اگر مدیر یک سازمان بزرگ هستید و یک عده ای مراقب شاخص های عملکرد شما هستند، این یک راهنمای کامل برای شماست!

 
چگونه شاخص های سازمان را بهبود ببخشیم !!  
 
   
اگر مدیر یک سازمان بزرگ هستید و یک عده ای مراقب شاخص های عملکرد شما هستند، این یک راهنمای کامل برای شماست!

۱) اگر توانستید، طوری عمل کنید که شاخص های مهم عملکردتان، وضعیت خوبی را نشان دهند. اگر نشد به گام ۲ بروید. بدانید که اجرای گام های بعدی، عوارض جانبی دارند که دامن شما را نه، ولی دامن سازمان بیچاره را خواهند گرفت.

منظور از شاخص های مهم، شاخص هایی نظیر سود سالیانه، درآمد سرانه، سهم بازار، صادرات، قیمت تمام شده، درصد رشد فروش، آمادگی سرمایه انسانی، رضایت مشتریان، تأخیر در تحویل سفارش مشتریان، لیدتایم تولید، و ... هستند.

۲) روش و فرمول محاسبه شاخص ها را به گونه ای دستکاری کنید که وضعیت خوبی را نشان دهند. مثلاً برای بالا بردن آمار تولید و فروش، مزایده برگزار کنید و مواد اولیه موجود در انبار شرکت را به ثمن بخس بفروشید. اما قبل از تحویل مواد اولیه به برندگان مزایده، ابتدا مواد اولیه را وارد انبار محصول کنید، تا آمار تولید بالا رود سپس آنها را با فاکتور فروش محصول، تحویل دهید تا آمار فروش نیز بالا رود ! به همین سادگی! (چی؟! شاخص سود خراب می شود؟ بگویید برای شرکتی مثل شرکت ما، شاخص سود مهم نیست بلکه تولید و فروش مهم اند)

مثال دیگر، این است که برای بالا بردن شاخص درآمد سرانه، با یک توجیه الکی، تعدادی از پرسنل را به حساب نیاورید. مثلاً فقط کارگران شاغل در کارگاهها را منظور کنید یا اینکه پرسنل بخش های خدماتی را در نظر نگیرید.

اگر دیگران در مورد روش و فرمول محاسبه شاخص ها سؤال کردند، بگویید مرجع رسمی اندازه گیری، ما هستیم. اگر شیرفهم نشدند، به هرچه که می توانید، متهمشان کنید تا بروند پی کارشان! (مثلاً بگویید شما می خواهید سازمان را در مقابل رقیب، تضعیف کنید ! یا اینکه شما اطلاعات سرّی شرکت را به رقیب داده اید ! یا اینکه بگویید اینها در دوره مدیران قبلی، از مزایای آنچنانی برخوردار بوده اند و من این مزایا را قطع کرده ام و لذا ناراحتند! )

▪ اگر این مرحله هم جواب نداد، مرحله بعدی را اجرا کنید.

۳) اندازه گیری های شاخص های مهم توسط دیگران را تکذیب کنید. اجرای این مرحله نیاز به اعتماد به نفس بالایی دارد. باید چنان محکم دروغ بگویید که افراد متخصص در زبان بدن (body language) نیز نتوانند متوجه شوند که شما در حال دروغگویی هستید.

اگر وضع آنقدر خراب بود که نتوانستید واقعیت را انکار کنید، گام های ۴ و ۵ را همزمان اجرا کنید

۴) اهمیت وزنی شاخص ها را به سمت شاخص هایی که عملکرد بهتری دارید، اریب کنید. اگر این هم نشد، اصلاً شاخص های مهم را فراموش کنید. چند شاخص غیرمهم و الکی که در آنها وضعیت خوبی را دارید، ایجاد نموده و بر آنها تآکید نمایید.

باید شاخص هایی را پیدا کنید که وضعیت خوبی را نشان دهند. مثلاً اگر تا دیروقت در محل کارتان حضور دارید، شاخصی به نام "ساعات حضور مدیر ارشد در سازمان" ایجاد و مقدار آنرا اندازه گیری و با ساعات حضور مدیران قبلی، مقایسه و اعلام کنید. یا اینکه شیشه های دفتر مرکزی شرکت رقیب را بشکنید و بگویید: "ما تنها شرکتی در دنیا هستیم که می تواند شیشه های شرکت رقیب را بشکند. به زودی شاخ آنها را نیز خواهیم شکست" (این جملات را با لحن حماسی بگویید تا تأثیر بیشتری داشته باشد).

