مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می شوند. سازمانها در گذشته برای هرکدام از فرآیند هایشان، سیستم‌ های جداگانه ‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می کردند که به سیستم‌ های جزیره ‌ای معروف اند. مشکلات اساسی که به مرور زمان با این نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط این سیستم ‌ها با یکدیگر می باشد و بدلیل طراحی سیستم ‌ها در مورد تنها یک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی شوند. بدین ترتیب ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی شکل گرفت. در رویکرد طراحی، یک سیستم جامع نرم افزاری تعدادی زیر سیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شوند. با این حال مشکل اساسی، حجم زیاد کار طراحی و پیاده سازی سیستم‌ ها همچنان باقی می ماند. نهایت امر، در سالهای اخیر مدیریت فرآیندهای کسب و کار مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان ‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای سازمان‌ ها را ارائه می‌کند. با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کار ها به حداقل ‌رسیده و مدیریت امور آسان و کارآمد می شود. عملیات سازمان‌ها، د

 مزایای راه اندازی سیستم BPMS در سازمان ها

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می شوند. سازمانها در گذشته برای هرکدام از فرآیند هایشان، سیستم‌ های جداگانه ‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می کردند که به سیستم‌ های جزیره ‌ای معروف اند. مشکلات اساسی که به مرور زمان با این نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط این سیستم ‌ها با یکدیگر می باشد و بدلیل طراحی سیستم ‌ها در مورد تنها یک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی شوند. بدین ترتیب ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی شکل گرفت. در رویکرد طراحی، یک سیستم جامع نرم افزاری تعدادی زیر سیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شوند. با این حال مشکل اساسی، حجم زیاد کار طراحی و پیاده سازی سیستم‌ ها همچنان باقی می ماند. نهایت امر، در سالهای اخیر مدیریت فرآیندهای کسب و کار مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان ‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای سازمان‌ ها را ارائه می‌کند. با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کار ها به حداقل ‌رسیده و مدیریت امور آسان و کارآمد می شود. عملیات سازمان‌ها، در قالب فرآیندها طراحی و نظام مند می‌شوند. فرآیندها مجموعه‌ای از عملیات درون سازمانی یا برون سازمانی بوده که هدف واحدی را برآورده می‌نمایند. در هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرایندهای داخلی به همراه توالی بین زیرفرایندها، نقطه شروع و پایان بیان می شود. مدیریت فرآیند کسب و کار روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است. در هر یک از فرایندها افراد و سامانه ها نقش خواهند داشت. تعاملات بین افراد و گردش اطلاعات در سازمان است که به آن حیات می‌بخشد. هدف BPMS، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه ابزاری برای بهبود آنها در گذر زمان است.

در ادامه به بخشی از ارزش افزوده های سازمانهایی که اقدام به راه اندازی این راهکار نموده اند اشاره می شود.

1. مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.

2. خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPMS تمام قوانین و منطق های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.

3. شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها: BPMS معیارهایی را برای اندازه گیری هزینۀ فرایندها و زمان اجرا فراهم می کند که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج، واقعی خواهد بود.

4. حذف فعالیتهای غیر ضروری: در BPMS به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری خود داشته باشند.

5. کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPMS با ابزارهای نظارتی امکان نظارت بر وضعیت فرایندها را ممکن می سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بهتر و بهینه سازی آنها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه گیری آنها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری نیز حاصل شود.

6. همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPMS امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می کند و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.

7. کاهش منابع مورد نیاز: به منظور اجرای فرایندهای کسب و کار، به افراد و منابع زیادی نیاز خواهد بود. BPMS میتواند تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای یک فرایند را به طرز چشم گیری کاهش ‌دهد.

8. افزایش هماهنگی: BPMS هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.

9. افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPMS با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسب و کار را بهبود می دهد.

10.  افزایش رضایتمندی مشتری: کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آن باعث می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی های خود برسند.

11. چابکی سازمان: BPMS این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال نمایند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک شایانی خواهد شد.

