آیا از عملکرد سازمان خود به اندازه کافی رضایت دارید؟ چه چیزی باید برای بهبود وضعیت تغییر کند؟ آیا در بعضی مواقع فرآیندها به خوبی عمل نمی‌کنند؟

ابزار هماهنگی با محرک‌های عملکرد

آیا برای بهبود، سازمان به سازماندهی مجدد نیاز دارد؟ چرا یک سازمان به راحتی در مسیر رشد وتوسعه کسب و کار قرار می‌گیرد و سازمانی دیگر برای سودآوری با مشکلات متعدد دست‌و‌پنجه نرم می‌کند؟ پاسخ به این پرسش‌ها در درک دلایل و محرک‌های عملکردی و ارتباطات میان آنها است. در این نوشتار ابزار قدرتمند مدل تناسب، برای یافتن دلایل اینکه یک سازمان راه را به اشتباه می‌رود معرفی خواهد شد.
معرفی ابزار
مدل تناسب بر مبنای چهار عنصر اصلی موثر بر عملکرد سازمان شامل وظایف، کارکنان، ساختار و فرهنگ حاصل شده است. تناسب یا سازگاری هرچه بیشتر بین این عوامل منجر به عملکرد بهتری در سازمان می‌شود. برای مثال اگر سازمان شما کارکنان برجسته‌ای داشته باشد، اما فرهنگ کاری مناسب در سازمان شما حاکم نباشد، به احتمال زیاد عملکرد قابل توجهی از طرف آنها برای سازمان حاصل نخواهد شد. به همین ترتیب ممکن است از آخرین تکنولوژی‌های روز دنیا برخوردار باشید، اما اگر فرهنگ بوروکراتیکی در سازمان شما غالب باشد و در باتلاق تاخیر در تصمیم‌گیری‌ها گرفتار خواهید شد. برای جلوگیری از این عدم توازن، ابزار مدل تناسب، روش نظام‌مندی برای در نظر گرفتن همه عوامل موثر بر عملکرد سازمان پیشنهاد می‌دهد. برای به‌کارگیری این ابزار هر یک از اجزای آن را به‌طور جداگانه مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید و سپس به دنبال چگونگی ارتباط بین این اجزا باشید. می‌توانید این گام‌ها را بردارید:
گام اول- هر عنصر کلیدی را به طور جداگانه مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید:
وظایف: در ابتدا نیاز به درک این موضوع دارید که چه کاری محور اصلی عملکرد در سازمان است. در این گام باید به دنبال فعالیت‌های حیاتی در سازمان باشید، اینکه این کارها چگونه انجام می‌شوند و در کجای فرآیند قرار دارند، مهم است.
• آیا این کار، نیاز به مهارت یا دانش ویژه‌ای دارد؟
• نتایج حاصله از انجام کار مورد نظر چیست؟
• آیا فعالیتی تکراری است یا نیاز به خلاقیت دارد؟
• برای اینکه این کار به بهترین شکل ممکن انجام شود باید چگونه عمل کرد؟ با سرعت بالا؟ دقت زیاد؟ تجزیه و تحلیل؟..
کارکنان: اکنون که فعالیت‌ها شناخته شده‌اند، باید افرادی که صاحب این فعالیت‌ها هستند، به ویژه فعالیت‌های کلیدی سازمان، را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.
• برای انجام کار مورد نظر با چه کسی باید تعامل کرد؟ مدیران، کارکنان، پیمانکاران.
• کارکنان چه مهارت‌هایی دارند؟ دانش، تجربه، شایستگی یا آموزش‌های خاص.
• مشخصات جمعیت شناختی چگونه است؟ سن، جنسیت و قومیت.
• وضعیت برآورده سازی انتظارات کارکنان مانند جبران خدمات، پاداش، ارتقای شغلی و... چگونه است؟
ساختار سازمانی: این عنصر ساختار رسمی، سیستم‌ها و فرآیندهایی را که سازمان را مورد حمایت قرار می‌دهد در برمی‌گیرد.
• سازماندهی سازمان چگونه است؟
• آیا فعالیت‌های سازمان استاندارد شده اند؟ قوانین، سیاست‌ها و دستورالعمل.
فرهنگ: در این جا با قوانین نانوشته‌ای که به نگرش، باورها، تعهد و انگیزش کارکنان ارتباط مستقیم دارد، مواجه هستید. تجزیه این عنصر کاری دشوار است و اغلب موثرترین عنصر در عملکرد سازمان است.
• جریان اطلاعات در سازمان چگونه است؟
• باورها و ارزش‌های کارکنان در سازمان چگونه است؟
• چه نوع سبک رهبری در سازمان وجود دارد؟
گام دوم- ارتباط بین عناصر را در سازمان خود را مورد بررسی قرار دهید: بعد از تجزیه و تحلیل عوامل و عناصر مهم تاثیرگذار بر عملکرد، نیاز به بررسی ارتباط و تناسب بین آنها است.
• کار و کارکنان: آیا کارها توسط افراد مناسب انجام می‌شود؟
• کار و ساختار: آیا کار انجام شده به شیوه‌ای مناسب و با توجه به ساختار سازمانی هماهنگ شده است؟
• ساختار و کارکنان: آیا ساختارها به کارکنان اجازه ارتباطات اثربخش در سازمان می‌دهد؟
• کارکنان و فرهنگ: آیا کارکنان در فرهنگی مناسب و قابل قبول برای انجام کارها در بهترین شکل ممکن قرار دارند؟
• کار و فرهنگ: آیا فرهنگ جاری در سازمان، از کار به عنوان یک ارزش حمایت می‌کند؟
• ساختار و فرهنگ: آیا ساختارهای رسمی و غیر رسمی در سازمان با هم هماهنگ هستند؟
گام سوم- برای ایجاد تناسب و تعادل بین عناصر برنامه‌ریزی کنید: با بحث و تبادل نظر در مورد کلیه عوامل موثر بر عدم تناسب و تعادل، می‌توانید به راهکارهای قابل قبولی برای ایجاد تناسب در سازمان برسید. باید از این اطلاعات به عنوان ورودی مهمی در تدوین و بازنگری استراتژی‌های سازمان استفاده کنید.
گام پایانی این ابزار زمانی کامل می‌شود که شما به برنامه‌های عملیاتی موثری برای ایجاد تناسب بین عناصر اصلی ابزار برسید و آنها را اجرایی کنید.
*عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)