شبکه‌های اجتماعی خصوصی و ابزارهای مشارکتی می‌توانند نحوه کار کارمندان را تغییر دهند؛ اما چه چالش‌هایی پیش روی تصمیم‌گیرندگان حوزه IT در این انقلاب تجاری است؟

محل کار مشارکتی؛ مزایا و چالش‌ها


فضای کاری سال 2016 را در نظر بگیرید.
در سازمان‌های بزرگ، شبکه‌های اجتماعی خصوصی جایگزین ایمیل و تلفن برای ارتباطات داخلی شده‌اند. کار کردن دیگر به‌عنوان فعالیتی دیده می‌شود که تعداد بسیار بیشتری از کارمندان به صورت مجازی و از راه دور روی پروژه‌ها کار می‌کنند و دیگر به شغل به عنوان یک محل نگاه نمی‌شود. این آینده‌ای است که شرکت‌های تحقیقاتی مثل گارتنر آن را پیش‌بینی می‌کنند.
روش‌های مشارکتی در کار ایده جدیدی نیست؛ اما تکنولوژی، به کارگیری این روش را سرعت بخشیده است. همان طور که مدیر عامل موسسه مشاوره کسب‌وکار CEB اشاره می‌کند: «امروزه 50 درصد عملکرد موفق افراد به همکاری آنها با دیگران بستگی دارد، در حالی که 10 سال پیش 80 درصد خروجی هر کاری فقط به یک شخص برمی‌گشت.» در شرایط اقتصادی حال حاضر، این رویکرد به سرعت در حال گسترش است. کسب‌وکارها کم‌کم تشخیص می‌دهند که دیگر نمی‌توانند امور را به تنهایی اداره کنند؛ در حالی که با به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، اطلاعات و ارتباطات در سرتاسر سازمان می‌توانند بازدهی را افزایش دهند و نوآوری به وجود بیاورند. چالش پیش روی تصمیم‌گیرندگان حوزه IT، پشتیبانی از این رویکرد جدید است تا بتوانند با بهترین ابزارها و پایگاه‌ها کار کنند. در این مقاله ما سه راه حل مشارکتی را مورد بررسی قرار می‌دهیم و با به اشتراک‌گذاری رویکردمان در این زمینه سعی در ساخت «محل کار مشارکتی»  موفق را داریم.

1) ابزارهای مدیریت پروژه
کار کردن هر روز انعطاف‌پذیرتر می‌شود و از آنجاکه کارمندان در محل‌ها و ساعات مختلف کار می‌کنند، ابزارهای مدیریت پروژه زیادی بر مبنای تکنولوژی ابری (Cloud-Based) پدید آمده‌اند. این ابزارها که «نرم‌افزار به عنوان سرویس‌های راه‌حل» یا SaaS نامیده می‌شوند، دسترسی به اسناد، پایگاه داده‌ها و دیگر موارد کاربردی از دستگاه‌های مختلف را، حتی زمانی که این دستگاه‌ها به شبکه متصل نباشند، فراهم می‌کنند. در نتیجه، افراد می‌توانند در انجام وظایف خود به صورت بلادرنگ همکاری کنند، مشکلات را زودتر شناسایی و نسبت به رفع آن زودتر اقدام کنند.
شرکت بهداشتی/دارویی بوتز (Boots) از نرم‌افزار مشارکتی استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل کند همه واحدهای کسب‌وکار به داده‌های مشتریان شرکت دسترسی داشته باشند. مارتین دافی، مدیریت بخش قراردادهای شرکت، در مورد این راه‌حل می‌گوید: «این روش نیاز ما را به ایمیل‌ها به شدت کاهش داده است. زمانی که اطلاعات بارگذاری و به اشتراک گذاشته می‌شود، هیچ گونه سوالی در مورد مکان آخرین و به روزترین نسخه آن وجود ندارد، در نتیجه ما هیچ گونه زمانی را برای جست‌وجو و صبر برای دانلود آن هدر نمی‌دهیم.»

