شده، و تجزیه‌وتحلیل به‌موقع آن، تصمیم‌گیری مدیران را قابل‌اتکا می‌کند و انحرافات احتمالی در برنامه‌ها و اهداف کلان سازمان در زمان مناسب نمایان می‌شود.

اقتصاد امروز به دلیل رشد سریع بنگاه‌های اقتصادی و رقابت‌پذیری، علم افزایش بهره­وری در  یک گرم، یک ثانیه و یک ریال است و به همین دلیل، سرعت در تصمیم‌گیری درعین‌حال اثربخشی مناسب به دسترسی به اطلاعات واقعی ارتباط دارد.

  گزارشات بهای تمام‌شده و کیفیت آنها می تواند تصمیم‌گیری را با ارزش ‌کند و درنهایت بهای تمام‌شده قابل اتکا را به دست دهد.

بهای تمام‌شده چیست؟

اصطلاح بهای تمام‌شده یک واژه کاملاً آشناست و در مکالمات روزمره بارها بکار برده می­شود.

پاسخ این سؤال را با روش‌ها و تکنیک‌هایی به دست می­آورند  که به آن بهای تمام شده می­گویند و سه وظیفه اصلی دارد:

1-هزینه‌یابی: اندازه‌گیری و محاسبه بهای تمام‌شده محصولات یا خدمات

2-ارزیابی عملکرد: فراهم نمودن اطلاعات لازم برای کنترل عملیات اجراشده با برنامه‌ریزی‌شده

3-تصمیم‌ سازی: امکان  انتخاب راه‌حل مناسب در زمان مناسب از طریق مقایسه وضعیت موجود با راه حل­های ممکن

تهیه بهای تمام شده از الزامات قانونی بوده و هر ساله هزینه های گزافی توسط شرکت­های تولیدی، صرف تهیه گزارشات بهای تمام شده می شود با این حال ضعف ساختاری در تهیه بهای تمام شده کاملا محسوس است و بسیاری از گزارشات بهای تمام شده قابل اتکا نیستند. اکثر سیستم های بهای تمام شده نمی توانند به درستی به سوال ((چه چیزی را به چه قیمتی به دست می‌آوریم؟)) پاسخ درستی بدهند. بدیهی است هنگامی که بهای تمام شده به درستی تهیه نشود نمی توان انتظار داشت ارزیابی عملکرد و تصمیم سازی بر مبنای آن به شکل اصولی انجام شود.

مسائل و مشکلات وقتی پیچیده تر می شود که تقریبا در اکثر مواقع بهای تمام شده در پایان هر سال تهیه می شود یا به طور دقیق­تر، سه تا چهار ماه پس از پایان سال مالی محاسبه و گزارش می­شود. گزارشاتی که در این تاریخ تهیه می شود نه تنها قادر نیست ارزیابی درستی از عملکرد سازمان ارائه نماید بلکه به تصمیم سازی مدیران نیز کمک نمی کند. مخصوصاً در زمان‌هایی که ناچار به اخذ تصمیم در موارد زیر است:

1-قبول و یا عدم قبول سفارش‌ها و یا شرکت در یک مناقصه

2-تعین قیمت فروش محصول با حاشیه سود مناسب

3-تولید و یا عدم تولید یک محصول خاص

4-افزایش و یا کاهش حجم تولید

5-ایجاد یک خط تولید جدید و توسعه واحد صنعتی

6-تغییر در فرایند تولید، کیفیت محصول و یا حذف خط تولید موجود

7-تغییر در استراتژی فروش محصولات

در بسیاری از شرکت­ها، سیستم بهای تمام شده و گزارشات ناشی از آن  مورد قبول حسابرس قرار نمی­گیرد و به عنوان بندهای مشروط در گزارش حسابرسی افشا می­شوند.

چه اطلاعاتی را مدیران از دست می‌دهند؟

در اکثر سازمان‌ها، تولید و عملیات تولید در هاله‌ای از ابهام قرارگرفته است که امکان شناخت، طبقه‌بندی، تعیین محل وقوع و تخصیص درست هزینه‌ها امکان‌پذیر نیست. در این شیوه تنها به ارائه گزارشی از هزینه‌ها پرداخته‌شده و اینکه (محل وقوع هزینه‌ها کجا است؟) و (دلیل وقوع آن چیست؟) را مدیریان از دست می‌دهند.

