با توجه به روند رو به گسترش جهانی شدن و افزایش رقابت در بازارهای جهانی، شرکت‌ها در سال‌های آینده ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی خواهند بود و برای انجام این کار وجود آمادگی لازم از جهات مختلف امری ضروری به نظر می‌رسد. از مهم‌ترین ابزارهای مورد استفاده جهت کسب این آمادگی می‌توان به عامل فناوری اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از آن قادر خواهیم بود هر چه سریع‌تر این مسیر را طی کنیم. یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در مؤسسات داشته و نهایتاً با استفاده از امکانات خاص زمینه را برای پیوستن به بازارهای جهانی فراهم می‌سازد، سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP می‌باشد که در حال حاضر به عنوان یکی از آخرین ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت در جهان مطرح می‌باشد. این سیستم‌ها قادرند با بهره گیری از فناوری اطلاعات، سیستم‌ها و عملیات موجود در سازمان‌ها را یکپارچه کرده و در قالب یک پایگاه اطلاعاتی واحد در دسترس قرار دهند.

نرم افزار ERP  چرایی و چگونگی

فضل اله تدین فرد

چکیده

با توجه به روند رو به گسترش جهانی شدن و افزایش رقابت در بازارهای جهانی، شرکت‌ها در سال‌های آینده ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی خواهند بود و برای انجام این کار وجود آمادگی لازم از جهات مختلف امری ضروری به نظر می‌رسد. از مهم‌ترین ابزارهای مورد استفاده جهت کسب این آمادگی می‌توان به عامل فناوری اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از آن قادر خواهیم بود هر چه سریع‌تر این مسیر را طی کنیم. یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در مؤسسات داشته و نهایتاً با استفاده از امکانات خاص زمینه را برای پیوستن به بازارهای جهانی فراهم می‌سازد، سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP می‌باشد که در حال حاضر به عنوان یکی از آخرین ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت در جهان مطرح می‌باشد. این سیستم‌ها قادرند با بهره گیری از فناوری اطلاعات، سیستم‌ها و عملیات موجود در سازمان‌ها را یکپارچه کرده و در قالب یک پایگاه اطلاعاتی واحد در دسترس قرار دهند.

معرفی سیستم‌های نرم افزار ERP

فلسفه اصلی نرم افزار ERP را فرایند گرایی تشکیل می‌دهد و توسعه آن در سازمان، بخش‌های عمده‌ای را درگیر می‌کند. به همین دلیل پیاده سازی نرم افزار ERP باید به عنوان پروژه‌ای با ابعاد سازمانی در نظر گرفته شود. این نگرش، مستلزم اعمال تغییراتی در ابعاد فرهنگی، انسانی، تکنیکی، ساختاری و فرایندی در سراسر سازمان است. با وجود چنین التزامی، بسیاری از مدیران پروژه پیاده سازی نرم افزار ERP، تنها به جنبه‌های تکنیکی و مالی پروژه توجه داشته و از سایر جوانب غافل می‌مانند و همین موضوع زمینه ساز عدم موفقیت در پیاده سازی نرم افزار ERP می‌شود.

سیستم‌های نرم افزار ERP بسته‌های نرم افزاری جامعی هستند که به صورت راه حل‌های ارایه شده‌ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه‌های وظیفه‌ای موجود در کسب و کار کمک می‌کنند. واژه نرم افزار ERP بعنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته‌های نرم افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. مزیت اصلی و اولیه این سیستم‌ها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسب و کار مربوط می‌باشد. این سیستم‌ها دارای دو ویژگی مهم می‌باشند اولاً سیستم‌های نرم افزار ERP باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخش‌های کسب و کار می‌شوند. این سیستم‌ها قابلیت ارایه خدمت به شرکت‌ها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند

در مورد سیستم‌های نرم افزار ERP تعاریف متعددی ارایه شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است :

