معیارهای انتخاب مشاور سیستم های مدیریت کیفیت

سازمان هایی که قصد پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت از جمله ISO9001 را دارند، می توانند نسبت به جذب مشاور در این خصوص اقدام نمایند. متاسفانه برخی از سازمان ها بنا به صلاحید و نظر شخصی مدیرعامل و یا رئیس مجموعه ، به صورت کارشناسی نشده مشاوری را انتخاب می نمایند! لازم به ذکر است برای انتخاب مشاور نظر شخصی چندان ملاک نمی باشد ، بلکه خروجی سیستم ارزیابی تامین کنندگان مشخص می کند که بایستی با چه مشاوری قرارداد منعقد نمود. مشاور می تواند به عنوان یک تامین کننده حقیقی یا حقوقی مورد ارزیابی قرار گیرد و در صورت داشتن معیارهای لازم ، پذیرفته شود. در خصوص اینکه چه معیارهایی برای انتخاب مشاور بایستی ملاک باشد، می توان از راهنمای10019 استفاده نمود.

در این بخش نکات مهمی که  بایستی مد نظر قرار گیرند، عنوان می شود.

1- خصوصیات شخصی مشاور( با اخلاق- بصیر- فهیم- انعطاف پذیر خلاق- مصمم- تصمیم گیر- اتکاء به نفس- توانمند در برقراری ارتباطات- عمل گرا- پاسخگو و تسهیل گر)

2- تحصیلات مشاور:تحصیلات مشاور بهتر است متناسب با نوع سیستمی که قرار است پیاده سازی شود ، باشد. به عنوان نمونه برای پیاده سازی استاندارد 9001 رشته های مهندسی صنایع، مدیریت صنعتی ، جهت پیاده سازی 29001 رشته های مهندسی شیمی و نفت ، برای پیاده سازی IATF 16949 رشته های مهندسی صنایع و مکانیک مناسب می باشند.

3- دانش و مهارت ویژه مدیریت کیفیت: مشاوران سیستم های مدیریت کیفیت بایستی قادر به درک واستفاده از استانداردهای مربوط وتاثیرگذار برسازمان باشند. علاوه براین مشاور بایستی دانش مربوط به سایر استانداردهای مورد نیاز برای خدمات مشاوره ای را دارا باشد. مشاوران سیستم های مدیریت کیفیت بایستی دانش لازم را در خصوص مدارک راهنمای ایزو که به صورت بخشی از مجموعه معرفی کننده و پشتیبان خانوادة استانداردهای ایزو 9000 تهیه شده اند ، را داشته باشند.آنان بایستی اطلاعات لازم را در خصوص نحوه گواهی کردن و تائید صلاحیت سیستم های مدیریت کیفیت را دارا باشند و بتوانند از روش های عملی مدیریت و ابزارها و فنون مدیریتی لازم از جمله روش های ممیزی، تکنیک های آماری ، فنون کار تیمی، فنون طوفان فکری و ... به بهترین نحو استفاده نمایند. از دیگر مواردیکه مشاوران سیستم های مدیریت کیفیت بایستی از آن آگاه باشند، دانش الزامات قانونی ومقرراتی مرتبط با فعالیت های سازمان و دامنه ی کاری مشاور برای مشاوره ی سیستم مدیریت کیفیت است. البته نبایستی از مشاوران سیستم های مدیریت کیفیت انتظار داشت که تجربه ی استفاده از این دانش را پیش از شروع خدمات مشاوره ای خود داشته باشند. همچنین دانش قابل قبولی در خصوص محصولات و فرآیندها و انتظارات مشتریان پیش از ارائه خدمات مشاوره داشته باشند.

4- تجربه کاری:

مشاور سیستم مدیریت کیفیت بایستی تجربه ی کاری مرتبط باجنبه های مدیریتی، حرفه ای وفنی خدمات مشاوره ای مورد ارائه را داشته باشد. با توجه به پیچیدگی پدیدآوری سیستم مدیریت کیفیت ، تجربه کاری مشاور می تواند مد نظر قرار گیرد. به عنوان نمونه برای سازمانی که پیچیدگی پدیدآوری سیستم مدیریت کیفیت بسیار بالاست ، پیشنهاد می شود مشاوردر این زمینه حداقل 4سال سابقه کاری مرتبط داشته باشد.

