برای تعامل با شرایط جدید حاکم بر روابط اداری مالی شرکت های کوچک و متوسط با سایر بخش های اقتصاد کشور بخصوص دولت ، راهکار و سازمان نوینی بایستی اندیشیده شود ، شرایط خاص فعلی در این مقاله تشریح و تصویر شده است .

شرایط رویاروی بخش خصوصی کشور

امروزه ، بخاطر رویکرد "دولت الکترونیک" ، اصلاح و تکمیل قوانین ، متمایل شدن به سمت هماهنگی بیشتر با جامعه و تجارت جهانی و استاندارد های آن ، افزایش کاربرد رایانه و تکنولوژی ارتباطی مخابراتی ،  شرایط خاصی بر کسب و کار و گردش مالی حسابداری شرکت ها و فعالان اقتصادی کشور حاکم گردیده است ، پاره ای از این شرایط عبارت اند از :  

افزایش تکالیف همزمان و از مجرای دولت الکترونیک بوده لذا باعث نیازمندی بیشتر و الزام فعالان به کاربرد سخت افزار ، نرم افزار و بستر رایانه ای و نیروی متخصص مربوط گردیده است .

به طور مثال ممکن است قسمتی از فعالیت های مرتبط با سیستم حقوق دستمزد ، با نرم افزار حقوق دستمزد خریداری از بخش خصوصی انجام شده و ساختن دیسکت یا سی دی آن با نرم افزار رایگان تامین اجتماعی listdisk   و قسمتی از امور مربوطه نیز در فایل های اکسل انجام و بایگانی شده باشد  .

بدین ترتیب برای جمع بندی کامل دیتا و اطلاعات سیستم حقوق دستمزد سازمان حداقل بایستی به سه منبع مراجعه و جمع بندی بر اساس سه ساختار متفاوت صورت گیرد ! ، و در صورت عدم دسترسی به متصدی مربوطه یافتن این مسیر باعث صرف زمان بسیاری می گردد .

انعقاد قرارداد با شرکت های گوناگون ارائه کننده خدمات مالی و یا دعوت به همکاری تخصص های گوناگون برای رفع و رجوع مسائل و تکالیف حسابداری مالیاتی ، نظام ارزش افزوده ، اظهارنامه و عملکرد سالانه ، گزارشات فصلی ، حسابداری عمومی ، حسابداری حقوق و دستمزد و مسائل مربوط به بیمه و نیروی انسانی و ... باعث اعمال سلیقه های متفاوت و طبعا بهره گیری از نرم افزارها و راهکار های متفاوت و متنوع در راستای انجام و تحویل کار گردیده است .

 این تنوع و گوناگونی به تشتت و ناهماهنگی و تکه تکه شدن بخش های اداری مالی شرکت ها به صورت جزیره ای جدا و دور افتاده از یکدیگر دامن زده ، باعث چسبندگی و وابستگی های متعدد و از بین رفتن  امکان مانور شده است .

یکپارچه سازی این اطلاعات سازوکار و روش های مشخص و هماهنگی را طلب می کند .

هر چند اطلاعات رسمی ارائه شده طی نرم افزارها و فرم های تکلیفی در بانک های اطلاعاتی جداگانه ای وارد می گردند ، لیکن این اطلاعات بایستی با یکدیگر مطابقت داشته یا حداقل هماهنگ باشند ، لذا سیاست واحد و یکنواختی  بر اجرای قراردادهای متعددی که برای ادای تکلیف یا وظیفه قانونی در این زمینه منعقد می گردد ، یا اشخاص متفاوتی که متصدی گردیده اند ،  بایستی حاکم باشد .

رسیدگی توسط ممیزان و حسابرسان نظام ارزش افزوده ، رسیدگی سالانه برای مالیات عملکرد ، رسیدگی به گزارشات فصلی  ، حسابرسی بیمه ، جداگانه صورت گرفته ولی می تواند متاثر از نتایج رسیدگی به سایر سیستم ها ، یا با در نظر گرفتن عدم تطابق بین آنها باشد .