• نرم افزار ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخش‌های موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخش‌ها را فراهم سازد.
• نرم افزار ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان آن بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است. سایر تعاریفی که برای مجموعه نرم افزار ERP بیان شده است نیز به نوعی جامعیت، یکپارچگی و گستردگی در سازمان را نشان می‌دهد.
• بسته نرم افزاری کاربردی نرم افزار ERP یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ای است که تمام فرایندهای تجاری سازمان را پوشش می‌دهد. دست یابی به حداکثر کارایی در پیاده سازی این نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نیازهای سازمانی، بسیار پیچیده است. نرم افزار ERP به سازمان برای فعالیت در محیطی یکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرایند گرا و اطلاعات محور و به صورت بلادرنگ ( Real-time) کمک بسیار زیادی می‌کند
• نرم افزار ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت , دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران در سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کند. (2002 -Christopher Koch)

بسیاری از متخصصان IT بر این عقیده‌اند: که تنها بخشی از اطلاعات سازمان در فرایندهای تصمیم گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد, و بسیاری از آنها به علت فقدان متخصصان فن همچنان بی استفاده می‌ماند ;مانند گازهای ذی‌قیمتی که به علت فقدان امکانات با بی توجهی تصمیم گیران سالها بر سر چاه های نفت سوزانده می‌شدند. از این‌رو هر ابزار IT که بتواند به سازمان در جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترین منبع ان کمک نماید, و در عین حال سازمان را جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترین منبع ان کمک نماید, و درعین حال سازمان را در جهت حرکت از حالت وظیفه گرایی سنتی به سمت فرایند گرایی یاری کند می‌تواند در بهبود روش‌ها و افزایش بهره‌وری منابع سازمان موثر واقع شود فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرایند های عملیاتی دو ابزار حیاتی در جهت توسعه کیفی و کمی سازمان‌ها برای گرد آوری و بهره‌وری اصولی از منابع اطلاعاتی حیاتی است. راه حل‌های نرم افزار ERP در حال حاضر مناسب‌ترین بستر و ابزار در هر دو جهت فناوری اطلاعات و مهندسی مجدد فرایندها است(کازرونی- شکوری مقدم، 1381).

شش علت عمده سازمان‌ها را بر آن می‌دارد تا در پی راه حلنرم افزار ERP باشند:

- سرعت بخشیدن و استاندارد نمودن فرایندها و پردازش‌های تولید محصول و ارائه خدمات

- یکپارچه سازی اطلاعات عملیاتی

- یکپارچه سازی اطلاعات مالی

- - یکپارچه سازی اطلاعات سفارش مشتری

- کاهش موجودی

- استاندارد کردن و یکپارچه سازی اطلاعات منابع

هدف اصلی و اولیه نرم افزار ERP گرد آوری دپارتمان‌ها و حوزه‌های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش‌های متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده ای نیست. معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار می‌کند ولی نرم افزار ERP سعی در ترکیب آنها و ایجاد یک نرم افزار یکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده می‌کند دارد. در این حالت تمامی بخش‌ها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید , معمولاً این سفارش روی برگه ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت‌های مختلف سازمان آغاز می‌نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاری‌هایی را انجام می‌دهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تا خیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می‌گردد. ضمن اینکه کسی به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلاً بخش مالی امکان دست‌یابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.)2000-Shtub, Avraham)

در حالی که نرم افزار ERP, سیستم‌های منفرد بخش‌های مالی ,انبار , منابع انسانی و تولید را کنار زده و آنها را با یک نرم افزار یکپارچه متحد که به طور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد جایگزین می‌نماید. بسیاری از فروشندگان سیستم‌های نرم افزار ERP به حد کافی انعطاف پذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم افزاری , از آنها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع بندی می‌توان گفت سیستم‌های نرم افزار ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمی‌باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگی‌ها عبارتند از :

