عصر دانایی محور که در آن دانش، بسان مهمترین سرمایه سازمان‌ها محسوب می‌شود، نیازمند رویکرد متفاوت مدیریتی نسبت به مسائل سازمان و کارکنان است. تغییر ماهیت فعالیت‌های سازمان‌ها به کارهای دانشی موجب اهمیت یافتن روزافزون کاربرد مدیریت دانش در سازمان‌ها شده است. از این رو سازمانهای موفق به شکل مستمری میزان تولید، نشر، تبادل و بکارگیری دانش در بین کارکنان خود را به‌وسیله روش‌های مختلف، اندازه‌گیری و مورد ازریابی قرار می‌دهند تا از این طریق بتوانند راهکارهای نیل به اهداف سازمانی را کسب کنند. از جمله دلایلی که سازمان‌ها از مدیریت دانش بهره می‌گیرند می‌توان به تشخیص کمبودها (خلأها) در دانش سازمانی، بهره‌وری بیشتر از سرمایه‌های انسانی، یادگیری کارآمدتر و موُثرتر کارکنان، ارایه کالاها و خدمات با ارزش افزوده‌ بیشتر، رضایتمندی مشتریان و کارکنان، پیشگیری از تکرار اشتباهات، کاهش دوباره کاری، صرفه‌جویی در وقت، برانگیختن انگیزه خلاقیت و نوآوری، تقویت موقعیت رقابتی سازمان‌ها، اشاره کرد. از این رو، مدیریت دانش، فرایندی است که طی آن سازمان‌ها، به تولید ثروت از دانش یا سرمایه فکری خود می‌پردازد. این مقا

چرخه دانش:

مفهم خلق دانش را می‌توان آمیخته‌ای از تجربیات، ارزشها، اطلاعات موجود و نگرشهای کارشناسی سیستماتیک دانست که چهارچوبی برای ارزشیابی و بهره‌گیری از تجربیات و اطلاعات جدید ارائه می‌کند. دانش در ذهن افراد شکل می‌گیرد و در همان اذهان، در مدارک و ذخایر دانش، در رویه‌های کاری، فرایندهای سازمانی و اعمال و هنجارها مجسم می‌شود. به طور کلی چرخه دانش شامل عناصر زیر است:
داده: اطلاعاتی که خام هستند در شکل اعداد و ارقام، حروف، تصاویر، اصوات و مانند آن قابل دسترس باشند  و به تنهایی معنا و مفهوم مورد نظر را به ذهن متبادر نمی‌کنند
اطلاعات: چنانچه داده‌ها، مورد تفسیر و ارزیابی قرار گیرند به اطلاعات تبدیل می‌شوند.
دانش:اطلاعات زمانی به دانش تبدیل میشود که توسط اشخاص مورد تفسیر قرار گرفته، با عقاید و دانش قبلی آنها آمیخته شده و به آن مفهوم داده شود.
خرد: از درک دانش، خرد حاصل می‌شود.
مهارت:چنانچه خرد خویش را بکار بندیم، مهارت بدست می‌آید.
تخصص: هنگامی که مهارت خود را اجرایی کنیم، تخصص حاصل میشود. تخصص مهارت انجام کار است.
خبرگی: زمانی که بر تخصص خود تسلط پیدا کردیم، خبرگی می‌یابیم.

انواع دانش:

مایکل پولانی 1964 دانش را به دسته دانش ضمنی و دانش صریح تقسیم می‌کند. از آنجا که این تقسیم‌بندی از سایر تقسیمات دانش معروف‌تر است به بیان این دو مورد می‌پردازیم:
1- دانش صریح: دانش عینی، مستدل و منطقی است. به عبارت دیگر دانش صریح مجموعه‌ای از خط مشی‌ها، رویه‌ها، نرم‌افزارها، مستندات، دستورالعملها، گزارشات، طراحی‌ها، قواعد، فرایندها، کمیت‌ها و اهداف هر سازمان است. دانش صریح به صورت مستند و مدون شده موجود و قابل ذخیره کردن است. لذا به راحتی بین افراد قابل انتقال و توزیع است. به دانش صریح، دانش آشکار یا عیان نیز گفته می‌‌شود.
2- دانش ضمنی: دانش ذهنی، غیر عینی، شناختی و تجربی است که نزد هرکس وجود دارد و در طول زمان از طریق آموزش و تجربه کسب می‌شود. دانش ضمنی محل تجمع تجارب، بینش، فراست و مهارت‌ها است. از آنجایی که دانش ضمنی اغلب به صورت مستند و مدون وجود ندارد و تنها نزد افراد منحصر می‌شود. دانش ضمنی، به دانش پنهان یا ناآشکار معروف است.
از  دو نوع دانش مورد بحث، دانش ضمنی نسبت به دانش صریح از اهمیت بیشتری برخوردار است. طی بررسی به عمل آمده در نظام‌های اطلاعاتی، میزان دانش صریح کارکنان به اندازه تقریبی 10 تا 20 درصد داده‌های سازمانی است.