اگر در نوآوری و بهبود محصولات و تکنولوژی تولید، مشکل دارید، به نوآوری در امور دیگر بپردازید. مثلاً برای رساندن مایع ظرفشویی به آبدارخانه های سراسر شرکت، لوله کشی انجام دهید تا با پمپ، مایع ظرفشویی از یک مخزن مرکزی به مخازن کوچکی که در آبدارخانه ها قرار می گیرند، پمپاژ گردد. سپس اعلام کنید که ما اولین شرکت در این صنعت و حتی در کل صنعتها هستیم که مایع ظرفشویی را با این سیستم توزیع می کند. برای فضاسازی، یک آبدارچی را مأمور کنید تا بگوید که با این نوآوری، چقدر کارش راحت تر شده است و یک مأمور خرید نیز بیاورید تا بگوید که با این کار، دویست دلار در سال صرفه جویی خواهد شد. اگر کسی از ارتباط بین سیستم توزیع ریکا و شاخص های کلیدی عملکرد، مطلبی گفت یا سؤالی پرسید، نکات ارائه شده در انتهای بند ۲ و نیز بند ۷ را اجرا کنید.

برای ماندگار شدن شخص خودتان در پست مدیریت، همه اقدامات لازم را انجام دهید. سپس وانمود کنید که این اقدامات برای ارتقاء عملکرد و ماندگاری سازمان است و بعد شاخص هایی برای اندازه گیری این اقدامات (بدون تأکید بر تأثیر آنها بر شاخص های مهم) نیز تعیین و اعلام کنید و روی آنها مانور دهید.

۵) اصولاً هنگام ارزیابی عملکرد، یک مبنا برای مقایسه مورد نیاز است. این مبنا می تواند از چند جا آمده باشد:

▪ برنامه ریزی: افراد عملکرد شما را با اهداف برنامه ریزی شده، مقایسه و قضاوت می کنند. بنابراین کاری کنید که برنامه ای وجود نداشته باشد. اگر مدیران قبلی، برنامه بلندمدت داشته اند و آن برنامه دوران شما را نیز در بر می گیرد، چند تا ایراد از آن برنامه گرفته و آنرا کلاً کنار بگذارید.

▪ عملکرد رقبا: در شاخص هایی که وضعیت خوبی ندارید، هیچ گاه خودتان با دست خودتان، عملکرد رقبا را در کنار عملکرد خود قرار ندهید. اصلاً کاری کنید افراد از عملکرد رقبا مطلع نشوند. در اخبار و سخنرانی ها، هر جور شده عیبی از رقیب پیدا نموده و بر آن تکیه کنید. مثلاً اگر سوددهی آنها ده برابر شماست اما در سال گذشته، سود آنها پنج درصد کاهش داشته، با بی شرمی و بدون ذکر اینکه سوددهی آنها ده برابر شما بوده است، اعلام کنید که رقیب در سراشیبی سقوط قرار گرفته و سودش کاهش یافته است. یا اگر دو تا از کارمندان چند ده هزار نفری رقیب، در اتاق کار خود، عمل منافی عفت انجام داده اند، آنرا بزرگنمایی کرده و بگویید که این شرکت، فاسد و از درون پوسیده است.البته اگر در شرکت شما چنین اتفاقاتی افتاد، باید آنرا لاپوشانی کنید تا این روش مؤثر باشد.

▪ عملکرد مدیران قبلی: روش و فرمول محاسبه شاخص ها را دستکاری کنید.(برای توضیح بیشتر به بند مربوطه رجوع کنید)یا فقط بر شاخص هایی تکیه کنید که بتوانید وضعیت بهتری را نشان دهید. بر تهدیدهای محیطی که در دوران شما وجود دارد و در دوران مدیران قبلی وجود نداشته، مانور دهید اما از فرصت هایی که در زمان شما وجود دارد و در زمان مدیران قبلی وجود نداشته، صحبتی نکنید.اصولاً طوری وانمود کنید که افراد تصور کنند که نباید شاخص های زمان شما را با شاخص های مدیران قبلی مقایسه کنند.

۶) شاخص ها را فراموش کنید. داستان سرایی کنید. داستانهایی که نشانه موفقیت شما باشند! مثلاً بگویید یکی از مشتریان مهم به شما گفته است که من از محصولات و خدمات شما خیلی راضی ام. یا بگویید جمعی از کارمندان نزد شما آمده و گفته اند که از روش شما در مدیریت منابع انسانی، فوق العاده راضی اند.

در تمام آمار و ارقام موجود در تاریخ شرکتها بگردید تا سازمانی پیدا کنید که ابتدا شاخص های عملکردش مشابه وضعیت کنونی شما بوده اما یکی دو سال بعد، وضعیت خوبی داشته است. آنگاه استدلال کنید که وضعیت ما مشابه آنهاست.

۷) اگر همه مراحل فوق را امتحان کرده اید و باز هم ول کن ماجرا نیستند، کسی را مأمور کنید تا در محیط شرکت، به منتقدان شما، فحش ناموسی بدهد. اگر گفتند چرا جلوی فحش دهندگان را نمی گیرید، بگویید که من در مسائل شخصی بین پرسنل دخالت نمی کنم.

۸) بگویید مدیران قبلی آنقدر بد مدیریت کرده اند، که عملکرد بد فعلی سازمان، ناشی از آن دوران است و مدتی طول می کشد تا بتوانید خرابکاری های آنها را جبران کنید.

۹) بالاخره اینکه نگران نباشید ! تا همه مراحل فوق طی شوند، شما چندین سال مدیر یک سازمان بزرگ بوده اید. کلّی حال کرده اید.