5- ملاحظات اخلاقی:

5-1- ازهرگونه تضاد منافع تاثیرگذاربرکاری که قرار است انجام شود اجتناب یا مورد را اعلام کند.

5-2-توجه به محرمانگی اطلاعات دریافتی از سازمان و یا اطلاعات ارائه شده به وسیله سازمان

5-3-بی طرفی در زمان انتخاب ارگان گواهی کننده یا  ثبت کننده(c.b) که خدمات ممیزی خارجی را ارائه می دهد.

* متاسفانه در ایران این مورد کمتر رعایت می شود .

5-4- برآوردهای واقع بینانه ای از هزینه ی خدمات مشاوره

5-5- وابستگی غیرضروری به خدمات خود ایجاد نکند.

* متاسفانه در ایران این مورد کمتر رعایت می شود و بعضاً مشاوران کاری می کنند که سازمان به آنها وابسته شود تا مثلاً بتوانند قراردادهای مشاوره را تمدید نمایند.

5-6- استقلال خود را از ارگان های گواهی/ ثبت کننده سیستم مدیریت کیفیت و یا ارگان های تاییدکننده

صلاحیت حفظ کند.

*متاسفانه بسیاری از مشاوران ما در ایران وابسته به یکی از مراکز ثبت و صدور گواهینامه و یا ممیزی کننده می باشند. باتوجه به اینکه طبق استاندارد 17021 ممیزان نیز اجازه ندارند خدمات مشاوره ای به مشتریان خود ارائه دهند. 

5-7- در جائی که شایستگی لازم را ندارد خدماتی ارائه ننماید.

6- سازمان بایستی درفرآیند استفاده از خدمات مشاوره ای سیستم مدیریت کیفیت به مواردی توجه داشته باشد، از جمله :

6-1- سیستم ایجاد شده نباید ترتیبات اداری ومستند سازی غیرضروری ایجاد کند.

متاسفانه بعضاً دیده شده برخی از مستندات ایجاد شده توسط مشاوران غیر ضروری می باشد. نتیجه این کار این خواهد بود که سازمان با یک حجو وسیعی از دستورالعمل ها و روش اجرایی ها و فرم هایی مواجه خواهد شد که بخشی از آن یا هیچگاه توسط مسئولین مربوطه اجرایی نخواهد شد و یا وقت قابل توجیه از کارکنان سازمان را خواهد گرفت و نتیجه ای نخواهد داشت.

6-2- موفقیت سیستم مدیریت کیفیت عمدتاً به دخیل شدن وتعهد مدیریت رده بالا بستگی دارد ونه صرفاً به مشاور .

*متاسفانه برخی از روسا و یا مدیران عامل سازمان ها این دید را ندارند.

6-3- سازمان بایستی فردی را از بین کارکنان( معمولا فردی که درنهایت اطمینان خواهد داد سیستم مدیریت کیفیت برقرار نگهداشته می شود) برای هماهنگی وپایش فعالیت های مشاور تعیین کند.

6-4- کارکنان در تمام سطوح، به منظور یکپارچه سازی سیستم مدیریت با مجموعه عملیات سازمان دخیل شوند.

6-5- مشاور بایستی برای تعامل با مدیریت و کارکنان سازمان درتمامی سطوح به منظور بررسی فرایند های سازمان از اختیارات و امکانات لازم برخوردار گردد.

6-6- مشاوره درخصوص سیستم مدیریت کیفیت حتی اگر برای پاسخگویی به الزامات قراردادی یا بازار انجام شود، فرصتی برای استفاده از سیستم مدیریت کیفیت پدیدآمده به عنوان ابزار مدیریتی اثر بخش وکارا وجود دارد.

6-7- سیستم مدیریت کیفیت این پتانسیل را دارد که مبنایی برای بهبود مداوم عملکرد سازمان فراهم سازد.

6-8- خدمات مشاوره ای بایستی با فرهنگ سازمان، شایستگی کارکنان آن، و فرآیندها ویا مستندات موجود سازگاری داشته باشد.