حسابرسی داخلی

مروری بر نکات گزارشنویسی در حسابرسی داخلی

هر مکانیزم ارتباط و کنترل معمولاً مراحلی به شرح زیر دارد:

۱. اطلاع از وضع مطلوب سیستم .

۲. اطلاع از وضع موجود سیستم.

۳. مقایسه وضع موجود سیستم با وضع مطلوب سیستم به منظور تعیین انحرافها و مغایرتها.

۴. اقدام در راستای اصلاح انحرافها، مغایرتها و تغییر از وضع موجود به وضعیت مطلوب.

گردآوری اطلاعات برای درک مسائل از اهمیت برخوردار است، ضمن آنکه اطلاعات باید مفید باشد. اطلاعات سودمند دارای ویژگیهای زیر است:

۱. صحت و دقت داشته باشد.۲. سریع و بهنگام باشد.۳. مرتبط با مسائل و رویدادهای سازمان باشد.۴. کامل باشد.۵. تناوب زمانی مناسب داشته باشد۶. دارای محدوده مشخص باشد.۷. دارای منشاء و منبع موثق باشد.۸. دارای شکل و ارائه مناسب باشد.

گزارش چیست؟

گزارش یک بیانیه رسمی از نتایج یک تحقیق یا هر بررسی است که برای تهیه آن اطلاعات معینی مورد نیاز است و توسط فرد یا هیئتی »دستور تهیه آن داده میشود و به وسیله فرد یا افرادی تهیه میگردد. هر گزارش دارای هدفی است و با توجه به هدف از روشی برای تهیه  « آن استفاده میشود.

اجزای یک گزارش عبارت است از:

۱- موضوع یا مسأله

۲- نویسنده یا نویسندگان/ تهیه کننده یا تهیه کنندگان

۳- خواننده/ خوانندگان(مخاطب/ مخاطبین) که استفاده کنندگان از گزارش هستند- استفاده کنندگان میتوانند همان دستوردهندگان یا سفارش دهندگان تهیه گزارش باشند.

۴- ساختار.

۵- هدف- ایجاد ارتباطات مؤثر از طریق ارائه اطلاعات معین به خواننده.

گزارش نویس برای رسیدن به هدف معین و ایجاد ارتباط مؤثر لازم است هر یک از اجزای گزارش را در تمام مراحل کار در نظر داشته باشد و تهیه کننده باید بداند که گزارش خوب چیست و چه کاربردهایی دارد.

یک گزارش خوب باید:

۱- متقاعد کننده باشد.

۲- مخاطب/ خواننده را نسبت به پیگیری نتایج حاصله، علاقهمند و مصمم کند.

۳- تمرکز عمل ایجاد کند.

انواع گزارش

۱. گزارش آماری: این گزارش معمولاً به صورت دورهای انجام میشود، فرمهای آماری خاصی که از پیش طراحی شده است تکمیل و به سطوح بالاتر ارسال میگردد. گزارشهای آماری میبایست با اعداد و ارقام معیار یا هدف مقایسه شود تا در تصمیم گیری کاربرد داشته باشد.

۲. گزارش عملکرد: این گزارش حاصل فعالیتهای مختلف سازمان را در یک دورة معین یا در مورد یک موضوع خاص ترسیم

میکند در انتهای گزارش، باید مقایسهای با عملکرد قبلی سازمان و یا معیارها و استانداردها صورت گیرد که تغییرات مشخص شود.

اگر این مقایسه انجام نشود گزارش فاقد ارزش خواهد بود زیرا یک سری ارقام و اعداد، بدون نتیجه خواهد بود و در تصمیم گیری

مدیریت نمی تواند تأثیر داشته باشد.

۳. گزارش پیشرفت برنامه: در این نوع گزارش میزان پیشرفت برنامه های اجرایی سازمان به منظور تعیین درصد پیشرفت امور وکسب اعتبارات، بر حسب مقدار پیشرفت و مقایسه با اهداف از پیش تعیین شده تهیه میشود.

