به‌عنوان مشاور به سرعت آموختم تا تمرکز خود را بر شاد کردن مشتریانم بگذاریم. یکبار، یکی از شرکایم چنین حرفی زد: «شرکایت نیستند که تو را به سطح شریک ارتقا می‌دهند؛

مدیران پروژه‌ای که از حد می‌گذرانند

بلکه مشتریانت چنین کاری می‌کنند.» وقتی یک مدیر پروژه جوان و مشتاق و جویای نام شدم، باز هم شعار «مشتری‌ات را شاد کن» را بسیار جدی گرفتم و تقریبا همه‌کاری برای مشتریانم می‌کردم. کافی بود آنها لب تر می‌کردند و کاری از من می‌خواستند، آن وقت اگر می‌توانستم و کسری بودجه نمی‌آوردم، حتما آن کار را انجام می‌دادم. همه چیز خیلی خوب پیش می‌رفت تا اینکه گرفتار چند مشتری همزمان شدم.

تیم پروژه‌ای متشکل از شش نفر داشتم که روی ارتقای یک سیستم کامپیوتری کار می‌کردند. تیم من ساعت‌های زیادی را برای انجام این کار صرف کرد و تقریبا در آستانه اتمام این کار قرار داشت.

سپس مشتری از من خواست که اگر ممکن است تیم را برای اجرای پروژه‌ای دیگر؛ یعنی درست‌کردن یک محیط آموزشی مجزا جهت این سیستم کامپیوتری به کار بگیرم. ذهنیت «مشتری‌ات را شاد کن» باعث شد تا این وظیفه را نیز بر عهده بگیرم و تخمینی از بودجه (حدود 15000 دلار) بزنم. آن وقت نامه مدیریت پروژه را برای مشتری یادشده فرستادم و او هم قبول کرد. داشتم کیف می‌کردم که یک بار دیگر نیز توانستم مشتری‌ام را شاد کنم. آن وقت سراغ تیم رفتم و از آنها خواستم تا این کار را هم علاوه بر پروژه‌ زیر دستشان انجام بدهند. باور کنید الان که اینجا زنده نشسته‌ام و دارم داستان آن روز را برایتان می‌‌نویسم، برایم شبیه یک معجزه می‌ماند؛ زیرا ترسیده بودم آن روز بعد از اعلام این خبر به تیم زنده زنده مرا در آتش بسوزانند. با این حال، من فقط شانه‌هایم را بالا انداختم، گفتم خیلی نگران نباشید، زیرا درست‌کردن این محیط چندان دشوار نیست و چندهفته‌ای از پس آن برمی‌آیید.

آنها نگاه عاقل اندر «مدیر بی‌شعور» به من انداختند و گفتند باشد، همه‌ سعی‌مان را می‌کنیم و اما پایان داستان: هر دو پروژه از برنامه‌ زمانی عقب ماندند، دو نفر از اعضای تیم کار را رها کردند و رفتند، مشتری عصبانی و شاکی شده بود، شریک مشتری (رییس من) نیز به همین ترتیب عصبانی بود و مدیر پروژه هم تحقیر شده بود. کار را به نیت ثواب «شادکردن دل مشتری» آغاز کردم و آخر سر با چنین فاجعه‌ای کباب شدم، زیرا تیم پروژه‌ام را با درخواست‌های بیش از حد خسته کردم.

چه چیز باعث می‌شود که کارهای بسیار زیادی بر دوش تیم پروژه بیفتد؟ در این مورد عوامل بسیاری را طی تجربیات خویش دست اندرکار دیده‌ام:

تمایل به شادکردن دل مشتری، مدیریت، یا ارباب رجوع و قول برآورده‌ساختن هرآنچه می‌خواهند.

یک مدیر پروژه بسیار غیور که منفعت شخصی خود را در تقبل کارهای بیشتر می‌داند.

یک مشتری رویابین یا حامی پروژه‌ غیرواقع‌بین که اضافه‌کاری‌ها را با بر زبان راندن چنین جمله‌ای تحمیل می‌کنند: «کار خیلی ساده‌ای است، می‌توان به راحتی انجامش داد.»

یک درخواست تغییر مشروع که بدون در نظرگرفتن دیگر موارد در حال اجرا، پذیرفته می‌شود و همه‌چیز را به هم می‌زند.