• انعطاف پذیری [1]: سیستم‌های نرم افزار ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده کننده باشند.
• ماژول و مدار باز[2]: این سیستم‌ها باید به گونه ای باشد که هر جزئی از بسته نرم افزاری بتوان تأثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
• فراگیر بودن [3]: سیستم‌های نرم افزار ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده باشد.
• فرا شرکتی [4]: این سیستم‌ها باید به صورت online به سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تأمین کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد.
• بهترین روش‌های موجود[5]: مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم افزار گرد آوری شده باشد.
• شبیه سازی واقعیت [6]
• سایر ویژگی‌ها : علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژول‌ها جهت صرفه جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع، محیط کاربر پسند شامل منوهای زیبا، راهنمای onlineو روابط گرافیکی مناسب، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می‌توان عنوان کرد )2000.(Shtub, Avraham,

تفاوت بین نرم افزار ERP و یک بانک اطلاعاتی مرکزی

اتوماسیون مجزا و جزیره ای فرایندهای کاری نه تنها منجر به یکنواختی، پیوستگی و سازگاری جریان اطلاعات در یک زنجیره ارزش افزا[7]  نخواهد شد بلکه توانایی رشد سازمان را هم از بین خواهد برد.

از آنجایی که محیط کسب و کار عصر اطلاعات فعلی رقابت شدیدی را در اخذ اطلاعات و دانش ایجاد نموده است، سیستم سازمان‌ها مجبورند تا آنجا که امکان دارد با یکدیگر کار و همکاری کنند به جای اینکه به صورت مجزا از هم باشند. ایجاد یک چنین مکانیزمی امکان پذیر نیست، مگر با یاری گرفتن از یک " سامانه یکپارچه " که تمامی واحدهای سازمان از مالی تا اداری گرفته تا خط تولید و انبارها، که عملیات آنها را در کنترل خود داشته باشد.

.یک سیستم نرم افزار ERP دارای یک بانک اطلاعاتی واحد و کامل یکپارچه می‌باشد و دوگانگی اطلاعات در آن وجود ندارد. یکپارچگی [8] از یک منظر به معنای استفاده اشتراکی دو یا چند کاربر از اطلاعات یکسان با منبع ذخیره یکسان است، یکپارچگی در مقابل واسطه سازی[9] قرار می‌گیرد. ( که در بسیاری موارد به جای یکدیگر بکار می‌روند ).(بنی جمال زاده ,1383)

در یک بانک اطلاعاتی مرکزی، اطلاعات از نواحی عملیاتی مختلف به بانک اطلاعاتی مرکزی می­آیند، در حالی که در یک سیستم نرم افزار ERP، هر کدام از بخش­های عملیات با یکدیگر و همچنین با بانک اطلاعاتی مرتبط هستند. به این معنا که نرم افزار ERP همه­ ارتباطات بین نواحی عملیاتی مختلف مانند ساخت، مالی، حسابداری، بازاریابی و... را برقرار می­کند.

 نرم افزار ERP باید در انجام دو عمل بسیار مهم توانایی داشته باشد؛ نخست به اشتراک گذاشتن اطلاعات (همان کاری که بانک اطلاعاتی مرکزی انجام می­دهد) و دوم یکپارچه کردن فرآیند (ویژگی یکتای سیستم­های نرم افزار ERP). زمانی که این دو فعالیت توسط یک سیستم نرم افزار ERP به خوبی انجام شود، منابع سازمان بهینه می­شوند، هزینه­ها کاهش و درآمدها افزایش می­یابد(2000 (Shtub, Avraham)