۴. گزارش کارگزینی: این نوع گزارش در مورد وضعیت نیروی انسانی سازمان تهیه میشود.

۵. گزارش بودجه و امور مالی: این گزارش وضعیت تنظیم بودجه و عملکرد مالی سازمان را در دوره های مالی یا میان مدت ارائه

میکند.

۶. گزارش وضعیت: این گزارش در بارة یک وضعیت خاص تهیه میشود.

۷. گزاش تحقیق/ بررسی/ نظرسنجی و غیره: این گزارش بر اساس هدف خاصی که مدیریت دارد در قالب یک طرح پژوهشی

اجرا و نتیجه آن گزارش میگردد و دارای اهمیت زیادی است، زیرا بنا به درخواست مدیریت و در حالی که اطلاعات موجود و جاری سازمان جوابگو نیست برای تصمیم گیری مؤثر، تهیه میشود.

۸. گزارشهای خبری: برای انعکاس فعالیت ها، افتتاح مراکز و غیره است که فشرده اینگونه گزارشها به رسانه های گروهی ارسال

میشود و با کمک عکس و فیلم تهیه میشود.

۹. گزارش ارزشیابی: این نوع گزارش، پس از ارزشیابی برنامه، طرح، وضعیت، موقعیت و یا نیروی انسانی تهیه میشود و جنبه های مختلف کارایی و اثربخشی را در بر میگیرد.

در ادامه مباحث خواهیم دید که این نوع گزارشنویسی در واقع در بسیاری از موارد دارای فصول مشترک با گزارشنویسی در حسابرسی عملیاتی میباشد.

به طور کلی در تهیه گزارش به سه مرحله کاری به شرح ذیل باید توجه کنیم تا فرایند نوشتن تا حد ممکن ساده گردد:

-1 پیشاز نوشتن:

نویسنده کیست؟ وظیفه نویسنده، تهیه گزارش مناسب با درک و فهم خواننده است.

خواننده چه کسی است و به چه منظوری استفاده میکند؟

مواد و منابع کدامند؟ منابع کسب داده ها باید با دقت انتخاب شوند.

اگر منابع افراد باشند، باید نمونه خوبی از جمعیت مورد بررسی باشند.

منابع باید آگاه باشند و در مورد مساله/ موضوع بررسی، آگاهی و اطلاعات کافی داشته باشند و وابسته به گروه خاصی نباشند.

منابع مشخص باشد و نام آن. تاریخ و شماره چاپ و شماره صفحه مشخص باشد و از نشریات غیرمعتبر و اخبار غیرموثق استفاده نشود.

اگر از گزارشهای اداری یا سازمانی استفاده میشود باید نام و نشان سازمان و تاریخ درج گزارش معلوم باشد و در صورت استفاده از فیلم و عکس از صحت آنها مطمئن شد.

-2 هنگام نوشتن:

ساختار نوشته و چارچوب کار چیست؟ چارچوب کار گزارشها کم و بیش مشابه است و شامل موارد زیر است:

عنوان: شامل موضوع/ نام نویسندگان یا تهیه کنندگان/نام سازمان متبوع.

فهرست: شامل عنوانهای مطالب گزارش همراه با شماره صفحه.

چکیده: متنی مختصر و مفید از کل گزارش تا برداشت اولیه و درستی را به خواننده القا کند. حجم چکیده در حدود ۱۵۰ تا ۳۰۰ کلمه است. برای ارسال خبر در رسانه های گروهی نیز استفاده کنید.

مقدمه: در این قسمت موضوع و یا مساله گزارش معرفی میشود.

روش گردآوری داده ها: در این قسمت روش کار و ابزار در گردآوری داده ها، نحوه مشاهده ها، منابع  اطلاعاتی و چگونگی دسترسی به داده ها و غیره معرفی میشود.

نتایج: در این قسمت باید یافته های خود را به صورت مرتب و دسته بندی ارائه دهید.

پیشنهادها/توصیه ها: این بخش از گزارش جهت تصمیم گیری ها، فعالیتها و مسیرهای اجرایی، چگونگی ادامه آنها و سایر مسائل مدیریتی اهمیت دارد.