محاسبه بهای تمام‌شده در ابتدا، کار بسیار ساده‌ای است، در همه سازمان‌ها بدون شک هزینه‌ها و درآمدها در سرفصل‌های حسابداری ثبت می‌شود. حال کافی است که مشخص شود در طول سال چه محصولاتی، با چه کیفیتی تولیدشده که با تخصیص این هزینه‌ها به تولیدات، قیمت تمام‌شده محاسبه می‌شود و همچنین حاشیه سود به دست می‌آید. تهیه بهای تمام شده بدون محاسبه کالاهای نیم ساخته که به طور دائم در فرایند تولید اثر گذار هستند، فاقد دقت و کیفیت است. اگر در فرایندهای یک شرکت تولیدی، کالا محور عملیات فرض شود؛ بنابراین لازم است که سیستم بهای تمام شده بتوان فرایند تغییر کالا از مرحله مواد اولیه تا تبدیل شدن آن به محصول را تعقیب نموده و بهای هر مرحله از تولید را به تفکیک مواد، دستمزد و سربار محاسبه نماید. اگر بهای تمام شده براساس فرایند تولید انجام شود و اطلاعات هر مرحله به درستی شناسایی و قیمت گذاری شود در آن صورت به این روش بهای تمام شده عملیاتی می گویند. ولی در صورتی که بهای تمام شده در پایان دوره و براساس مبانی محاسباتی در حسابداری و به دور از عملیات هر مرحله انجام شود به آن بهای تمام شده سنتی می گویند. محاسبات بهای تمام شده به روش عملیاتی به مراتب دقیق تر و کامل تر از روش سنتی است. بعلاوه در پایان هر ماه می توان گزارشات بهای تمام شده محصولات، نیم ساخته ها و ضایعات همان ماه را بدست آورد. این فرایند اساس کار بهای تمام‌شده عملیاتی است؛ ولی انجام آن به‌مراتب از گفتن آن مشکل‌تر است.

برای آن که تفاوت بهای تمام شده سنتی با عملیاتی  مشخص شود ذیلا به روش محاسبه هر یک اشاره می شود:

الف ) محاسبه بهای تمام شده محصولات به روش سنتی:

به طور متداول آنچه صرفاً در دفاتر مالی در ارتباط با موجودی کالا نگهداری می‌شود، عبارت است از:

برای محاسبه میزان مصرف طی سال و موجودی آخر دوره، می‌بایست از اقلام انبار در پایان هر دوره موجودی برداری و یا انبارگردانی کرده و این موجودی قیمت‌گذاری شود. این نحوه قیمت‌گذاری صرفاً در حوزه حسابداری مالی کاربرد خواهد داشت و گزارش‌ها و اطلاعات موردنیاز سطوح مختلف مدیریت را پوشش نمی‌دهد.

ضعف های ساختاری تهیه بهای تمام شده به روش سنتی به شرح زیر است:

- نیم ساخته های پای کار درزمانهای مختلف تولید شده و امکان محاسبه آن با نرخهای مخلتف وجود ندارد.

- آیا تغییرات نرخ نیم ساخته ها در فرایند تولید لحاظ شده استر دوره و به چه میزانی وجود دارد؟

- امکان تخصیص صحیح نرخ های مختلف مواد اولیه به نیم ساخته ها وجود ندارد.

- امکان تخصیص صحیح نرخ های مختلف دستمزد در ماههای مختلف به نیم ساخته ها وجود ندارد.

- ضایعات حاصل از فرایند تولید به تدریج و با نرخهای مختلف از فرایند تولید خارج نمی شوندو به یک باره در پایان سال محاسبه می شوند.

ب ) محاسبه بهای تمام شده به روش عملیاتی:

در این روش، در تمام مراحل و ایستگاه­های­کاری، موجودی پای‌کار و نیم ساخته­ها در انبارهای پای­کار نگهداری می­شوند. بنابراین نیم ساخته­ها هم کالا فرض شده و در انبارهای واقعی یا مجازی ذخیره می­شوند. در این روش مصرف واقعی مواد، نیروی انسانی (دستمزد) و سربار در همان مرحله جذب نیم ساخته­ها می شوند.