الگوهای خلق دانش در سازمان‌ها:

در بسیاری از سازمان‌ها برای بهبود عملکرد سازمان ناگزیر به استفاده از دانش ضمنی در کنار دانش صریح هستیم. بدین منظور، برای خلق دانش چهار الگوی زیر در نظر گرفته می‌شود:

1- از دانش ضمنی به دانش ضمنی (اجتماعی کردن): زمانی که افراد مستقیماً دانش ضمنی خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارند. مثلاًاز طریق ارتباط رودررو؛
2- از دانش ضمنی به دانش صریح (بیرونی سازی): کد گذاری و رمزبندی تجربه و بینش به شکلی که قابل استفاده توسط دیگران باشد. مثلاً از طریق گفتگو، پرسش و پاسخ، دانش ضمنی خود را به شکل قابل استفاده برای دیگران درآوریم.
3- از دانش صریح به دانش صریح (ترکیب): ترکیب بخش‌های مختلف دانش و ارائه آن به شکل تازه. مثلاً اطلاعات مختلف در یک زمینه خاص را از بخش‌های مختلف سازمان جمع‌آوری کرده و در یک گزارش واحد بگنجانیم.
4- از دانش صریح به دانش ضمنی (درونی‌سازی): زمانی که افراد دانش صریح خود را نهادینه کرده و به اشتراک می‌گذارند و پس از آن برای وسعت بخشیدن به دانش ضمنی خود و تجدید نظر از آن استفاده می‌کنند.

فرایند مدیریت دانش:

مدیریت دانش در بیان ساده، ایجاد ساختاری است که دانش ضمنی را به دانش صریح قابل انتقال به دیگران تبدیل می‌کند. چنین ساختاری سبب می‌شود با اشتراک دانش بین افراد و زیر مجموعه‌های هر سازمان، دانش هر فرد افزایش بیابد و از ترکیب دانش یک فرد با فرد دیگر، دانش جدید ایجاد شود. به بیان دیگر مدیریت دانش، توانایی یک مجموعه در استفاده از سرمایه معنوی (تجربه و دانش فردی هر یک از کارکنان ) و دانش دسته جمعی به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است. در این زمینه موسسه بهره‌وری و کیفیت آمریکا (1996) فرایندهای مدیریت دانش را به هفت مرحله به شرح زیر تقسیم کرده است:
1- بدست آوردن: همه سازمان‌ها از ابزارهای مشارکتی جهت بدست آوردن دانش استفاده می‌کنند. و بخش اسناد به عنوان دانش، در این فرایند نقش مرکزی دارند.
2- به کاربردن دانش: ایده‌ها و دانش بدست آمده، درصورت مفید و مناسب بودن مورد استفاده قرار می‌گیرند. و مهم نیست که چه کسی آن‌ها را مطرح کرده است.
3- یادگیری (از فرایند دانش): سازمان‌هایی که در فرایندهایشان یادگیری ایجاد کنند عملکرد بهتری در مدیریت دانش خواهند داشت. اعضای سازمان‌ها می‌توانند از تجربیات اندوخته شده درس بگیرند.
4- تسهیم و مبادله دانش: انتقال و مبادله دانش بین، اعضای سازمان بسیار حائز اهمیت است، به طوریکه فرهنگ «توزیع دانش قدرت است» جایگزین فرهنگ «احتکار دانش قدرت است» شود.
5- ارزیابی دانش: سازمان‌ها وضعیت دارایی‌های دانشی خود را از طریق یادگیری و ارزیابی عملکرد سالیانه ارزیابی کنند.
6- ایجاد وتثبیت دانش: توانایی سازمان در بوجود آوردن دانش و تثبیت آن. همچنین مشارکت و همکاری کارکنان در این فرایند، ابزارهای خوبی برای تثبیت دانش هستند.
7- استفاده بهینه از دانش: قبل از استخدام نیروی انسانی سعی شود تا دانش و مهارت‌های موجود در سازمان برای استفاده از نیروی جدید به کار گرفته شود و در مقابل وقتی که مهارت و تخصص مورد نیاز سازمان از ملزومات اصلی و مرکزی سازمان باشد و در سازمان موجود نباشد، مناسب است که سازمان تخصص‌های غیر اصلی مورد نیازش را از بیرون تأمین کند، در این صورت، از دانش استفاده بهینه می‌شود.

