دنیای اقتصاد

1392-09-07

مسوولان مالی چه مواقعی باید به هیات مدیره گزارش دهند؟

مترجم: شهلا زمانی اسکوئی

اعضای هیات‌مدیره باید به طور منطقی بتوانند بر مدیریت امور کسب‌و‌کار شرکت نظارت داشته باشند که داشتن اطلاعات کافی از امور مالی شرکت، در صدر تمام امور قرار می‌گیرد. آنها این نظارت را با استفاده از گزارش‌هایی که مسوول امور مالی شرکت در اختیارشان قرار می‌دهد، انجام می‌دهند و این گزارش‌ها را طبق برنامه‌ای بر اساس آیین‌نامه داخلی سازمان یا دستورات هیات‌مدیره فعلی دریافت می‌کنند.
وظایف هیات‌مدیره
هیات‌مدیره یک بدنه رسمی است که بر امور یک کسب‌وکار انتفاعی یا غیرانتفاعی نظارت می‌کند. هیات‌مدیره ممکن است یک موسسه مدیریتی یا تعدادی مدیران اجرایی را برای انجام کارهای شرکت به کار گیرد، اما همچنان خود این هیات، اهداف و عملیات سازمان را تعیین می‌کند. هیات ‌مدیره به عنوان بخشی از وظیفه خود، باید از عملکرد مالی، تعداد اعضا و فعالیت‌های سازمان به طور جزئی مطلع باشد. آنها مسوول مالی را برای نظارت بر حساب‌های سازمان استخدام می‌کنند که این کار را با نگه داشتن دفاتر به طور مستقیم یا استخدام نیروهای پیمانی برای انجام این کار، انجام می‌دهند.

وظایف مسوول مالی
مسوول مالی شرکت، شخصی است که بر حساب‌های سازمان نظارت دارد. در سازمان‌های کوچک‌تر، به خصوص سازمان‌های غیرانتفاعی، مسوول مالی ممکن است کارهایی از قبیل نگهداری دفاتر، پرداخت حساب‌ها و نوشتن چک‌ها را انجام دهد. او همچنین ممکن است با ماموران مالیات، جهت امور مالیاتی سازمان همکاری کند. در شرکت‌های بزرگ‌تر، مسوول مالی ممکن است تنها کار نظارت بر مسوول دفاتر، حسابدار، مدیر اجرایی یا مدیر حسابداری را بر عهده داشته باشد. برخی از مسوول مالی‌ها نیز ریاست یک کمیته مالی متشکل از چند عضو هیات مدیره یا اعضای منصوب از طرف هیات‌مدیره را بر عهده دارند.

گزارش‌های مورد نیاز
مسوولان مالی‌ باید به طور مرتب به هیات‌ مدیره خود گزارش ‌دهند. این مساله معمولا در جلسات رسمی اعضای هیات ‌مدیره که هر ماه یا هر سه ماه یک بار برگزار می‌شود، مطرح می‌شود. گزارش‌های مسوول مالی معمولا یکی از موضوعات اصلی جلسات هیات‌ مدیره است. اگر زمان کافی وجود داشته باشد، اعضای هیات ‌مدیره به گزارش جزئیات و بحث در مورد آنها می‌پردازند؛ در غیر این صورت، به گزارش مختصر مسوول مالی اکتفا می‌کنند. مسوول مالی بودجه مورد نیاز سال آینده، گزارش پایان سال و مالیات‌های سازمان را به صورت سالانه به هیات‌مدیره ارائه می‌دهد. اگر شرکت از نوع بازرگانی سهامی عام باشد، مسوول مالی اطلاعات مربوط به گزارش سالانه شرکت را ارائه می‌دهد.

محتوای گزارش
گزارش مسوول مالی می‌تواند بنا به خواسته اعضای هیات‌ مدیره و نیاز آنها به این گزارش‌ها برای نظارت مسوولانه به کارها، ساده یا پیچیده باشد. سازمان‌های کوچک ممکن است از مسوول مالی خود بخواهند تا صرفا موجودی بانکی فعلی و آخرین صورتجلسه را ارائه دهد، تا بتوانند در صورت وجود اختلاف فاحش، موضوع را بررسی کنند. شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است گزارش جزئیات مالی، توضیحات معاملات بزرگ و پروژه‌های سه فصل آینده خود را از مسوول مالی بخواهند.  هر چقدر اعضای هیات‌مدیره بر وضعیت مالی شرکت تسلط بیشتری داشته باشند، توضیح کمتری لازم دارند. برای مثال، اگر هیات ‌مدیره یک مسوول مالی منصوب کند، یک کمیته مالی داشته باشد و یک مدیر اجرایی برای مدیریت حسابداری استخدام کند، ممکن است دیگر نیاز به این نباشد که تمام اعضای هیات‌مدیره حساب‌های مالی شرکت را به طور دقیق در هر جلسه بررسی کنند.