آیین نامه تحریر دفاتر

  فصل اول

مشخصات دفاتر قانونی :

مادة 2 )  دفاتر قانونی مشمول این آیین‏نامه عبارت است از کلیة دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها. دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نمایندة ادارة ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضا پلمپ و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده‏باشد.

تبصرة 1 ـ  اشتباه در شماره‏گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی‏اعتباری دفاتر نخواهد بود.

تبصرة 2 ـ  نوشتن دفاتر با وسایلی که به‏سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیک) ممنوع است.

تبصرة 3 ـ  ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ‏شدة واصله از ادارة ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاشده از ناحیة خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

مادة 3 )  مؤدیان مشمول این آیین‏نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضای پلمپ و ثبت‏شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند.، مگر اینکه در اثنای سال به‏علت تمام‏شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این‏صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضا، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات مادة 16 این آیین‏نامه ادامة عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی در اظهارنامة مالیاتی مربوط آن سال الزامی است.

مادة 4 )  دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیة معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته‏شدة حسابداری و به‏ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.

تبصره ـ  نگهداری دفتر روزنامة واحد برای ثبت کلیة عملیات و یا دفاتر روزنامة متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

مادة 5 )  دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت‏شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می‏شود به‏ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان‏پذیر باشد.

مادة 6 )  دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستونهایی برای سرفصل حسابهای متفاوت باشد به‏طوری‏که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور برطبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند.

مادة 7 )  دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستونهایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‏های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به‏ترتیب تاریخ وضوع در آن ثبت گردد به‏طوری‏که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینة شغلی مؤدی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان‏پذیر باشد.

 

  فصل دوم

سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب :

مادة 8 )  دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هریک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارتهای حساب در حکم دفاتر معین است.

مادة 9 )  سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می‏شود و پس از امضای مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می‏باشد.

مادة 10 )  مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر برمبنای آنها تنظیم و تحریر می‏گردد.

 

  فصل سوم

نحوة تحریر و نگهداری دفاتر قانونی :

مادة 11 )  مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‏نمایند باید کلیة معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هرگونه درآمد، هزینه، خرید و فروش دارایی‏های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین‏نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حسابها از ماشینهای الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.

تبصره ـ  اشتباهات حسابداری درصورتی‏که بعداً در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و برپایة استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.

مادة 12 )  مؤدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می‏توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه‏های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. درصورتی‏که اقلام درآمد، هزینه، خرید و فروش دارایی‏های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مؤدیان مذکور می‏بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به‏ترتیب شماره ردیف دفتر و به‏نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگاهداری نمایند. اقلام درآمد، هزینه، خرید و فروش دارایی‏های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد. مؤدیان مذکور می‏بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به‏ترتیب شماره ردیف دفتر و به‏نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگهداری نمایند.

مادة 13 )  در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می‏شود، کلیة معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها، هزینه‏ها، خرید و فروش دارایی‏های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصرة 1 ـ  تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمی‏شود و هرگاه انجام و ختم اینگونه اعمال با توجه به روش و طرز کار مؤسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصلة بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده‏شدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهدشد.

تبصرة 2 ـ  تأخیر در تحریر عملیات درصورتی‏که به‏منظور سوءاستفاده نباشد، تا 15 روز به تشخیص ادارة امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت 3 نفری موضوع بند 2 مادة 97 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه‏های بعدی به قانونی‏بودن دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.

تبصرة 3 ـ  در مواردی که دفاتر موضوع این آیین‏نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف 30 روز دفاتر جدید امضا، پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.

تبصرة 4 ـ  تأخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید ا لتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا 30 روز مجاز خواهد بود.

مادة 14 )  کلیة عملیات ثبت‏شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

مادة 15 )  مؤسساتی که دارای شعبه هستند، مکلفند با توجه به روشهای حسابداری خود، خلاصة عملیات شعبه یا شعب خود را درصورتی‏که دارای دفاتر پلمپ‏شده باشند، لااقل سالی یک‏بار (تا قبل از بستن حسابها) و در غیر این‏صورت ماه‏ به‏ ماه در دفاتر مرکز مؤسسه ثبت کنند.

مادة 16 )  امضا و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضا و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته‏باشد و همچنین تأخیر امضای پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره‏های 3 و 4 مادة 13 این آیین‏نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و مادة 14 این آیین‏نامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.

مادة 17 )  مؤدیانی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می‏نمایند، موظفند حداقل ماهی یک‏بار خلاصة عملیات داده‏شده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین‏شده در مادة 14 این آیین‏نامه به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این، به‏منظور تسهیل رسیدگی باید آیین‏نامه‏ها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامه‏های آن و نحوة کار با نرم‏افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار مأموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مؤدیان مذکور مکلفند هر سه ماه یک‏بار خلاصة عملیات داده‏شده به ماشینهای الکترونیکی را حداکثر تا 10 روز پس از پایان سه ماه به ادارة امور مالیاتی مربوط تسلیم نمایند.

