جهت آشنایی با ساختار سازمانی سازمانها ابتدا بایستی با مفاهیم زیر آشنایی داشته باشیم که به طور خلاصه چند تعریف آورده می شود

تعاریف و ضوابط تشکیلاتی موسسات دولتی وابسته به وزارتخانه ها و سازمان های مستقل

توزیع وظایف:

وظایف دستگاه با درنظر گرفتنپیوستگی و سنخیت فعالیتها تجزیه و تفکیک می شود و درقالب معاونت ها و سپس واحدهایسازمانی تقسیم و توزیع می گردد به نحوی که در این تقسیم بندی بین وظایف واحدهایسازمانی تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.

ضوابط تشکیلاتی :

معیارهایی که چگونگی توزیع وظایف ، تعداد سطوح و تعداد واحدهای سازمانی را تعیین می کند.

ساختار سازمانی:

روابط میان واحدهای سازمانی که حدود اختیارات ، سلسله مراتب ، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف،نمودار سازمانی و پست های سازمانی می باشد. 

سطح سازمانی:

      هریک از مقاطع تشکیل دهنده سلسله مراتب سازمانی است که جزء رده فرماندهی قرار می گیرد.  

واحد تابعه:

   واحدی است که از نظر سیاست ها و خط مشی ها و نیز امور اداری و تشکیلاتی تابع دستگاه اصلی می باشد. 

معاونت:

   بالاترین سطح سازمانی پس از بالاترین مقام موسسه دولتی می باشد که انجام بخشی از وظایف مرتبط با اهداف دستگاه را به عهده دارد.  

دفتر:

   سطح سازمانی است که عهده دار انجام بخشی از وظایف متجانس معاونت و یا دستگاه می باشد و وجه غالب وظایف آن مطالعاتی ، آموزشی یا تحقیقاتی است . در رأس دفتر « مدیر کل» قرار می گیرد.   

مدیریت:

     سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیتهای مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی برعهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره کل از نظر حجم فعالیتها درحد نازلتری است و در راس آن مدیرقرار می گیرد.

•   تعداد پست های هر مدیریت حداقل در سطح سه اداره و یا سه گروه می باشد لکن برای ایجاد مدیریت الزاما" وجود اداره و گروه ضروری نمی باشد و حسب ماهیت مأموریت ها و وظایف محوله ، پست های سازمانی رامی توان مستقیما" تحت نظارت مدیر و یا معاون وی سازماندهی نمود.

•        در هر مدیریت در صورت عدم وجود گروه یا اداره ، حداکثر یک پست سازمانی معاون پیش بینی می شود.

عنوان وتعریف واحدهای سازمانی

•      تعریف گروه:

•   سطح سازمانی است که عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف دفتر یا مدیریت می باشد. ماهیت وظایف گروه مطالعاتی و تحقیقاتی است. گروه فاقد واحد تابعه است و در رأس آن رئیس گروه قرارداد.

•   هرگروه متناسب با وظایف و مأموریت های محوله حداقل دارای 5 پست سازمانی خواهد بود. ترکیب پست های سازمانی گروه مشتمل بر پست های کارشناسی وکاردانی است.

•      اداره:

•   سطح سازمانی است که عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف اداره کل و مدیریت می باشد. وجه غالب وظایف « اداره» اجرایی است. اداره فاقد واحد تابعه است و در رأس آن « رئیس» قرار می گیرد.

•   هراداره که انجام فعالیت های آن مستلزم ایجاد پست های کارشناسی باشد متناسب با مأموریت ها و وظایف محوله حداقل با7 پست سازمانی ، سازماندهی خواهد شد که در این صورت حداقل 4 پست آن کارشناسی خواهد بود. 

•   - اداراتی که عهده دار امور اجرائی یا پشتیبانی می باشند براساس تنوع و تعداد فعالیت ها حداقل با 15 پست سازمانی ایجاد می شوند.