از آنجایی که BPMS بر اساس خواسته ها و نیازهای سازمان توسعه پیدا میکند، میتواند تا حدود زیادی پاسخگوی نیاز های سازمان باشد. همچنین BPMS میتواند از ساختار های اطلاعاتی موجود در سازمان به شکل مطلوبی در فرآیند ها استفاده نماید و در این حالت هزینه های یکسان سازی اطلاعات و تولید مجدد داده ها کاهش یافته و اطلاعات در سازمان به شکل یکپارچه تولید و مورد استفاده قرار میگیرند.

تفاوت سیستم­های گردش کار با سیستم­های مدیریت کسب و کار (BPMS)

در این بخش تفاوت­های اصلی یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) با یک سیستم گردش کار ارائه می­گردد.

سیستم­های گردش کار یا همان WFMS (Workflow Management Systems)

·    وظیفه تعریف فرآیندهای گردش کار، مدیریت و اجرای آن را در سازمان به طور کامل بر عهده گرفته و با ترتیبی که از قبل مشخص شده، نرم افزارها و منابع مورد نیاز را برای اجرای فرآیند فراخوانی می‎کند.

·         تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که تمرکز آن بر جنبه‎های عملیاتی و ترتیب (توالی) است.

·    تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‎ها طبق روال‎ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎گونه تجزیه و تحلیلی روی داده‎ها انجام می‎شود.

·    بعبارتی می‎توان گفت موتور گردش کار نقش یک پستچی را دارد که فقط وظیفه آن جابجایی پاکت نامه است بدون اینکه از محتوای درون آن هیچ‎گونه اطلاعی داشته باشد و بتواند تجزیه و تحلیلی روی محتوای داده‎ها انجام دهد.

·         رویکرد آن، رویکرد وظیفه‎ای است نه فرآیندی

·         امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎های داده سیستم‎های دیگر به راحتی و سادگی امکان‎پذیر نیست.

·         روش اجرای آن با استفاده از موتور گردش کار جاسازی شده در سیستم‎های اتوماسیون اداری است.

·         عدم قابلیت ارائه سیستم گردش کار در قالب یک بسته نرم‎افزاری جداگانه

·    همراه سیستم گردش کار، سیستم‎های فرم‎ساز و گزارش‎ساز هم باید تهیه شود. چرا که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‎ساز و گزارش‎ساز نیست.

·         قواعد کاری ساده را پوشش می‎دهد.

·         انتظارات یکپارچه‎سازی آن محدود است.

·    محیط طراحی فرآیند و فرم‎ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات حتما باید از متخصصین خبره برنامه‎نویس استفاده کرد.

·         عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند به دلیل استفاده از کدنویسی‎های طاقت فرسا و زمان‎بر

·         امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎پذیر نیست

·         کم و محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدلسازی و طراحی فرآیند

·         عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آنها (Versioning)

·         قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.

·         عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار

·         عدم توانایی در پایش اطلاعات

·         پیچیدیگر در محیط ساخت فرایندها

·         نیاز به متخصصین حوزه مربوطه از جمله شیرپوینت برای کار با سیستم BizTalk

در مقابل، سیستم‎های مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPMS

علاوه بر رفع تمامی عیوب مندرج در بالا، نقاط قوت زیر را نیز پوشش می­دهد:

·         نگاه کاملا فرآیندی به فعالیت‎های سازمان دارد.

·         قابلیت اتصال سریع و آسان به پایگاه داده سایر سیستم‎های سازمان و ایجاد یکپارچگی در سازمان دارد.

·         پوشش انواع قواعد کاری در ابعاد مختلف را دارد.

·         پشتیبانی از نسخ متعدد یک فرآیند (Versioning) که یکی از قابلیت‎های بسیار مهم BPMSها است.

·         پایش مراحل مختلف فرایندهای کسب و کار را دارد (فناوری BAM)

·         دارای قابلیت شبیه­سازی فرآیندها

·         عدم نیاز به متخصص برنامه‎نویسی برای ساخت و پیاده‎سازی فرآیندها

·         ردگیری هوشمند کسب و کار

·         قابلیت انعطاف‎پذیری بالا در تغییر فرآیند و بهبود آن

·         کاربرپسندی و سادگی ساخت فرایندها در محیط توسعه بر خلاف BizTalk و سایر سیستم­های گردش کار

·         عدم نیاز به نیاز به تخصص پیچیده جهت ساخت فرایند و کار با سیستم

·         ....