طبیعی است که توصیه ها و پیشنهادها باید بر اساس نتایج به دست آمده باشد. توصیه ها و پیشنهادها باید راهحلی بر مشکل یا بهتر شدن موضوع گزارش در برداشته باشند و یا در نظر گرفتن هدف گزارش ارائه شوند تا خواننده به اجرای آنها ترغیب گردد.

توصیه ها باید خواننده را متقاعد کند که اجرای آنها عملی و امکانپذیر است و در صورت امکان، پیشنهادها در قالب برنامه عملیاتی ارائه شوند. توصیه ها باید بسیار روشن و صریح باشند، از کلی گویی بپرهیزید.

اگر بیش از یک توصیه دارید هر کدام را جداگانه فهرست کنید. هر یک از آنها ممکن است تصمیم یا عمل خاصی را توسط افراد مختلف ایجاب کند. توجه داشته باشید که لحن گفتاری که در عبارات توصیه ها به کار میبرید بسیار مهم است. سعی کنید با مخاطب خود(چه در نوشته، گفتار شفاهی، فیلم و غیره) به عنوان یک برخورد نکنید. لحن کلام و صراحت بیان رهنمودها، پیشنهادها و « بازرس » یا از موضع یک « بیگانه »فوریتهایی که در توصیهتان به کار به گونهای باشد که مخاطب را به گزارش خود جذب کنید.

-3 بعد از نوشتن:

بازنگری کی و چگونه انجام میشود؟

کنترل نهایی توسط چه کسی انجام می گیرد؟

پس از نگارش یا تهیه اولیه گزارش باید چند بار آن را با دقت مرور کنید و در صورت امکان از همکاران خود بخواهید که شما را یاری کنند و نقاط قوت و ضعف گزارش(نوشته، فیلم و غیره) را یادآور شوند. در گزارش ما چه بسا تکرار ناپیوستگی، بیسازمانی، بی تناسبی بخشهای مختلف، زیاده گویی یا زیاده پردازی، ابهام، اشتباه آماری و محاسباتی، غلطهای جدولی و نموداری و غیره را یافته باشد. بسیاری از این « تازه و داغ » نوشته یا اثر، یعنی فاصله گیری زمانی نویسنده/ تهیه کننده از اثری که برای خود او « سرد شدن » کاستیها و ناهنجاریها با است و بازنگری و بازخوانی آن کشف میشود. این فاصله زمانی- که اثر داغی و تازگی خود را برای شخص نویسنده یا تهیه کننده از دست میدهد، موجب میشود که او کاستیها و ضعفهای اثر خود را بهتر دریابد. از این روتوصیه میشود که پس از نوشتن یا تهیه کردن گزارش، مدت کوتاهی از آن فاصله بگیریم و دوباره آن را بازنگری و اصلاح کنیم. در بازنگری، آشکار میشود که کدام قسمت گزارش نامفهوم و یا مبهم است، کجا استدلال ضعیف است و به شواهد و دلایل قویتری نیاز است، کجا باید عبارتهای زاید و سست را حذف کینم و داده های ناموجه را برداریم.

پرسشهای زیر میتواند در بازنگری کمک کننده باشد:

- آیا گزارش مطلوب به نظر میرسد و به هدف خود کاملاً نزدیک است؟

- آیا زبان و سبک تهیه گزارش روان و قابل درک است؟

- آیا مطالب ارائه شده با نظمی منطقی مرتب شدهاند؟

- آیا بحثها و استدلالها، به سهولت قابل پیگیری است؟

- آیا نتایج توصیه ها، قانعکننده است؟

- آیا گزارش، مستند و قانعکننده است؟

با توجه به مطالب پیشگفت میتوان به صورت نمودار مراحل گزارش را به شکل زیر ارائه نمود:

نمودار مراحل تهیه گزارش

ما نیز در هر گزارش باید مراحلی شبیه آنچه گفته شد طی کنیم. یعنی بدون ساخته و پرداخته کردن طرح مقدماتی و داشتن اطلاعات

زمینه های اولیه، شناسایی منابع اطلاعاتی و چگونگی دستیابی به این منابع، نمی توان گزارش تهیه کرد. با توجه به هدف این بحث که آشنایی بیشتر با تدوین گزارش حسابرسی عملیاتی(ارزیابی اثربخشی، کارآیی و صرفه اقتصادی عملیات سازمان) میباشد. لذا گزارش ارزشیابی با توجه به اهداف حسابرسی عملیاتی بصورت کامل تر بیان میگردد.

