در تجربیات دو دهه مشاوره من به مدیران اجرایی برای ارائه سخنرانی‌های عمومی، به ندرت به کسانی برخورد کرده ام که تمایل داشته باشند وقت و انرژی لازم را برای انجام کارهایی که جهت‌ایراد یک سخنرانی بزرگ و فوق‌العاده ضروری است، صرف کنند.

مهارت‌های مدیریتی

سه گام برای‌اینکه بهترین سخنرانی خود را ‌ایراد کنید

در تجربیات دو دهه مشاوره من به مدیران اجرایی برای ارائه سخنرانی‌های عمومی، به ندرت به کسانی برخورد کرده ام که تمایل داشته باشند وقت و انرژی لازم را برای انجام کارهایی که جهت‌ایراد یک سخنرانی بزرگ و فوق‌العاده ضروری است، صرف کنند.

رضایت سخنرانان به یک سخنرانی متوسط‌، ریشه اصلی کثرت سخنرانی‌های بد است. سخنرانان اصلا به کیفیت جایگاه سخنرانی اهمیت نمی‌دهند و ‌ایراد سخنرانی در یک جایگاه با کیفیت پایین، آنها را راضی می‌کند.

چه کاری برای بهبود کیفیت نامطلوب سخنرانی‌های مدیران باید انجام داد؟ من 3 مرحله سریع پیشنهاد می‌دهم که مدیران از همین الان می‌توانند در پیش بگیرند تا کیفیت سخنرانی بعدیشان را بالا ببرند. مراحل سه گانه از نظر مفهومی ‌پیچیده ولی از نظر اجرا نسبتا آسان است.

مرحله اول: مخاطبان خود را در دسته‌های مختلف قرار داده و سازماندهی کنید.

ذهن ناخودآگاه ما به طور مداوم چهار منطقه مختلف از فضای بین ما و دیگران را به دقت رصد می‌کند. ما‌این رادار ناخودآگاه و به طور ناباورانه‌ای ماهر را تقویت کرده‌ایم تا ما را برای ارائه سخنرانی‌های عمومی‌هدایت کند. فاصله 12 قدم یا بیشتر با مخاطبان، فضای عمومی‌ (اصطلاحا فضای غیرصمیمانه) محسوب می‌شود و ما معمولا اهمیت زیادی به کسانی که فاصله‌ای بیشتر از12 قدم با ما دارند نمی‌دهیم.

فاصله بین 12 قدمی‌تا 4 قدمی ‌فضای اجتماعی خوانده می‌شود. ما توجه نسبتا بیشتری به افراد ‌این منطقه داریم، گاهی به آنها نگاه می‌کنیم ولی مخاطب اصلی خود به حساب نمی‌آوریم. فاصله 4 قدمی ‌تا 5/1 قدمی‌فضای خصوصی به حساب می‌آید و ما توجه خیلی بیشتری به افراد‌ این فضا داریم و در حقیقت، می‌خواهیم تماس چشمی‌مان را با یکی از افراد ‌این منطقه به طور مداوم حفظ کنیم. از لحاظ روانی آن شخص به اندازه‌ای به ما نزدیک است که تشویق به متمرکز ماندنمان بکند. بالاخره‌، فاصله 5/1 قدمی‌تا صفر قدمی‌فضای صمیمانه و محرمانه نامیده می‌شود و تنها کسانی به‌ این منطقه راه دارند که ما اطمینان زیادی به آنها داریم مانند همسر، اعضای خانواده و دوستان نزدیک.الزامات یک سخنرانی عمومی‌ چیست؟ پشت جایگاه سخنرانی ‌ایستادن به ‌این معناست که شما می‌خواهید فاصله بیشتر از 12 قدم را با افراد حفظ کنید و ‌این نشان‌دهنده آن است که شما به طور ناخودآگاه تمایلی برای ارتباط برقرار کردن با دیگران ندارید. بنابراین یکی از راه‌های بالا بردن کیفیت سخنرانی شما‌ این است که رابطه خودتان را با مخاطبانتان با پایین آمدن از جایگاه سخنرانی و وارد شدن به جمع افرادی منتخب از منطقه خصوصی گرم‌تر و نزدیک‌تر نمایید.

به لطف مانیتورهای نصب شده در چند نقطه سالن سخنرانی، وقتی شما از جایگاه پایین می‌آیید رشته کار از دستتان در نمی‌رود، بلکه ‌این کار به ارائه بهتر سخنرانی کمک می‌کند؛ بنابراین می‌توانید به راحتی در حین‌اینکه راه می‌روید به سخنرانی‌تان ادامه دهید. وقتی می‌خواهید مطلب مهمی ‌را بیان کنید به طرف مخاطبان منتخب خود حرکت کنید و وقتی می‌خواهید تنفس اعلام کرده یا موضوع را عوض کنید، از آنها دور شوید. این طبقه‌بندی یک راه ساده و آسان برای‌ایجاد و توسعه ارتباط با مخاطبان است بدون ‌اینکه نیازی به بلند کردن صدایتان باشد.

