با ورود فناوری BPMS مدل سازی فرایندهای سازمانی تحولی را تجربه کرد و شاهد امکاناتی بود که قبل از آن با استفاده از فناوری WCF که نسل قبلی این فناوری بودوجود نداشت.

   مزایای راه اندازی سیستم BPMS در سازمان ها

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می شوند. سازمانها در گذشته برای هرکدام از فرآیند هایشان، سیستم‌ های جداگانه ‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می کردند که به سیستم‌ های جزیره ‌ای معروف اند. مشکلات اساسی که به مرور زمان با این نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط این سیستم ‌ها با یکدیگر می باشد و بدلیل طراحی سیستم ‌ها در مورد تنها یک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی شوند. بدین ترتیب ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی شکل گرفت. در رویکرد طراحی، یک سیستم جامع نرم افزاری تعدادی زیر سیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شوند. با این حال مشکل اساسی، حجم زیاد کار طراحی و پیاده سازی سیستم‌ ها همچنان باقی می ماند. نهایت امر، در سالهای اخیر مدیریت فرآیندهای کسب و کار مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان ‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای سازمان‌ ها را ارائه می‌کند. با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کار ها به حداقل ‌رسیده و مدیریت امور آسان و کارآمد می شود. عملیات سازمان‌ها، در قالب فرآیندها طراحی و نظام مند می‌شوند. فرآیندها مجموعه‌ای از عملیات درون سازمانی یا برون سازمانی بوده که هدف واحدی را برآورده می‌نمایند. در هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرایندهای داخلی به همراه توالی بین زیرفرایندها، نقطه شروع و پایان بیان می شود. مدیریت فرآیند کسب و کار روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است. در هر یک از فرایندها افراد و سامانه ها نقش خواهند داشت. تعاملات بین افراد و گردش اطلاعات در سازمان است که به آن حیات می‌بخشد. هدف BPMS، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه ابزاری برای بهبود آنها در گذر زمان است.

در ادامه به بخشی از ارزش افزوده های سازمانهایی که اقدام به راه اندازی این راهکار نموده اند اشاره می شود.

1. مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.

2. خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPMS تمام قوانین و منطق های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.

3. شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها: BPMS معیارهایی را برای اندازه گیری هزینۀ فرایندها و زمان اجرا فراهم می کند که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج، واقعی خواهد بود.

4. حذف فعالیتهای غیر ضروری: در BPMS به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری خود داشته باشند.

5. کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPMS با ابزارهای نظارتی امکان نظارت بر وضعیت فرایندها را ممکن می سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بهتر و بهینه سازی آنها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه گیری آنها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری نیز حاصل شود.

6. همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPMS امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می کند و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.

7. کاهش منابع مورد نیاز: به منظور اجرای فرایندهای کسب و کار، به افراد و منابع زیادی نیاز خواهد بود. BPMS میتواند تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای یک فرایند را به طرز چشم گیری کاهش ‌دهد.

8. افزایش هماهنگی: BPMS هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.

9. افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPMS با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسب و کار را بهبود می دهد.

10.  افزایش رضایتمندی مشتری: کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آن باعث می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی های خود برسند.

11. چابکی سازمان: BPMS این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال نمایند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک شایانی خواهد شد.

از آنجایی که BPMS بر اساس خواسته ها و نیازهای سازمان توسعه پیدا میکند، میتواند تا حدود زیادی پاسخگوی نیاز های سازمان باشد. همچنین BPMS میتواند از ساختار های اطلاعاتی موجود در سازمان به شکل مطلوبی در فرآیند ها استفاده نماید و در این حالت هزینه های یکسان سازی اطلاعات و تولید مجدد داده ها کاهش یافته و اطلاعات در سازمان به شکل یکپارچه تولید و مورد استفاده قرار میگیرند.

          تفاوت سیستم­های گردش کار با سیستم­های مدیریت کسب و کار (BPMS)

در این بخش تفاوت­های اصلی یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) با یک سیستم گردش کار ارائه می­گردد.

سیستم­های گردش کار یا همان WFMS (Workflow Management Systems)

·    وظیفه تعریف فرآیندهای گردش کار، مدیریت و اجرای آن را در سازمان به طور کامل بر عهده گرفته و با ترتیبی که از قبل مشخص شده، نرم افزارها و منابع مورد نیاز را برای اجرای فرآیند فراخوانی می‎کند.

·         تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که تمرکز آن بر جنبه‎های عملیاتی و ترتیب (توالی) است.

·    تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‎ها طبق روال‎ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎گونه تجزیه و تحلیلی روی داده‎ها انجام می‎شود.

·    بعبارتی می‎توان گفت موتور گردش کار نقش یک پستچی را دارد که فقط وظیفه آن جابجایی پاکت نامه است بدون اینکه از محتوای درون آن هیچ‎گونه اطلاعی داشته باشد و بتواند تجزیه و تحلیلی روی محتوای داده‎ها انجام دهد.

·         رویکرد آن، رویکرد وظیفه‎ای است نه فرآیندی

·         امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎های داده سیستم‎های دیگر به راحتی و سادگی امکان‎پذیر نیست.

·         روش اجرای آن با استفاده از موتور گردش کار جاسازی شده در سیستم‎های اتوماسیون اداری است.

·         عدم قابلیت ارائه سیستم گردش کار در قالب یک بسته نرم‎افزاری جداگانه

·    همراه سیستم گردش کار، سیستم‎های فرم‎ساز و گزارش‎ساز هم باید تهیه شود. چرا که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‎ساز و گزارش‎ساز نیست.

·         قواعد کاری ساده را پوشش می‎دهد.

·         انتظارات یکپارچه‎سازی آن محدود است.

·    محیط طراحی فرآیند و فرم‎ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات حتما باید از متخصصین خبره برنامه‎نویس استفاده کرد.

·         عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند به دلیل استفاده از کدنویسی‎های طاقت فرسا و زمان‎بر

·         امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎پذیر نیست

·         کم و محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدلسازی و طراحی فرآیند

·         عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آنها (Versioning)

·         قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.

·         عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار

·         عدم توانایی در پایش اطلاعات

·         پیچیدیگر در محیط ساخت فرایندها

·         نیاز به متخصصین حوزه مربوطه از جمله شیرپوینت برای کار با سیستم BizTalk