همانگونه که قبلاً اشاره گردید گزارش ارزشیابی پس از ارزشیابی برنامه، طرح، وضعیت، موقعیت یا نیروی انسانی تهیه میشود و جنبه های مختلف کارآیی و اثربخشی را در بر میگیرد.

مساله/ موضوع گزارش

ابعاد آن چیست؟

شناسایی منابع برای گردآوری داده ها

از چه کسانی؟ از کجا؟ چگونه؟

گردآوری و تفسیر داده ها

چگونه؟

نتیجه گیری/پیشنهاد

ارزشیابی طی مراحل زیر انجام میشود:

۱- سنجش(اندازهگیری)

۲- مقایسه نتایج به دست آمده

۳- قضاوت

۴- تحلیل

۵- تصمیمگیری

گزارش ارزشیابی شامل بخشهای زیر است:

نام برنامه ·

نام ارزشیابی کننده/ گروه ارزشیابی کننده ·

تاریخ تهیه گزارش ·

خلاصه ·

مقدمه: علت اجرای برنامه: نیارها، مشکلات و اهداف برنامه و بودجه آن ·

چگونگی اجرا برنامه: نوع اجراء نوع پیمان، نیروی انسانی و غیره ·

روش ارزشیابی: گروه ارزشیابی، جنبه ها و روش ارزشیابی، روش و ابزار گردآوری داده ها، شاخص های ·

اندازهگیری و مقایسه نتیجه ارزشیابی: ارزیابی نتایج، مقایسه نتایج با شاخص ها ·

نتیجه گیری: آیا بودجه/ منابع انسانی/ امکانات کافی بوده است؟ ·

آیا نتایج اثربخش بوده است؟ آیا منابع کارایی لازم را دشته اند، چه تأثیری از برنامه حاصل شده یا خواهد شد؟

چه اصلاحاتی باید انجام گیرد؟ آیا برنامه باید ادامه یابد یا متوقف شود؟ چه توصیه هایی میگردد؟ از اجرای برنامه حاصل شده یا خواهد

شد؟

تدوین گزارش حسابرسی

چنانچه تدوین گزارشهای حسابرسی داخلی مد نظر باشد، در صورتی که حسابرسان ملزم به رعایت استانداردهای بین المللی حسابرسی داخلی باشند، مندرجات بند ۲۴۰۰ استانداردهای یاد شده الزامات مربوط را مشخص کرده است. در غیراینصورت، رعایت نکات با اهمیت مربوط به چگونگی تدوین گزارشهای حسابرسی داخلی عملیاتی به شرح ذیل توصیه میشود:

نکات با اهمیت مربوط به چگونگی تدوین گزارشهای حسابرسی داخلی و عملیاتی

نکات با اهمیت مربوط به چگونگی تدوین گزارشهای حسابرسی داخلی و عملیاتی به چهار بخش تقسیم میشود:

- شکل گزارش

- محتوای گزارش

- کیفیت گزارش

- صدور و توزیع گزارش

شکل گزارش

شکل یا فرمت گزارش باید متناسب با کاربرد مورد نظر، به صورت مکتوب و یا دیگر شکلهای قابل بازیابی باشد. با توجه به نیازهای استفادهکنندگان از گزارش حسابرس، کاربرد متحمل و گسترهی توزیع آن، قضاوت حرفهای تعیین کننده شکل یا فرمت گزارش است، بنابراین شکل یا فرمت گزارشهای حسابرسی داخلی و عملیاتی برخلاف گزارش حسابرسی صورتهای مالی از الگوی مشخصی پیروی نمیکند.