2) شبکه‌های اجتماعی داخلی
با محبوبیت هر چه بیشتر شبکه‌های اجتماعی، شرکت‌ها به دنبال راهی هستند که بتوانند این محبوبیت را تحت کنترل خود درآورند. با استفاده از یک شبکه اجتماعی داخلی می‌توان به راحتی زیر گروه‌هایی ایجاد کرد که کارمندان با استفاده از آن بتوانند به راحتی با یکدیگر در ارتباط باشند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند؛ برای مثال در زمان عرضه یک محصول جدید.
نرم‌افزار Chatter Salesforce  شباهت زیادی به فیس‌بوک دارد و این موضوع اتفاقی نبوده است، به طوری که ما شاهد عرضه تعداد بسیار زیادی از «شبکه‌های اجتماعی سازمانی» توسط شرکت‌های نرم‌افزاری هستیم.
گروه مراکز خرید Westfield به این نتیجه رسید که با استفاده از شبکه اجتماعی داخلی خود قادر است بسیار سریع‌تر بازخوردها را گرفته و نسبت به ایجاد تغییرات اقدام کند. برای مثال، نوار مغناطیسی روی بعضی از کارت‌‌‌های هدیه این فروشگاه مشکلی داشتند و گروهی از کارمندان این مشکل را در شبکه داخلی مطرح کرده بودند و شرکت از این طریق از مشکل آگاه شد. اندی هجز، مدیر عامل شرکت می‌گوید که با استفاده از اطلاعاتی که به کمک ارتباط کارمندان دریافت کرد، توانست این مشکل را به راحتی حل کند و شرکت را حداقل از 6 هفته عواقب ناشی از آن نجات دهد. او همچنین می‌گوید: این شبکه او را قادر کرده است که با افرادی در شرکت (نگهبان درب ورودی) مکالمه داشته باشد که در حالت عادی هیچ گاه بازخورد مستقیمی از آنها نمی‌گرفته است.
در حالی که روش‌های سنتی پیام دادن اینترنتی و کنفرانس‌های کامپیوتری هنوز جایگاه خود را دارند، شبکه‌های اجتماعی مشارکتی گزینه‌های ارتباطی تحت اختیار شرکت‌ها را گسترش داده‌اند و امکان مشارکت لحظه‌ای را در سرتاسر شرکت فراهم آورده‌اند.

3) ابزارهای کسب‌وکار هوشمند
در نهایت، ظهور داده‌های بزرگ– یعنی مجموعه داده‌های بزرگ مانند معاملات سالانه روی یک سایت تجارت الکترونیک- تقاضا برای ابزارهای تحلیل این داده‌ها را افزایش داده است، به طوری که طیف وسیعی از کارمندان بتوانند از آن استفاده کنند. در گذشته بخش IT شرکت‌ها باید به هر درخواستی برای گزارش یا تجزیه‌وتحلیل داده‌ها پاسخ می‌داد. اما درخواست‌های مصرانه افراد برای بهره‌بردن از ابزار کسب‌وکار هوشمند که از داده‌های بزرگ به دست آمده، باعث می‌شود فشار زیادی به تیم IT وارد شود. اما این مشکل هم با استفاده از نسل جدید ابزارهای کسب‌وکار هوشمند «خودیاور» (Self-Service) حل شده است.
شرکت انگلیسی خرده‌فروشی مواد غذایی EAT، یک ابزار کسب‌وکار هوشمند را معرفی کرده که بر اساس آن،  هر بخش از شرکت برد گرافیکی مخصوص به خود را دارد و در آن می‌تواند به اطلاعاتی مثل محصولات کم سود (مربوط به مدیریت، عملیات، زنجیره تامین) و موفق‌ترین کارمندان (مهم‌ترین معیار منابع انسانی) دست پیدا کند. این شرکت معتقد است که با استفاده از این ابزارها بهره‌وری کلی و صرفه‌جویی در هزینه را افزایش می‌دهد.

چالش‌های کار مشارکتی
اما ایجاد یک محیط کار مشارکتی موفق، فقط با به‌کارگیری ابزار و پایگاه مناسب محقق نمی‌شود. کارول روزول، معاون و تحلیلگر موسسه گارتنر می‌گوید: «اقدامات موفق نیاز به تغییرات مدیریتی و رفتاری دارند. تنها حمایت از پروژه‌های اجتماعی کافی نیست...» مدیران IT امروزی قبل از ایجاد و مدیریت یک فضای کاری اشتراکی، باید مهم‌ترین چالش‌های کسب‌وکار و کارمندان را بدانند. برای این کار، آنها علاوه بر ارتباط استراتژیک، در سطح عملیاتی نیز باید خود را درگیر کنند. نیکی اوزبورن، از مدیران شرکت بریتیش تله‌کام که طرفدار روش‌های کار مشارکتی است، می‌گوید: «نرم افزار Salesforce Chatter کارکنان را در سرتاسر شرکت بریتیش تله‌کام به هم متصل می‌کند. از این نرم‌افزار می‌توان به طرق مختلف استفاده کرد و ما توانسته‌ایم منافع خاصی در ایجاد انجمن‌هایی برای آموزش کارکنان و خدمت به مشتریان پیدا کنیم. این نرم‌افزار بهره‌وری و به اشتراک‌گذاری دانش را به میزان قابل توجهی افزایش داده و تاثیر بسیار مثبتی در خدمت به مشتریان داشته است.»