یکی از نکات بارز این روش، یکپارچگی نرم‌افزار تولید و انبار است که هم‌زمان با ثبت یک گزارش تولید، موجودی انبارهای پای خط نیز بروز رسانی شده و نیاز به ثبت مجددی برای حواله تولید و رسید محصولات نیست.

حائز اهمیت است که کلیه اطلاعات مربوط به بهای تمام‌شده از دو فرم ساختار محصول (فرمول ساخت) و گزارش تولید استخراج می‌شوند. در فرم ساختار محصول (فرمول ساخت) استانداردهای مربوط به مواد، دستمزد و سربار ثبت شده و در فرم گزارش تولید، رخدادهای واقعی خط تولید ثبت می‌شوند.

 بهای تمام‌شده قابل اتکا و مورد قبول چگونه محقق می‌شود؟

تحقق بهای تمام‌شده قابل‌اتکا جهت پاسخگویی به نیازهای مدیریتی و اجرای درست بر اساس سه کارکرد مطرح‌شده، بدون داشتن یک نرم‌افزار دقیق، جامع و یکپارچه کار ساده‌ای نیست. محاسبه بهای تمام‌شده به‌تنهایی در یک سیستم دستی کار بسیار زمان‌بر است و هر فرایند دستی به‌طور حتم خالی از خطا نیست.

سیستم نرم‌افزاری سرعت محاسبات را بیشتر و خطا را کنترل می‌کند اما شرط کافی برای صحت دیتا و کیفیت اطلاعات به همراه ندارد. سودمندی و مزیت سیستم‌های مختلف اطلاعاتی از میزان اثرگذاری اطلاعات به‌دست‌آمده بر کیفیت تصمیم‌گیری‌ها سنجیده می‌شود. سیستم‌های نرم‌افزاری شاید سرعت دستیابی به اطلاعات را افزایش دهد ولی جهت افزایش اثرگذاری اطلاعات به صحت داده‌ها و جامعیت دیتا نیاز دارد. دیتا در یک بستر یکپارچه می‌تواند به دیتا سودمند و اثرگذار تبدیل شود و این بستر یکپارچه می‌بایست با عمق مناسب همه واحدهای تأثیرگذار بر اقلام بهای تمام‌شده (مواد، دستمزد و سربار) را شامل شود.

کیفیت بهای تمام شده نرم افزارهای موجود در بازار

در اکثر نرم‌افزارهای حسابداری صنعتی به‌منظور نگهداری بهای تولید و انتساب آن به محصولات و یا خدمات از حساب‌های کنترلی مواد اولیه، موجودی کالای در جریان ساخت استفاده می‌شود.

این حساب‌ها به‌منظور نگهداری اطلاعات مربوط به موجودی‌ها (مواد، دستمزد و سربار) در هر یک از مراحل، یک پایگاه اطلاعاتی برای نگهداری و تهیه گزارش‌های حسابداری مدیریت، حسابداری مالی و کنترل عملیات است.

این حساب‌های به دلیل اینکه از سیستم‌های جزیره‌ای مختلفی ورودی اطلاعات می‌پذیرند از قابلیت اتکا و جامعیت کمی برخوردار هستند و در بسیاری از موارد تعدد ورود اطلاعات خود عامل کاهش کیفیت دیتا است. در اکثر نرم افزارهای فوق­الذکر، بهای تمام شده به صورت ادواری ( سالی یک بار ) محاسبه و گزارش می­شود.

نرم افزار بهای تمام‌شده شماران سیستم

نرم‌افزار جامع و یکپارچه شماران سیستم اولین نرم‌افزار جامع و یکپارچه در بستر یکپارچه در ایران است که با کسب بیش از سی سال تجربه کار در صنایع مختلف بهای تمام‌شده‌ای قابل‌اتکا به‌صورت مرحله‌ای به تفکیک مواد، دستمزد و سربار به‌صورت ماهانه در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

گزارشات بهای نمام شده در تمام شرکت­هایی که از نرم افزار بهای تمام شده استفاده می کنند مورد قبول حسابرسان واقع شده و به نوبه خود توانسته عملیات حسابرسی را نیز تسهیل کند. نرم‌افزار شماران سیستم، تولید را از یک حیاط‌خلوت تحت عنوان کار در جریان ساخت به منبع اصلی دیتا تبدیل می‌کند که به‌صورت مرحله‌ای اطلاعات هر بخش تولید را رصد و پایش می‌کند.

