بهترین حالت قیمتگذاری کالای خریداری شده ، درج قیمت کالا بر اساس مستندات محکم خرید ، مانند فاکتور رسمی فروشنده می باشد لیکن عمدتاً در شرکتهای بزرگ ، دریافت مستندات قطعی ، زمان زیادی بطول می انجامد و در این فاصله با توجه به مصرف مواد خریداری شده یا فروش آن ، نیاز به قیمتگذاری این کالاها می باشد. ولی قیمت واقعی خرید در این تاریخ مشخص نمی باشد ، لذا در سیستمهای بزرگ و موفق ، امکان قیمتگذاری غیر قطعی برای اینگونه خریدها به اینصورت در نظر گرفته شده است که قیمت این کالاها را بر اساس قیمت غیر قطعی از کاربر دریافت مینماید ( کاربر قیمت را بر اساس توافقی که با فروشنده دارد یا پیش فاکتور در نظر می گیرد ) و یا بر اساس آخرین قیمت خرید قبلی این کالا ، قیمت را به صورت غیر قطعی در نظر می گیرد و سند های مصرف و بهای تمام شده کالای فروش رفته را طبق آن صادر می نماید و در زمانی که قیمت قطعی این کالاها مشخص شد ، کاربر قیمت قطعی را وارد کرده و سند های تعدیلی را اتوماتیک سیستم طوری صادر می نماید تا نتیجه کاربه گونه ای شود ، مانند آنکه کلیه سندها با قیمت قطعی صادر شده است نکته حایز اهمیت اینجا می باشد که در پایان سال برای  بستن و قطعی کردن حسابها سیستم هشداری به کاربر در خصوص اقلام با قیمت غیر قطعی می دهد تا کاربر در صورت توان ، قیمت قطعی قسمتی از آنها را وارد نماید ، در صورتی که دیگر امکان تعیین قیمت قطعی نمی باشد ، باید با همان قیمت غیر قطعی حسابها بسته شود و در سال بعد دیگر نباید سند تعدیلی مربوط به حسابهای سود و زیانی سال گذشته که بسته شده ، در حساب تعدیلات سنواتی ثبتی صادر گردد و باید به حسابهای سود و زیانی سال جاری منظور شود.

همچنین امکان گزارشگیری خوبی برای کاربر برای مشاهده اقلام با قیمت غیر قطعی وجود داشته باشد ودر گزارشات انبار نیز هشدار غیر قطعی بودن قیمت بعضی از اقلام انبار داده شده و دادن آلارم در مواقعی معین مثلا ماهانه برای پیگیری اقلام با قیمت غیر قطعی جهت تعیین قیمت قطعی آنها نیز توصیه می شود.

بعلاوه بستانکار حساب خریدهای غیر قطعی نباید به حساب فروشنده منظور شود و باید به حساب واسط انبار ( حساب کنترلی ) منظور شده تا در زمان دریافت فاکتور و تعیین قیمت قطعی ، به حساب بستانکار فروشنده منظور شود. معذالک اتخاذ تدابیری برای آنالیز مانده حساب کنترلی برای اینکه مشخص شود مانده آن مربوط به چه خریدها و از چه اشخاصی بوده نیز به بهتر بودن سیستم نرم افزاری شما کمک شایانی می نماید.

انشاء الله موفق باشید.