نرم افزار ERP از نگاه فنی  

هر سیستم نرم افزار ERP دارای تعدادی سرویس افقی (Horizantal ) و تعدادی ماژول عمودی (Vertical ) می‌باشد. که این ماژول‌های عمودی عبارتند از :
1. مالی (تمامی سیستم‌ها و امکاناتی که مرتبط با امور مالی هستند شامل : حسابداری، بودجه و اعتبارات، دریافت و پرداخت، قیمت تمام شده، حسابداری انبار، حسابداری پروژه،‌اموال، ...)
2. منابع انسانی (تمامی سیستم‌ها و امکاناتی که مرتبط با مدیریت کردن امور منابع انسانی سازمان هستند شامل : اطلاعات کارکنان، احکام، حقوق و دستمزد، مرخصی، مأموریت، بیمه، رفاه، وام، بازنشستگی، ...)
3. پشتیبانی (تمامی سیستم‌ها و امکاناتی که در خدمت تهیه و تدارک امکانات مورد نیاز سازمان هستند شامل : مدیریت کالا و انبارها، خرید و تدارکات،، مناقصات و مزایدات، حمل و نقل، ... )
4. مدیریت ارتباط با مشتری (تمامی سیستم‌ها و امکاناتی که در خدمت ارائه خدمات بیشتر و بهتر به مشتریان می‌باشند شامل : فروش، بازاریابی، مرکز تماس، صورتحسابها، ...)
5. مدیریت و برنامه ریزی تولید (تمامی سیستم‌ها و امکاناتی که در خدمت تولید بیشتر و بهتر در کارخانجات تولیدی بکار می‌روند شامل : برنامه ریزی مواد ، برنامه ریزی تولی،، کنترل تولی،، کنترل کیفی،، ...)
6. مدیریت و برنامه ریزی پروژه

علاوه بر ماژول‌های عمودی،، سرویس‌های افقی نیز در هر نرم افزار ERP ممتازی مشاهده می‌شود که فراتر از سیستم‌ها بوده و مستقل از سیستم‌ها سایر نیازهای غیر سیستمی کاربران را مرتفع می‌نماید. برخی از این سرویس‌های افقی عبارتند از :
-سرویس امنیت [10]: جهت کنترل دسترسی‌های کاربران به منوه،، پنجره‌ه،، جداول بانک اطلاعاتی و فیلدهای آنه،، گزارشا،، فرآیندها و حتی برخی رکوردهای خاص از یک جدول بانک اطلاعاتی. معمولاً این سرویس به صورت Role Based در اختیار قرار می‌گیرد یعنی اینکه ابتدا تعدادی نقش در سیستم تعریف می‌گردد‌ (مانند حسابد، ، منشی مدیر عا،، مدیر عامل، کارشناس فروش، سرپرست فروش، ...) و برای هر نقش کلیه دسترسی‌ها تعریف می‌گردد. سپس هر کاربر لازم است تعیین کند که بر اساس کدام نقش قصد ورود به سیستم را دارد (در صورتی که به آن کاربر اجازه داده شده باشد که بر اساس نقش‌های خاصی به سیستم وارد شود.).
-سرویس گردش کار[11]  : جهت تعریف نمودارهای گردش کاری جدید یا تغییر نمودارهای موجود. از آنجایی که یکی از شرط‌های اصلی سیستم‌های نرم افزار ERP، فرآیند گرا بودن می¬باشد موتور گردش کار هر کدام از این سیستم‌ها اهمیت خاصی پیدا می‌کند. دقت داشته باشید که یک موتور گردش کار صرفاً جهت طراحی گرافیکی یک پروسه بوجود نیامده است و علاوه بر آن این قابلیت را دارد که یک گردش کاری که به صورت گرافیکی مدل شده است را اجرا نماید.
معمولاً تفاوت فاحشی بین یک موتور گردش کاری قوی و یک موتور گردش کار ساده وجود دارد. در ساده‌ترین حالت، یک موتور گردش کار صرفاً نمودارهایی را پشتیبانی می‌نماید که برای مدل کردن یک پروسه تایید یا لغو بکار می‌روند. اما یک موتور گردش کار قوی می‌تواند علاوه بر پشتیبانی نمودارهای ساده فوق نمودارهای بسیار کاربردی‌تر سازمان را نیز اجرا نماید. مثلاً پروسه خرید در یک سازمان، پروسه تایید اسناد مالی، ... برای پیاده سازی عملیاتی این نمودارها در بسیاری از سازمان‌ها لازم است که موتور گردش کار دارای امکانات متنوعی باشد نظیر گره¬های شرطی، Fork ، Join ، ... که این امکانات صرفاً در موتورهای گردش کاری پیشرفته وجود دارد.
-سرویس Runtime customization : برای ایجاد تغییرات در واسط کاربری نرم افزار (شامل منوها ، پنجره‌ها ، تب‌ها ) ، جداول بانک اطلاعاتی ، گزارشات ، فرآیندها و مواردی از این قبیل
سرویس Scheduler : جهت زمان بندی پروسه‌ها و تنظیم آنها برای اجرا شدن در زمان‌های مشخص و از پیش تعریف شده
سرویس گزارش گیری : جهت تغییر در گزارشات موجود یا تعریف گزارشات جدید
سایر سرویس‌ها: شامل سرویس هشدار ، سرویس SMS ، سرویس Email Integration ، ...
 