این نرم‌افزار برای تمام شرکت‌های تولیدی و صنعتی که محصولات آنها به‌صورت مرحله‌ای، سفارش کار یا محصولات فرعی تولید می‌شوند مناسب است. نرم‌افزار بهای تمام‌شده شماران قادر است علاوه بر بهای تمام‌شده محصولات، بهای تمام‌شده کالاهای نیم ساخته و ضایعات را نیز به تفکیک مواد، دستمزد و سربار در پایان هرماه‌ محاسبه و گزارش‌های مربوطه را ارائه کند.

نکته حائز اهمیت قابلیت اثبات پذیری اطلاعات است که هر کدام از اقلام بهای تمام‌شده (مواد، دستمزد و سربار) بدون کوچک‌ترین مغایرتی با گزارش‌های حسابداری، فروش و انبار تطابق و به‌صورت ماهانه گزارش می‌شود.

در روش بهای تمام شده عملیاتی، اطلاعات مربوط به کنترل تولید، مصرف مواد، نیروی انسانی، کنترل ضایعات، توقف‌های تولید، دوباره‌کاری، ردیابی و شناسایی محصولات، سفارش‌های مشتریان، پروژه، شیفت­کاری، کارکرد قالب­ها و دستگاه­های تولیدی و ... قابل شناسایی و گزارش­گری هستند.

پیامدهای اجرای نرم افزار بهای تمام شده شماران

دستاوردهای شرکت شماران در پروژه‌های موفق منجر به دستیابی مدیران به ابزارهای نوین مدیریتی شده است که برای تصمیم‌گیرهای سریع با ارزش هستند و امکانات زیر را در اختیار آنها قرار می‌دهد:

- تعریف مراکز هزینه با درج مبانی تسهیم

- گزارش کاردکس نیم‌ساخته در مراحل مختلف تولید

- محاسبه نرخ ساعتی دستمزد مراکز هزینه به تفکیک ماه و سال

- ثبت نرخ ساعتی دستمزد بر اساس زمان حضور فیزیکی، زمان کارکرد و زمان تولید

- محاسبه بهای تمام‌شده به تفکیک ماه و صدور سند حسابداری

- محاسبه حاشیه سود ماهانه و سالانه فروش محصولات

- ثبت و کنترل ضایعات عادی و غیرعادی

- ثبت و کنترل توقفات

- تحلیل سند بهای تمام‌شده از سطح سند تا عملیات

- تهیه خودکار گزارش عملکرد و سود و زیان مالی، بدون مغایرت با عملیات بهای تمام شده

با اجرای و پیاده‌سازی امکانات فوق در پروژه‌های مختلف مدیران جهت برآورد هزینه‌ها، برنامه‌ریزی، کنترل هزینه‌ها، ارزیابی عملکرد به گزارش‌های متنوعی دسترسی دارد که برخی از انها به شرح زیر است:

-مواد مصرفی به تفکیک مراکز هزینه، پیمانکار و محصول

-جذب سربار بر اساس محصول و مرکز

-سربار واقعی به تفکیک مرکز و عوامل هزینه

-بهای محصول در مراکز

-بهای تمام‌شده محصولات به تفکیک مرکز هزینه انبار و محصول نهایی با لحاظ نمودن تولید دوباره‌کاری

-مغایرت جذب دستمزد و سربار به تفکیک مرکز هزینه

-عملکرد بهای تمام‌شده کالای فروش رفته و کنترل با حساب‌های مالی

-آنالیز بهای تمام‌شده به تفکیک، مواد، دستمزد، سربار و ضایعات برای کلیه‌ی مراحل تولید کالا

-انحراف از استاندارد به تفکیک مواد، دستمزد و سربار

-انحراف بهای تمام‌شده و انحراف کلی مواد و ضایعات

-برآورد بهای تمام‌شده