 

  فصل چهارم

چگونگی تنظیم صورتهای مالی نهایی :

مادة 18 )  اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف) مادة 96 اصلاحی قانون مالیاتهای مستقیم مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را با رعایت آخرین استانداردهای حسابداری اعلامی از طرف مراجع ذیصلاح تهیه و تنظیم نمایند.

تبصره ـ  در مواردی که فرم اظهارنامة تدوین‏شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مؤدیان گذارده می‏شود، حاوی فرم صورتهای مالی نیز باشد، اشخاص موضوع این ماده با تنظیم و تسلیم این فرمها، ملزم به تسلیم صورتهای مالی جداگانه که خود برای مؤسسة متبوع تهیه نموده‏اند، نخواهندبود لیکن می‏توانند به‎‏منظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائة اطلاعات بیشتر، علاوه بر تنظیم و تسلیم اظهارنامة مزبور، نسخه‏ای در صورتهای مالی و ضمایم مربوط را نیز همراه اظهارنامه به ادارة امور مالیاتی ذیربط تسلیم نمایند.

مادة 19 )  از اشخاص مشمول بند «ب» مادة 96 قانون مالیاتهای مستقیم، هریک که در امور تولید، خرید و فروش کالا فعالیت ندارند و فعالیت آنها به‏طور مشخص محدود به دریافت بهای خدمات و پرداخت هزینه‏هاست، بایستی صورت خلاصه درآمدها و هزینه‏ها را حتی‏المقدور با تفکیک انواع آنها تهیه و سایر اشخاص موضوع آن بند مکلفند صورت حساب سود و زیان خود را (با ابراز موجودیها، خرید و فروش و غیره) برابر رویه‏های متداول در امر حسابداری تنظیم نمایند.

تبصره ـ  چنانچه فرم اظهارنامة تدوین‏شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مؤدیان
گذارده می‏شود، از حیث لزوم ارائة اطلاعات مذکور در این ماده، کفایت امر را بنماید، مؤدیان مزبور ملزم به تهیه و تسلیم صورتهای جداگانه نخواهند بود، لیکن می‏توانند به‏منظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائة اطلاعات بیشتر، علاوه بر اظهارنامة نسخه‏ای از حساب درآمد و هزینه و یا حساب سود و زیان خود را نیز که به شرح فوق تنظیم نموده‏اند، به انضمام سایر یادداشتها و مدارک موجود همراه اظهارنامه به ادارة مالیاتی ذیربط تسلیم نمایند.

 

  فصل پنجم

موارد رد دفاتر :

مادة 20 )  تخلف از تکالیف مقرر در این آیین‏نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‏باشد :

1 -  درصورتی‏که دفاتر ارائه‏شده به‏نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

2 -  عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

3 -  ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه .

4 -  ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.

5 -  تراشیدن و پاک‏کردن و محوکردن مندرجات دفاتر به‏منظور سوءاستفاده .

6 -  جای سفیدگذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفیدماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به‏منظور سوءاستفاده .

7 -  بستانکارشدن حسابهای نقدی و بانکی، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار‏شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حسابها باشد که در این‏صورت موجب رد دفتر نیست.

8 -  تأخیر تحریر دفتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره‏های 2 و 3 و 4 مادة 13 و تأخیر تحریر دفترکل زاید بر حد مجاز مقرر در مادة 14 و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در مادة 17 این آیین‏نامه .

9 -  عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات مادة 15 این آیین‏نامه .

10 -  اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات مؤسسه درصورتی‏که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصرة مادة 11 این آیین‏نامه اقدام نشده‏باشد.

11 -  درصورتی‏که مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع مادة 169 قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننمایند.

12 -  عدم ارائة آیین‏نامه‏ها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامه‏های آن و نحوة کار با نرم‏افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصة عملیات موضوع مادة 17 این آیین‏نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می‏نمایند.

13 -  عدم ارائة یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ‏شده (ولو نانویس) .

14 -  استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ‏شدة سالهای قبل (با توجه به مقررات مادة 3 این آیین‏نامه) .

15 -  عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستمهای الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده می‏نمایند.

16 -  ثبت هزینه‏ها و درآمدها و هر نوع اعمال و احکام مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح اینکه ثبت هزینه‏هایی که وقوع آن محقق بوده اما به‏دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می‏شود، به‏منزلة ثبت هزینه‏های غیرواقع تلقی نمی‏شود) .

تبصره ـ  در مورد بند 6 این ماده چنانچه سفیدماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهدبود و همچنین سفیدماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفیدمانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‏آورد.