ضرورت و اهمیت مدیریت دانش در سازمان‌ها:

ضرورت و اهمیت بکارگیری مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی به شرح زیر می‌باشد:
- اعمال حاکمیت به جای تصدی‌گری: منتقدان می‌گویند که بزرگی بیش از حد دولت و گسترش بی‌رویه بوروکراسی اداری، مانع کارایی و پاسخگویی سریع در بخش دولتی شده است. به‌گونه‌ای که کوچک‌سازی در دولت و حرکت از تصدی‌گری به سوی اعمال حاکمیت در دستور کار دولت‌ها قرار گرفته است. اعمال حاکمیت می‌طلبد که دولت‌ها به حرکت‌های مبتنی بر دانش توجه قوی مبذول دارند.
- جهانی شدن: با گسترش جهانی شدن، رقابت بین سازمان‌هایی که خدمات مشابهی ارائه می‌کنند، گسترش یافته و نیاز به کسب دانش و مهارت در بکارگیری مهارت‌های جدید اهمیت بیشتری یافته است.
- توانمندی بخش خصوصی: توانمندی بخش خصوصی در بکارگیری مجدد فرایندهای تجاری (BPR) و مدیریت کیفیت جامع (TQM) باعث شده است که فاصله میان سازمان‌های بخش خصوصی و سازمانهای دولتی رو به افزایش نهد.
-افزایش سطح دانش شهروندان: امروزه درصد بالایی از شهروندان را افرادی تشکیل می‌دهند که دارای مهارت و آموزش‌های به روز در سطح بالایی هستند و به عنوان یک منبع با ارزش برای سازمان‌ها تلقی می‌شوند. سازمانها باید زمینه‌های لازم را برای شناسایی و دستیابی به دانش شهروندان فراهم آورده و از دانش در تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل استفاده کنند.
- از دست دادن نیروهای باتجربه در سازمانهای دولتی: با خروج نیروهای تحصیل کرده و حرفه‌ای از سازمان‌های دولتی، عملاً بخشی از دانش که سازمان‌های دولتی طی سال‌ها برای آن سرمایه‌گذاری کرده‌اند از سیستم خارج میشود که این امر مستلزم طراحی الگوهای مناسب مدیریت دانش است تا از اتلاف این سرمایه‌ها که سرمایه‌های ملی محسوب می‌شوند، جلوگیری به عمل آید.

موانع استقرار مدیریت دانش در سازمانها:

برخی از موانع استقرار و اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت دانش در سازمان‌ها به شرح زیر است:
1- عوامل انسانی: یکی از موانع عمده مدیریت دانش این است که انسانها به دلایل گوناگون نمی‌خواهند دانش خود را تسهیم کنند و مایلند از آن منحصراً برای پیشرفت شخصی خود استفاده کنند. ممکن است این تصور اشتباه وجود داشته باشد که چون دانش، قدرت است پس نباید آن را از دست داد.
2- عوامل سازمانی: عمده این عوامل عبارتند از:
- عوامل ساختاری: ساختارهای سلسله مراتبی و غیر منعطف نمیتوانند محمل خوبی برای پیاده‌سازی دانش باشند.
- عوامل مدیریتی: عدم اعتقاد و حمایت مدیریت عالی از فعالیت‌ها و برنامه‌های مدیریت دانش، نگرش‌های کوتاه مدت و جزئی‌نگری و سبک‌های نامناسب رهبری نیز مانع اجرای موفقیت آمیز برنامه‌های مدیریت دانش هستند.
- عوامل شغلی: "شرح شغلهای"نامناسب، مشاغل تکراری و روتین، ابهام و تعارض در نقش نیز برای مدیریت دانش، نامطلوب خواهند بود.
- سیستم‌های حقوق و دستمزد: افراد زمانی اقدام به توزیع دانش می‌کنند که انگیزه مالی لازم را برای این کار داشته باشند و از آنان پشتیبانی جبران زحمات شود.
- سیستم‌های آموزشی: در تبدیل سیستم‌های سنتی به یک سازمان یادگیرنده، برنامه‌های آموزشی یک سازمان، نقش حساسی ایفا می‌کنند. برنامه‌های آموزشی نامناسب می‌توانند موانع عمده‌ای برای توسعه مدیریت دانش باشند.
3- عوامل فرهنگی: مدیریت دانش بدون وجود فرهنگ مشارکتی مناسب و مبتنی بر اعتماد نمی‌تواند به گونه‌ای موفق بکار گرفته شود اگر یک فرهنگ سازمانی، توزیع و تسهیم دانش را تقویت نکند مدیریت دانش در آن سازمان با چالش‌های ناگوار روبرو خواهد شد.
4- عوامل سیاسی : ثبات یا عدم ثبات فضای سیاسی کشور، به دلیل اثرگذاری برفرایند خط‌مشی‌گذاری و ثبات مدیریت در سازمان‌های دولتی، مدیریت دانش را تحت تأثیر قرار خواهد داد. همچنین وجود فضایی باز در آن افراد به راحتی بتوانند ایده‌های خود را اظهار نمایند بر روند مثبت فعالیتهای مدیریت دانش اثرگذار خواهد بود.
5- عوامل فنی و تکنولوژیکی: صاحبنظران در تقسیم دانش به دو نوع دانش کلی اشاره میکنند دانش نهفته و دانش آشکار. همچنانکه نوناکا تأکید کرده است؛ دانش سازمانی، حاصل تعامل این دو نوع دانش است و این تعامل مستمر است. دانش ایجاد شده باید به طریقی مناسب نگهداری شود. مراکز دانش در سازمان‌ها در حقیقت کانون جمع‌آوری، سازماندهی و انتشار دانش هستند. ممکن است این مراکز فیزیکی یا مجازی باشند. هدف از ایجاد این مراکز، هدایت افراد به سوی منابع دانش در داخل یا خارج سازمان است. در این مراکز نقشه‌های دانش تهیه، نگهداری و بهنگام‌سازی می‌شوند"نوناکا، 1983"

پیشنهادهایی در زمینه استقرار سیستم مدیریت دانش:

منابع انسانی، ساختار سازمانی،‌فرهنگ سازمانی، فناوری اطلاعات، فرایندها و عوامل برون سازمانی از عوامل اصلی و مؤثر بر استقرار موفقیت‌آمیز مدیریت دانش در هر سازمانی هستند بر این اساس پیشنهادهایی در حوزه‌های زیر ارائه می‌شوند:

حوزه منابع انسانی:
- سیستم ارزیابی عملکرد برای ارزیابی مشارکت کارکنان در فرایند خلق، تبادل و استفاده از دارایی‌های دانشی، طراحی و اجرا شود. میتوان این موضوع را به عنوان یکی از الزامات شغلی افراد در جانشین پروری دانست.
- سیستم انگیزشی توسعه دهنده در زمینه آموزش‌های تخصصی کارکنان در سازمان‌ها، برای ایجاد انگیزه در آنان برای یادگیری عمیق‌تر، بکارگیری آموخته‌ها در محیط کار و انتقال مطالب به همکاران فعال شود.
- کارکنان دانشگر در میان واحدهای مختلف سازمان‌ها و شرکت‌ها گردش داده شوند.
- در فرایند استخدام نیروی انسانی، توجه به جذب افرادی شود که تمایل به یادگیری، خلق و تبادل دانش و بکارگیری دانش جدید و تجربه مفید در شغل و افزایش بهره‌وری سازمان داشته باشند.
- سیستم پاداش‌دهی مادی و ارزشی برای تشویق و تقدیر از کارکنانی که بیشترین مشارکت و نقش را در زمینه کسب، تولید و انتقال دانش داشته‌اند، تدوین و اجرا شود.
- درخواست کارهای چالشی و مطالعاتی از کارکنان برای ارتقای سطح علمی و عملکرد شغلی‌شان از سوی مدیران اقدام شود.
- همایش‌های علمی برای تجارب موفق کارکنان شاغل و بازنشسته در سازمان‌ها برگزار شوند.

