در حوزه کسب‌وکار تا زمانی که پولی وارد سازمان نشود شما فروشی نداشته‌اید و این امر یعنی به‌جز معامله با مشتریان خوش نیاز به یک سیستم یکپارچه فروش برای ایجاد مکانیزمی جهت اجرای خط‌مشی سازمان فروش دارد. یکی از مسائل مهم در تکمیل فرایند چرخه فروش،بازگشت ریال مبالغ فاکتورهای فروش است که اگر نتوان این فرایند را به‌درستی ایجاد نمود منجر به ایجاد آسیب‌هایی ناشی از عدم نقد شدن یا دیر نقد شدن مطالبات خواهد شد که یکی از آن‌هاتأثیر منفی بر سودآوری سازمان می‌شود که حتی می‌تواند منجر به زمین خورد کسب‌وکار گردد.

چرا باید نرم‌افزار فروش یکپارچه بخریم؟

در حوزه کسب‌وکار تا زمانی که پولی وارد سازمان نشود شما فروشی نداشته‌اید و این امر یعنی به‌جز معامله با مشتریان خوش نیاز به یک سیستم یکپارچه فروش برای ایجاد مکانیزمی جهت اجرای خط‌مشی سازمان فروش دارد.

یکی از مسائل مهم در تکمیل فرایند چرخه فروش،بازگشت ریال مبالغ فاکتورهای فروش است که اگر نتوان این فرایند را به‌درستی ایجاد نمود منجر به ایجاد آسیب‌هایی ناشی از عدم نقد شدن یا دیر نقد شدن مطالبات خواهد شد که یکی از آن‌هاتأثیر منفی بر سودآوری سازمان می‌شود که حتی می‌تواند منجر به زمین خورد کسب‌وکار گردد.

یکی از این آسیب‌ها ایجاد سکته د ر جریان نقدینگی در سازمان است در واقع با توجه به تعهدات مشتری که عیناً در برآورد نقدینگی سازمان منعکس می‌گردد سازمان‌بر اساس آن پرداخت‌هایی را متعهدمی‌شود که عدم تأمینبه‌موقع منجر به عدم توانایی در پرداخت‌های تعهد شده می‌گردد.

درست است که نمی‌توان از این مساله فرار نمود و گریزی از بدحسابی برخی مشتریان نیست به هر حال فروش اعتباری و یا اسنادی بخشی از طبیعت کسب‌وکار است و حتی در زمان‌هایی شرایط اقتصادی جامعه،وضعیت بازار این شرایط را تشدید می‌کند اما در بسیاری ازسیستم‌هااین عدم نقد شدن یا دیر نقد شدن مطالبات ناشی از نبودن یک مکانیزم یکپارچه و نرم‌افزار فروش جامع است.

در بسیاری از سیستم‌ها خود سیستم باعث‌وبانیتأخیرمی‌گردد در واقع به دلیل عدم یکپارچگی بین سیستم‌های فروش،انبار،خزانه‌داری و حسابداری منجر به ایجاد یک پروسه زمان‌بر برای بروز رسانی حساب مشتریان می‌گردد.

گزارش‌های صحیح و دقیق حسابداری راهکار روشنی است تا بتوان تشخیص داد تا چه زمان و به چه میزان می‌توان با مشتری که حساب‌هایش تسویه نشده است کارکرد،شاید برای یک مشتری باید ارسال محموله را بلافاصله پس از اولین عدم پرداخت بدهی،متوقف کرد،اما با یک مشتری خوش‌حساب و قدیمی طبیعتاً بیشتر می‌توان راه آمد.

در یک سیستم جزیره‌ای پس از ثبت فاکتور اطلاعات جهت ثبت در حساب مشتری نیاز به ثبت سند حسابداری است و گاها جهت کاهش رفت آمد بین فروش و مالی اطلاعات فروش به‌صورت روزانه در اختیار واحد مالی قرار می‌گیرد و واحد مالی نیز با تأخیر این اطلاعات را ثبت می‌نماید.

در سیستم‌هایجزیره‌ایطبیعتاً تحویل فاکتورهای فروش به واحد مالی جهت صدور سند خود امری زمان‌براست حال‌آنکه در واحد مالی به دلیل مشغله زیاد این واحد مخصوصاً در شرایط فعلی که نظام‌های کنترلی حاکمیتی مثل مالیات و بیمه به‌شدت در حال اخذ گزارش‌های متعدد هستند ثبت دیرهنگاماسناد و بروز کردن حساب‌ها و کنترل اسناد خود دلایل قانع‌کننده‌ای برای تأخیر در پیگیری حساب‌های مشتریان است.

اما در سیستم‌های یکپارچه و نرم‌افزار جامع فروش با توجه به وجود یک شابلون سند در کنار هر فرم عملیاتی که یک رویداد مالی را در بر خواهد داشت پس از صدور عملیات مربوطه سند حسابداری هم‌زمان در سیستم مالی ثبت خواهد شد و با توجه به اینکه این نوع ثبت سند برای تمامی عملیات‌های سازمان وجود دارد پس در سیستم حسابداری تمامی عملیات‌های مربوط به مشتری از صدور فاکتور،تحویل کالا و دریافت مطالبات در حساب مشتریان به لحظه و در یک‌زمان ثبت می‌گردد.

به طبع این گزارش و کاردکس مشتری در هر شرایطی به‌روز خواهد بود و در هر واحدی قابلیت گزارش‌گیری دارد.

به‌طور مثال واحد فروش با توجه به نحوه گزارش‌گیریمی‌تواند از صدور فاکتور برای مشتریان بدحساب و یا مشتریانی که سقف اعتباری آن‌ها به اتمام رسیده تا زمان افزایش اعتبار جلوگیری کند،چه‌بسا در برخی از نرم‌افزارهای فروش جامع و یکپارچه به دلیل یکپارچگی در عملیات خود نرم‌افزار فروش امکان کنترل را دارد.

در واحد انبار،کاربر انبار و یا نرم‌افزار یکپارچه از ارسال کالا برای مشتری تا زمان تسویه جلوگیریمی‌نماید و یا در سیستم خزانه‌داریاساساًخزانه‌دار از تحویل وجه فاکتور و یا دریافت اسناد مربوطه با تأخیر جلوگیری به عملمی‌آورد و به طبع از صدور فاکتور و یا ارسال کالا جلوگیری به عملمی‌گردد.

در تمامی سازمان‌های چه تولیدی و چه خدماتی و یا بازرگانی سیستم فروش به‌عنوان واحد منابع ساز برای سازمان تأثیراتقابل‌توجه ای بر بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند داشته باشد که در صورت هرگونه نقصی در این سیستم می‌تواند کل سازمان را مختل نماید.

به همین دلیل نیز تنها باوجود یک نرم‌افزار فروش به‌تنهایی نمی‌توان مشکلات سازمان را حل نمود،شاید برخی از مشکلات واحد فروش مرتفع گردد ولی به دلیلمستقل بودن از سایر ارکان سازمان بهبودی در عملکرد یکپارچه سازمان ایجاد نمی‌گردد و تنها با یک سیستم کاملاً یکپارچه با سایر بخش‌ها این هدف پوشش داده می‌شود.

به نظر می رسد سازمانها نیازی به خرید نرم افزار فروش ندارند بلکه نیاز اساسی سازمانها تهیه نرم افزار جامع فروش به صورت کاملاً یکپارچه با سایر سیستمها است.