طی سال‌هایی که در حوزه مدیریت منابع انسانی فعالیت داشته‌ام همواره آگهی‌های استخدامی‌ای دیده‌ام که اشتباهات فاحشی داشته‌اند و باعث اتلاف هزینه‌های سازمان آگهی‌دهنده و به درازا کشیدن زمان جذب و استخدام می‌شود. بنابراین سعی داریم در قالب این مقاله مواردی را رعایت آن‌ها باعث اثربخشی فرآیند جذب و استخدام می‌شود را بیان کنیم.

طی سال‌هایی که در حوزه مدیریت منابع انسانی فعالیت داشته‌ام همواره آگهی‌های استخدامی‌ای دیده‌ام که اشتباهات فاحشی داشته‌اند و باعث اتلاف هزینه‌های سازمان آگهی‌دهنده و به درازا کشیدن زمان جذب و استخدام می‌شود. بنابراین سعی داریم در قالب این مقاله مواردی را رعایت آن‌ها باعث اثربخشی فرآیند جذب و استخدام می‌شود را بیان کنیم.

1. تصمیم برای درج نام سازمان: در بعضی آگهی‌های استخدامی نام سازمان ذکر شود ولی در برخی موارد نمی‌خواهیم اسم سازمان را ذکر کنیم. دلایلی که برای این کار ممکن است وجود داشته باشد عبارت‌اند از:

الف) ممکن است سازمان ما به لحاظ اجتماعی و درآمدی موقعیت خوبی داشته باشد و در صورت اطلاع کارجویان در معذوریت‌هایی برای استخدام برخی افرادی که معرفی می‌شوند قرار بگیریم.

ب) ممکن است نخواهیم رقبای سازمان ما بدانند ما چه افرادی را می‌خواهیم استخدام کنیم. مثلاً اگر در حال راه‌اندازی یک خط تولید جدید در سازمان هستیم، برای استخدام افراد در آگهی اسمی از سازمان ذکر نمی‌کنیم تا رقبا مطلع نشوند و اقدامی مشابه انجام دهند.

ج) مورد دیگر این است که اگر قرار است فرد جدیدی به‌عنوان جایگزین برای یکی از کارکنان سازمان استخدام شوند، یک استراتژی می‌تواند این باشد که کارمند فعلی از این استخدام مطلع نشود. این راهکار به‌خصوص برای سمت‌هایی که نیروی کار متخصص کمتری دارد به کار می‌رود، زیرا بااطلاع یافتن کارمند فعلی از این اقدام ممکن است همکاری خود را با سازمان پایان دهد درحالی‌که هنوز فرد جدید استخدام نشده است.

د) اگر سازمان در یک دوره زمانی تعداد زیادی آگهی استخدام منتشر کرده است ممکن است این ذهنیت برای کارجویان ایجاد شود که شاید این سازمان مشکل خاصی دارد که در عین تبلیغات زیاد موفق به استخدام نیرو نشده است. این مسئله به‌خصوص در آگهی استخدام سطوح پایین‌تر منجر به ایجاد مسئله بیشتری برای سازمان می‌شود و درج نکردن اسم سازمان می‌تواند راهکاری برای حل این مشکل باشد.

باید دقت شود که مواردی که در بالا توضیح دادیم همگی پیرو تصمیمات مدیران ارشد سازمان اخذ می‌شود و ذکر این موارد مبنی بر ارزش داوری نیست. اقدام به درج کردن اسم سازمان و یا درج نکردن اسم سازمان ازنظر ما به‌تناسب شرایط مختلف می‌تواند متفاوت باشد.

اگر هیچ‌یک موارد بالا در سازمان شما مصداق ندارد و درج نام سازمان برایتان مقدور است، حتماً لگو و آدرس سایت و دیگر موارد را هم ذکر کنید. البته باید توجه شود که در برخی رسانه‌ها مانند روزنامه فضای محدودی در اختیار شما قرار می‌گیرد ولی در برخی رسانه‌ها فضای کافی در اختیاردارید پس اطلاعات تکمیلی از شرکت و فضای کاری آن در اختیار کارجویان قرار دهید.

1. درج راه‌های ارتباطی مناسب: ایمیل یکی از راه‌های متداول برای دریافت رزومه بوده است ولی در برخی موارد که قصد استخدام نیروی کاری راداریم که شاید استفاده از این ابزار برای ایشان مشکل است، استفاده از ایمیل ممکن است باعث شود برخی از متقاضیان را از دست بدهیم. مثلاً برای استخدام یک فرد در سمت آبدارچی، درخواست ارسال رزومه کاری عجیب و راهی غیر اثربخش خواهد بود. برای این استخدام بهتر است از شماره تلفن ثابت و یا مراجعه مستقیم به سازمان استفاده شود. در رابطه با آدرس شرکت هم دقت شود که آدرس کامل و با ذکر جزئیات و به همراه کروکی در سایت شرکت شما موجود باشد.

نکته دیگر در این رابطه این است که اگر می‌خواهیم اسم سازمان ذکر نشود (به دلایلی که ذکر شد)، باید از ایمیل غیر سازمان استفاده شود، چراکه ایمیل سازمان تحت اسم دامنه سایت سازمان است و به‌راحتی مشخص می‌شود که استخدام برای چه سازمان است. بنابراین بهتر است از سرویس‌های ارائه‌دهنده ایمیل مانند ایمیل گوگل استفاده کنیم. لازم به ذکر است اگر چندین بار با یک ایمیل غیرسازمانی هم آگهی استخدام منتشر کنیم، کارجویان می‌توانند با یک جستجو و دیدن نتایج مرتبط نام شرکت آگهی‌دهنده را حدس بزنند. پس لازم است ایمیل آگهی دهند پس از چند نوبت آگهی استخدام تغییر یابد.

1. عدم درج شرایط کاری کامل: شرایط کاری باید با جزئیات کامل شرح داده شود

الف) شرح وظایف دقیق: فردی که می‌خواهد برای یک فرصت کاری اقدام کند باید دقیقاً بداند چه‌کارهایی قرار است در یک سازمان انجام دهد. ذکر عنوان کلی یک سمت می‌تواند اشتباه بزرگی باشد چراکه به‌طور مثال کارشناس منابع انسانی در یک شرکت بزرگ وظایفی دارد که شاید در یک شرکت کوچک نداشته باشد یا یک مدیر روابط عمومی در یک کارخانه وظایف متفاوتی دارد از یک مدیر روابط عمومی در یک بیمارستان.

ب) اشاره به پاره‌وقت یا تمام‌وقت بودن کار

ج) درج شهر محل کار و حتی‌الامکان آدرس محل کار

د) ذکر جنسیت: در بسیاری از موارد فقط می‌خواهیم خانم و یا آقا استخدام کنیم. عدم درج این موضوع در آگهی استخدام باعث می‌شود تعدادی متقاضی از جنسیتی که مدنظر ما نیست برایمان رزومه ارسال کنند و باعث اتلاف زمان کارشناس استخدام خواهد بود.

1. نام مناسب برای سمت شغلی: گاهی اوقات انتخاب یک نام مناسب برای یک سمت می‌تواند در کمیت و کیفیت استخدام اثرگذار باشد. به‌عنوان‌مثال به‌جای عنوان ویزیتور بنویسیم فروشنده حضوری یا بازاریاب.

رعایت موارد ذکرشده بالا می‌تواند به اثربخشی فرآیند استخدام کمک فراوان کند.