حوزه ساختار سازمانی:
- انجمن‌های علمی یا حرفه‌ای (مجموعه مهندسان، محققان و مانند آن) برای تهیه و به اشتراک‌گذاری دانش شغلی تشکیل شود.به منظور اثر بخشی بهتر باید منابع لازم را برای انجمن ها فراهم آورد و به افراد واجد شرایط فرصت، حضور داده شود.
- کار گروهی برای شناسایی، حفظ و نگهداری افراد تیزهوش، کنجکاو و دانش‌طلب به دلیل دارا بودن توانایی خلق، تسهیم و استفاده از دانش اجرا کرد.
- نظامنامه مدیریت دانش در سازمان‌ها، تدوین و طراحی شود.
- در برنامه‌های سالیانه سازمان‌ها و شرکت‌ها، بودجه مناسبی برای برنامه‌های مدیریت دانش پیش‌بینی شود. دانش، دارایی است و استفاده از آن مانند دیگر دارایی‌های سازمان نیازمند سرمایه‌گذاری و نگهداری است.

حوزه فرهنگ سازمانی:
- حمایت مدیریت ارشد سازمان از مدیریت دانش جلب شود.
- آگاهی و اطلاع کارکنان از تغییرات و مزایای حاصل از پیاده‌سازی مدیریت دانش افزایش یابد.
- فعالیت‌های فرهنگ‌سازی در زمینه خلق و تبادل دانش، طراحی و اجرا شود. از جمله‌شان و احترام برای افراد صاحب دانش برقرار باشد.
- فرهنگ مدیریت مشارکتی و جایگاه نظام پیشنهادات در سازمان‌ها تقویت شود.
- فرهنگ پرسش و مطالعه در سازمان‌ها نهادینه‌سازی و گسترش داده شود.

حوزه فناوری اطلاعات:
- نشست‌ها، جلسات عمومی و مباحث در زمینه استفاده از تکنولوژی نوین اطلاعاتی دیگر و مباحث مرتبط با دانش برای کلیه کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها برگزار شوند.
- پایگاه الکترونیکی دانش در سازمان‌ها ایجاد شوند، و افراد بتوانند دانش ضمنی خود را بدون نیاز به مواجهه چهره به چهره، به کمک ابزارهایی از جمله پست الکترونیک، گروه‌های گفتگو، اتاق‌های گفتگو و کنفرانس‌های صوتی و ویدیویی به اشتراک گذارند.
- امکان دستیابی سازمان‌ها به اطلاعات و دانش مورد نیاز در سطح ملی و فراملی تقویت شود.
- بانک‌های نرم‌افزاری شامل اطلاعات از تولید کنندگان دانش، مکان‌های دانش، منابع دانش، ساختار دانش، کاربران دانش و ... ؛ تهیه و در اختیار عموم علاقمندان قرار گیرند.

حوزه فرایندها:
- فرایندها، رویه‌ها و دستورالعملهای جاری سازمان‌ها به طور مستقیم (دوره‌ای) مورد بازنگری و بهبود قرار گیرند؛ به نحوی که کارکنان، دسترسی آسان به دانش‌های مورد نیاز برای انجام کار داشته باشند.

حوزه عوامل برون سازمانی:
- با سازمان‌های موفق در زمینه استقرار سیستم مدیریت دانش ارتباط برقرار شود و مشارکت مؤثر شهروندان در این زمینه جلب شود.

نتیجه‌گیری:

باید توجه داشت که مدیریت امور ناملموس و ذهنی نظیر دانش، دشوار است.در واقع آنچه که مدیریت می‌شود؛ منابع دانش- فناوری‌های مربوط به آنها- فرایندها و تکنیک ها و از همه مهمتر، افراد انسانی هستند که منبع تمامی دانش ایجاد نکرده باشد، حجم بسیار چشمگیری از دانش خود را از دست خواهند داد.
نکته اساسی در مدیریت دانش این است که بهبود تمام عوامل منجر به موفقیت یک سازمان، مثل خلاقیت سازمانی، کیفیت محصولات و خدمات، در گرو دسترس‌پذیری و استفاده کارآمد از دانش برتر و بهتر است به یقین تا چند سال آتی، مقوله دانش به عنوان جزء جدایی‌ناپذیر تمامی مجموعه‌های سازمانی خواهد شد و سازمان‌هایی در این زمینه موفق خواهند بود که زیرساخت های لازم برای پیاده‌سازی آن را فراهم کرده و ساختار مناسب آن را طراحی کنند.