مشخصات کلیدی یک سیستم نرم افزار ERP :
این روزها، با سیستم‌های زیادی مواجه هستید که مدعی نرم افزار ERP بودن هستند. اما چه سیستمی نرم افزار ERP است؟
واقعیت اینست که یک مرز بسیار مشخص و دقیقی برای یک نرم افزار ERP وجود ندارد و معمولاً به سیستم‌هایی که بتواند قابلیت‌های زیر را پشتیبانی نماید نرم افزار ERP گفته می‌شود :
فرآیند گرا بودن : بدین معنی که کلیه سیستم‌ها و ماژول‌ها به صورت فرآیند گرا پیاده سازی شده باشند و تمامی فرآیندها قابلیت انعطاف و تغییر داشته باشند.
جامعیت : در بر گرفتن تمامی نیازهای یک سازمان در تمامی حوزه‌های اصلی و ستادی
امنیت : دارا بودن یک راه حل جامع امنیتی برای کنترل دسترسی‌های کاربران به تمامی اجزای نرم افزار
معماری : دارا بودن یک معماری پویا و چند لایه که امکان توسعه داشته باشد.
انعطاف پذیری در مقابل تغییرات(‍Customization ) : به گونه ای که به سادگی بتوان در زمان اجرا هر یک از عناصر زیر را تغییر داد و یا به سیستم افزود.
1. واسط کاربری : تغییر واسط کاربری موجود (شامل پنجره‌ها ، منوها ، فیلدهای داخل پنجره‌ها‌، ...) و یا افزودن پنجره‌ها و منوهای جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
2. گزارشات : تغییر گزارشات موجود و یا افزودن یک گزارش جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
3. فرآیندها : تغییر فرآیندهای موجود و یا افزودن یک فرآیند جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
4. دیتابیس و نحوه ذخیره سازی اطلاعات : تغییر جداول بانک اطلاعاتی موجود و یا افزودن یک جدول جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
5. قواعد تجاری : تغییر قواعد تجاری موجود متناسب با قوانین و آیین نامه‌ها و یا افزودن قواعد جدید.
عدم وابستگی به تیم تولید کننده : سیستم به گونه ای باشد که سازمان مصرف کننده کمترین وابستگی را به تولید کننده نرم افزار داشته باشد. این امکان با استفاده از امکانات انعطاف پذیری نرم افزار در مقابل تغییرات قابل انجام است.
Best Practices : دارا بودن پیش فرضها و راه حلهای مناسب و از پیش آماده برای صنعت شما.
تعریف نرم افزار ERP ، معمولاً با واژه Best Practice همراه است. بدین معنی که تولید کننده نرم افزار ERP در کنار محصول نرم افزاری ارائه شده ، می‌بایست پیش فرض‌های لازم را برای صنعت مورد نیاز مشتری داشته باشد.

منابع  و مأخذ

الف ) منابع فارسی