محتوای گزارش

محتوای گزارشهای حسابرسی داخلی عملیاتی معمولاً مشتمل بر موارد زیر است:

شرح الزامات قانونی/ مقرراتی

دلایل انجام حسابرسی

معرفی مختصر فعالیت/ واحد مورد حسابرسی

اهداف، دامنه عملیاتی و رویکرد حسابرسی

محدودیت های بااهمیت حاکم بر رسیدگی

معیارهای مورد استفاده جهت ارزیابی نتایج عملکرد

نتایج حسابرسی شامل یافته ها، نتیجه گیری ها و پیشنهادها

استانداردهای حسابرسی مشخصی که رعایت شده است.

نظرات مسؤلین فعالیت/ واحد مورد حسابرسی

ماهیت اطلاعات محرمانه و ممتاز حذف شده حسب مورد

کیفیت گزارش

به موقع صادر شود.

کامل باشد.

درست باشد.

هدفمند و بیطرفانه تهیه شده باشد.

متقاعدکننده باشد.

تا حد امکان شفاف باشد.

تا جایی که موضوع اجازه میدهد مختصر باشد.

صدور و توزیع گزارش

چگونگی صدور و توزیع گزارش در بخش دولتی مطابق استانداردهای یا رهنمودهای مربوط(در صورت وجود) ، قوانین و مقررات میباشد، اما در بخش غیردولتی چگونگی صدور و توزیع گزارش، حسب مورد مطابق مفاد قرارداد حسابرسی یا نظر کمیتهی حسابرسی و یا نظر مدیریت خواهد بود.

چک لیست گزارشنویسی

در انتها برای اطمینان از اینکه مطالب مهم و حیاتی گزارش فراموش نشود بهتر است فهرستی از آنها تهیه کنید که این فهرست میتوان شامل موارد زیر است:

- آیا عنوان گزارش دقیق است و موضع اصلی گزارش را میپوشاند؟

- آیا نام نویسنده یا نویسندگان/ تهیه کننده یا تهیه کنندگان آمده است؟

- آیا واحد دریافت کننده گزارش آمده است و تاریخ دارد؟

- آیا فهرست مطالب با محتوای گزارش تطابق دارد؟

- آیا همه پیوستها به همان ترتیبی که در گزارش آمدهاند، در فهرست وجود دارند؟

- آیا چکیده/ خلاصه گزارش، بیانگر محتوای گزارش است و مطالب گزارش را پوشش میدهد؟

- آیا چکیده/ خلاصه کامل است و نارسایی ندارد و بدون مراجعه به متن اصلی میتوان آن را دریافت؟

- آیا مقدمه مناسب است؟

- آیا اهمیت موضوع یا مساله مورد گزارش خوب پرورانده شده است؟

- آیا روش گردآوری اطلاعات روشن توصیح داده است؟

- آیا نتیجه)یافته ها( دارای نظمی منطقی است و در راستای هدف گزارش است؟

- آیا نطقه شروع و پایان هر مطلب روشن است؟

- آیا جداول و نمودارها کافی و درست است؟

- آیا تصاویر و نقشه ها واضح و در ارتباط با موضوع است؟

- آیا تصاویر، مستند هستند و اصل میباشند؟

- آیا لحن گزارش، تبلیغاتی و احساسی و شعارگونه است؟ یا جدی و قانعکننده؟

- آیا نتیجه گیری و پیشنهاد از نتایج استخراج شده است؟

- آیا توصیه ها/ پیشنهادها کاربردی و قابل اجراست؟

- آیا توصیه ها و پیشنهادها مشکل را حل میکنند یا موقعیتی را تثبیت میکنند؟

- سایر موارد مثل: سپاسگزاری، منابع، پیوستها و ... .__

برگرفته از:

کتاب راهنمای جامع حسابرسی داخلی و عملیاتی)چارچوب فرایندهای یکپارچه) - حمیدرضا ارجمندی (سال  1390)