اصلاح قانون تجارت ، تکمیل تدریجی آن و اهمیت بیشتر یافتن آن با توجه به تحولات جدید روشهای کسب و کار و تکالیف دولتی ، نحوه شراکت ، سهام ، سهم الشرکه ، اقتضائات قانونی – حقوقی ، صورتجلسه ها ، افزایش مسئولیت مدیریت و حتی کارکنان و احتمال افزایش بدهی های تحمیلی ، طرح بیشتر و مکرر دعاوی بین فعالان اقتصادی در محاکم ،  رویکرد های جدیدی را طلب می کند .

کار با شبکه و نحوه اتصال ایستگاه های کاری با یکدیگر  .

انباشت انبوه اطلاعات ، ، افزایش ریسک دریافت پرداخت ها .

نظارت بر کار کارکنان تدارکات ، خرید ، کارپردازان ، آیین نامه صندوق و تنخواه گردان ، معمولا ترازها مملو از مانده های وجه نقد و تنحواه نزد اشخاص به صورت راکد و متورم می باشد .  

همگی روش های کنترلی مدرن تر و تخصصی تری را طلب می نماید و  تدوین استراتژی کنترل داخلی لازم می گردد .

و افزایش قارچ گونه شرکت ها و اشخاصی که انواع مشاوره و پشتیبانی در این زمینه ارائه می نمایند ، وعده برخورداری از معافیت های قانونی ، استفاده از خلا های قانونی موجود و .... ، باعث سردرگمی و درماندگی تصمیم گیرندگان در تحلیل هزینه-فایده بهره گیری و انعقاد قرارداد با این شرکت ها یا عدم آن شده ، ضمن آن که نحوه ترغیب و تبلیغ معمولا به گونه ای است که در صورت بی توجهی ممکن است بعدا احساس پشیمانی را به همراه داشته باشد .

نقشه راه و استراتژی رشد سیستم های انفورماتیک ، مالی و اداری شرکت ها ، زمان بهره برداری از تکنولوژی های پیشرفته تر ، نحوه سویچ کردن و ارتقاء سیستم .   

انواع سیستم های جامع ، نرم افزارها ، تنواع نرم افزار و تنوع دیتابیس ، و مباحث مرتبط با ERP   و سیاست شرکت در قبال ارتقا به سیستم های استاندارد و پذیرفته شده بین المللی ، ضمن اینکه دولت نیز به سمت استاندارد و بین المللی شدن روش ها و سیستم ها حرکت مصممو دائمی را  آغاز نموده و بی تردید بر بخش خصوصی کشور نیز تاثیرگذار می باشد .

اصلاح روش ها ، حساب ها ، صورت های مالی ،  دستورالعمل ها و آیین نامه ها  و یا تدوین آن ها و برقراری و بروز رسانی سیستم ها و نرم افزارهای جدید ممکن است تا چندین دوره مالی به درازا بکشد و با هر تغییر در بافت نیروی انسانی دستخوش تغییرات اساسی و گاه خارج شدن از مسیر صلاح و صرفه سازمان گردد .

با توجه به مسائل نیروی انسانی ، جابجایی های مکرر ، دانشجو و موقتی بودن بسیاری از نیروهای به کار گرفته شده در امور شرکت و یا حجم فعالیت های جاری و درگیری ها باعث می گردد سررشته امور سنواتی از دست کارکنان شاغل در سازمان مشتری بدر برود و بسته به شدت اشتغال ذهنی مسائل در اولویت کمتر در راس همه قرار گیرد .

مجموعه واقعیت های فوق ، امروزه ، رسیدگی ، هدایت و هماهنگ سازی عملیات مرتبط با رخدادهای مالی سازمان ها را از عهده و توان فرد خارج ساخته و نیازمند تعیین و تدوین راهکار ، دستورالعمل و برقراری سیستم  و سازوکار خاص در این زمینه می باشد .

نظارت بر چگونگی انجام این امور و هماهنگی آن با سایر بخش ها و قسمت های سازمان و تدوین برنامه و راهبرد عام و خاص هر شرکت فعالیت تخصصی دائمی و موازی با پیشبرد کار به طور همزمان را طلب می کند تا میان این روش ها و صلاح و صرفه های گوناگون و بعضا متضاد آشتی و هماهنگی برقرار گردد .