مرحله دوم: به مستمعان گوش کنید.

تمام ارتباطات موفق، دوطرفه هستند و گوش کردن به مستمعان یک روش بسیار خوب برای افزایش کاریزمای شما است.‌ این امر باعث خواهد شد که مستمعان در حالی که تمام توجه شان به شما است روی صندلی‌هایشان میخکوب شوند.

حال سوال ‌اینجا است که چگونه باید به مستمعان گوش کرد؟ بهترین راه‌این است که وقفه‌های منظم در سخنرانیتان، برای در دست گرفتن نبض مستمعان حداقل هر بیست دقیقه و ترجیحا هر ده دقیقه داشته باشید. از مخاطبان بپرسید آیا آنها سوالی یا نظری دارند یا می‌خواهند تجربیات خودشان یا اطرافیانشان را در مورد موضوع بحث با شما در میان بگذارند؟

می‌توانید پرسش و پاسخ را به آخر سخنرانی موکول کنید اما تاثیر آن کاهش می‌یابد، زیرا ممکن است مخاطبان سوالی را که 10 دقیقه پیش داشتند فراموش کنند.

در عین حال مهم‌ترین نکته آن است که وقتی چیزی را از مخاطب می‌پرسید، باید منتظر پاسخ آن بمانید. اگر صرفا به‌این خاطر که استرس زیادی دارید فقط یک یا دو ثانیه صبر کنید و با ‌این تصور که کسی چیزی ندارد بگوید بلافاصله سخنان خود را ادامه دهید، ‌این موضوع را به مخاطب القا کرده‌اید که دوست دارید متکلم الوحده باشید، زیرا طی یک سخنرانی‌این سخنران است که قانون وضع می‌کند.

نکته مهم دیگر ‌اینکه وقتی به مخاطب گوش می‌کنید باید با تمام وجود ‌این کار را انجام دهید. یعنی‌اینکه هر کار فیزیکی که انجام می‌دادید را متوقف کنید، به طور کامل به طرف سوال‌کننده برگردید و تمام حواستان به او باشد.

این کار به طور شگفت‌آوری برای سخنرانان پرمشغله سخت است، اما برای ‌اینکه نشان دهید با تمام وجود به مخاطب خود اهمیت می‌دهید، بسیار ضروری است. بسیاری از سخنرانان، سوال مخاطب را قبل از پایان متوجه می‌شوند و شروع به جواب دادن می‌کنند؛ ‌این کار اصلا حرفه‌ای نیست و به‌ این معنی است که شما برای مخاطب خود ارزش قائل نیستید و سخنان او را لایق شنیدن نمی‌دانید.

مرحله سوم: قبل از سخنرانی تقریبا برای 3 دقیقه روی احساسات خود تمرکز کنید.

بسیاری از مدیران اجرایی اشتباها فکر می‌کنند که مدیریت یعنی احساساتی نبودن. ‌این یک اشتباه بسیار بزرگ است. مدیران موفق و پر جذبه‌ای مانند استیو جابز یا شخصیت سیاسی محبوبتان را در ذهن خود مجسم کنید. ابراز احساسات مردم به ‌این افراد به خاطر اشتیاق و علاقه زیاد به موضوع بحث آنها، استدلالات آنها یا محصول تولید شده توسط آنها می‌باشد. جذابیت و کاریزما، بر خاسته از تمرکز روی احساسات مسری و قدرتمند مانند لذت، اشتیاق و خشم است. بنابراین، چند لحظه قبل از ‌اینکه برای سخنرانی روی صحنه بروید با تمام وجود، ‌این احساسات را در خودتان بیدار کنید و به آنها اجازه جولان بدهید. اگر‌ این کار را تمرین کنید با جذابیت و انرژی بالا روی صحنه حاضر خواهید شد و مردم در شما غرق خواهند شد.

چگونه باید تمرکز کرد؟ ابتدا احساساتتان را شناسایی کنید و به زمانی فکر کنید که ‌این احساس را تجربه کرده‌اید آن زمان را دوباره با تمام وجود برای چند دقیقه درست قبل از سخنرانی با به‌ کارگیری تمام حواس پنجگانه در ذهنتان مجسم کنید. تجربه چه مزه‌ای می‌داد؟ چه بویی می‌داد؟ چه صدایی داشت؟ چه جنسی بود و چه شکلی داشت؟ این صفوف احساسات را یکی پس از دیگری تجربه کنید. خودتان را در آن زمان خاص مجسم کنید و احساسات را وارد زندگی کنید. سپس به صحنه بروید و مطمئن باشید که همه را به شدت تحت تاثیر قرار خواهید داد. این 3 میانبر را تمرین کنید تا شاهد موفقیت و ارتقایتان روی صحنه و داشتن ارتباطات وسیع‌تر در جامعه باشید.

منبع: Harvard Business Review