 کارکردها وقابلیت­های نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار( BPMS)

امروزه رهبران سازمانی،راهکارهای نرم افزاری BPMS را به عنوان یک جزء اساسی در عملکرد سازمان به شمار می آورند. در سال های اخیر، کسب و کارها بیش از پیش با چالشهای برآمده از محیطهای پرتلاطم و متغیر کنونی مواجه شده اند؛ محیط هایی که به سرعت از حالت متمرکز و بسته، به فضاهایی توزیع شده و باز تغییر ماهیت داده اند و به تبع آن، فرایندهای کسب و کار نیز به واسطه تراکنش های داخلی بین اجزای خود و نیز ارتباط با فرایندهای دیگر، روز به روز پیچیده تر شده اند. در نتیجه سازمان ها بایستی جهت انطباق با محیط های پیچیده جدید، توجه بیشتری به پشتیبانی از مدیریت فرایندهای کسب و کار خود معطوف دارند.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکردی مدیریتی است که در آن، سازمان متناسب با نیاز های و خواسته ها تنظیم میشود. از نگاه کلی، «کارایی» و «اثر بخشی» سازمان در این سیستم ها به شکل قابل توجهی افزایش می یابد.

در ادامه توضیحی در خصوص نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر آمده است بدیهی است توضیحات تکمیلی در مستندات تخصصی این نرم افزار ارائه می گردد و این بخش صرفاً جهت آشنایی با امکانات و قابلیهای این نرم افزار و خدماتی که ارائه می نماید ذکر شده است.

مهم ترین ویژگی نرم افزار BPMS، اجرای فرآیندها طبق واقعیت و با قابلیت شناخت گلوگاه ها و رفع آن میباشد.

موتور BPMS شامل مجموعه ابزارهای قدرتمندی است که میتواند تا سطح بالایی نیاز های اجرای فرآیند را پوشش دهد.

موتور BPMS در 7 مرحله فرآیند کاری سازمان را درک و آنرا به اجرا در می آورد. این 7 مرحله عبارتند از:

3-1-     طراحی مدل فرآیند

برای طراحی فرآیند محیطی ساده و با کارایی بالا در اختیار کاربر قرار میگیرد. کاربر با استفاده از زبان استاندارد BPMN فرآیند را طراحی مینماید. امکان شکستن یک فرآیند در چند زیر فرآیند به سادگی در این سیستم محیا شده است و کاربر میتواند برای ایجاد نظم در مدل فرآیند یک فرآیند بزرگ را به چند قسمت تقسیم نموده و به شکل ساده تری مدل فرآیند را به سیستم ارائه کند. در زیر نمونه ساده ای از این مرحله نمایش داده شده است.

3-2-    طراحی مدل داده

یکی از بخش های قدرتمند نرم افزار BPMS FaraGostar قابلیت طراحی مدل داده برای یک فرآیند میباشد. به عبارتی در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف میگردد. مدل داده تعریف شده را میتوان در فرآیند اصلی و یا سایر فرآیند ها استفاده نمود. بنابراین با این قابلیت میتوان با نرم افزار FaraGostar BPMS بسیاری از برنامه های کاربردی سازمان را به صورت یکپارچه طراحی نمود و بین تمامی فرم های سازمان و فرآیند های آن نیز یکپارچگی ایجاد کرد. همچنین در این مدل داده میتوان موجودیت های دیگری از سایر پایگاه داده سازمان اضافه کرد (این پایگاه های داده میتوانند MS SQL Server  و یا Oracle باشند).

3-3-   طراحی فرم ها

طراحی فرم های سازمانی به صورت دلخواه از ویژگی های مهم این نرم افزار است. محیطی ساده که میتوان با Drag and Drop به طراحی فرم های سازمانی پرداخت. از ویژگی های اساسی این نرم افزار که باعث افزایش سرعت و سهولت در طراحی فرآیند میگردد محیط تحت ویندوز برای طراحی فرم های سازمانی است (هرچند که این فرم ها به صورت تحت وب برای کاربر نمایان میشوند ولی برای سادگی هر چه بیشتر، از محیط ویندوز برای طراحی فرآیندها بهره گرفته شده است. در طراحی فرم ها برای هر فعالیت فرآیند میتوان شکلی دلخواه از فرم را به کاربر نمایش داد. به سادگی میتوان فیلد ها را نسبت به سطح دسترسی کاربر «فقط خواندنی» نمود و یا نمایش آنها را کنترل نمود. در خاتمه این محیط به گونه ای طراحی گردیده که هیچ محدودیتی برای طراحی یک فرم را ایجاد نسازد و قابلیت های وسیعی برای کاربر طراحی شده است که در اینجا به چند قابلیت آن اشاره شده است:

·         ساخت بخش های مشترک بین فرم ها (یکبار انجام کار و چندین بار استفاده)

·         قابلیت نمایش، یا اعمال تغییرات بر اساس شروط خاص (این شروط کاملا در اختیار کاربر میباشد)

·         قابلیت طراحی فرم های به صورت Master/Detail

·         کنترل های پیشرفته جستجو

·         پشتیبانی از تمامی مولفه های استاندارد طراحی فرم (مانند Radio Buttons، Drop Down، Drop List، Search Box و ...)

·         ....

3-4-    تعیین قواعد کسب و کار

در فرآیند کار همواره شروطی وجود دارد که مسیر اجرای فرآیند را تعیین مینماید. در این قسمت قواعد مربوط به هر شرط که نماد آن لوزی است، تعیین میشود. در این قسمت فرآیندی که در بخش اول طراحی شده است نمایان میشود و کاربر میتواند از قواعد ساده یا بسیار پیشرفته برای تعیین مسیریابی فرآیند استفاده نماید. در قواعد پیشرفته ای که کاربر میتواند تعریف نماید امکان مراجعه به سایر سیستم های سازمانی نیز فراهم گردیده، برای مثال میتوان برای تعیین مسیر فرآیند به سیستم حسابداری مراجعه نمود و وضعیت خاصی در حساب مشتری چک کرد و بر اساس آن مسیر فرآیند را تعیین نمود. برای مراجعه با سایر سیستم ها برای حفظ امنیت بیشتر و جلوگیری از مخطوش شدن اطلاعات از Web Service ها استفاده میگردد. در این بخش کاربر میتواند با استفاده از نماد های گرافیکی ساده به تعریف شروط بپردازد و در صورت نیاز و جهت رفع هرگونه محدودیت قابلیت استفاده از زبان استاندارد javascript نیز فراهم گردیده است.

3-5-   تعیین ایفا کنندگان فعالیت ها

هر فعالیت از فرآیند را افراد خاصی در سازمان به انجام میرسانند که به آن ایفا کنندگان گفته میشود. در این بخش از نرم افزار ایفا کنندگان فعالیت های تعریف شده در فرآیند تعیین میگردند. ایفا کنندگان میتوانند به طور مستقیم یا با پیروی از منطق خاصی انتخاب شوند. برای انتخاب ایفا کنندگان با استفاده از شروط اختصاصی، ابزارهای گرافیکی و ساده ای برای کاربر مهیا گردیده و قابلیت استفاده از وب سرویس ها نیز در این بخش مهیا گردیده است.

3-6-    یکپارچگی با سایر سیستم ها یا پایگاه های داده

این بخش به صورت اختیاری در سیستم تعبیه شده است. این بخش میتواند برای بالابردن سطح یکپارچگی با سایر سیستم های کاربردی سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. برای مثال در خاتمه فرآیند مرخصی نیاز است سوابق آن در سیستم حقوق و دستمزد (که توسط شرکت دیگری ارائه گردیده است) ثبت گردد. با استفاده از این قابلیت میتوان در حین فرآیند، سیستم های سازمانی را نیز به یکدیگر متصل نمود که برای تبادل اطلاعات در این بخش نیز استاندارد وب سرویس پشتیبانی شده است.

3-7-  اجرای فرآیند

طی 6 گام گذشته، فرآیند به طور کامل تعریف گردیده و اکنون کاربر به استفاده از فرآیند تعریف شده بپردازد. کاربر در سیستم میتواند یک جریان کار جدید ایجاد نماید و پس از تکمیل فرم آنرا به مرحله بعدی بفرستد. مسیر فرم به صورت خودکار توسط موتور FaraGostar BPMS هدایت میشود. هر کاربر نسبت به سطح دسترسی میتواند گزارشات خاصی از فرآیند را برای خود ایجاد نماید.