همان طور که در خطاهای فاحش شماره‌ 2 گفتم، یک مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که طرح و محدوده‌ پروژه از همان آغاز واضح، دقیق، ممکن و شدنی باشد و تغییرات و جابه‌جایی‌ها در این محدوده بافکر مدیریت شوند. پس، چه‌طور می‌دانید که کارتان بیش از نیاز است یا خیر؟ برای پاسخ به این پرسش، باید پرسش‌های زیر را از خودتان بپرسید:

آیا محدوده‌ کار به بیش از یک حامی مالی نیاز دارد؟

آیا می‌توانید مساله‌ کسب و کاری را که سعی در حل آن دارید، به خوبی بیان کنید و آیا بیان ماموریت پروژه دقیق و واضح است؟

آیا درست‌کردن یک اسلاید یک‌صفحه‌ای از محدوده‌ کاری پروژه کار دشواری است؟ (اسلایدی که بتواند کار مورد نظر شما را به خوبی بیان کند)

آیا در ترسیم حد و مرزهای محدوده‌ پروژه با مشکل مواجهید؟

وقتی پروژه‌ خود را بررسی می‌کنید، باید تیم را از انجام دادن کارهای بیش از حد دور نگه دارید. تیم به شما در مقام مدیر پروژه اعتماد کرده است و انتظار دارد تا بدانید چه زمانی باید «نه» بگویید و بار اضافی بر دوش تیم نیندازید و جلوی شکست‌خوردن پروژه را بگیرید.

چطور اتفاق می‌افتد؟

1- محدوده‌ پروژه به طور مناسبی تعیین یا کنترل نشده است

تغییر پیش‌بینی‌نشده محدوده‌ پروژه (اصطلاحا «خزش محدوده») می‌تواند پروژه‌ای با ساختار خوب و درست را به پروژه‌ای شکست‌خورده بدل سازد. بدترین اتفاقی که در این خزش محدوده رخ می‌دهد ــ نام این اصطلاح نیز بیانگر آن است ــ خزیدن آرام‌آرام وسعت محدوده بر ساختار معین ‌شده‌ پروژه، فراتر رفتن از آن و در نتیجه، ازپا درآوردن آن است. البته افزودن یک ویژگی دیگر به محصول و پیاده‌سازی آن چند روزی بیشتر طول نمی‌کشد، اما اگر تعداد این تصحیح‌ها و افزوده‌ها دو رقمی شود، آن وقت باید وقت بسیاری زیادی را به آنها تخصیص دهید.

در عین حال، باید کاملا محتاطانه برخورد کنید و محدوده‌ کار پروژه را به دقت مدنظر داشته باشید. حتی آن را باید انعطاف‌پذیر تلقی کنید. شاید وقتی برای اولین بار یک بیان ماموریت پروژه را تبیین کردید، فکر کنید که مساله‌ کسب و کار مورد نظر پروژه را به خوبی پوشش داده‌اید، اما بعدتر

در می‌یابید که محدوده‌ کاری را کمتر از آن که باید، درنظر گرفته بودید.

2- تیم پروژه نمی‌داند چه زمانی باید گفت «دیگر به حد کافی خوب است».

اینکه تیم پروژه‌ شما با انگیزه و پرشور باشد، عالی است. اما بارها حیرت کرده‌ام که چه طور یک تیم پروژه‌ باانگیزه دچار کمبود زمان می‌شود.

شما در مقام مدیر پروژه باید این عامل شور و هیجان را تحت کنترل درآورید تا مطمئن شوید تیم پروژه محدوده‌ کاری آن را ناخودآگاه افزایش ندهند.

بنا به تجربه‌ شخصی‌ام، این اتفاق به خصوص زمانی رخ می‌دهد که محصول نهایی در حال شکل‌گرفتن است و تیم پروژه می‌توانند چگونگی برآوردن نیازهای مشتری توسط این محصولات را در ذهن تجسم کنند و آن وقت ویژگی‌های جدیدی را برای آن در نظر بگیرند. حالا دیگر وقتی چنین جمله‌هایی را از زبان اعضای تیم می‌شنوم شستم خبردار می‌شود: «باحال نبود اگر این محصول می‌توانست فلان کار را هم بکند؟!» نمی‌گویم در برابر چنین پرسش‌هایی همیشه بگویید «نه»، چرا که ممکن است با ایده‌ فوق‌العاده‌ای روبه‌رو شوید. اما برای درنظرگرفتن این ایده‌ها و انجام آنها باید رویه‌ کارها در پروژه را کاملا مدیریت کنید تا بار اضافی بر دوش

تیم نیندازید.

3- تیم پروژه تلاش می‌کند تا ساعات اضافی در دسترس خویش را با کارهای اضافی پر کند.

هدف اصلی پروژه‌ شما برآورده‌کردن نیازهای مشتری طبق برنامه‌ زمانی توافق‌شده و محدودیت‌های بودجه است. هدف پروژه این نیست که قابلیت‌های هر یک از اعضای پروژه را تا انتها مصرف

کند. بارها دیده‌ام که تنها چندی قبل از رونمایی از محصول نهایی تیم پروژه متلاشی شده است، زیرا خواسته ویژگی‌های اضافی به محصول بیفزاید و این تصمیم را تنها با اتکا به ساعات اضافی یکی از اعضای تیم گرفته است. ارائه‌ یک محصول منسجم و قابل اعتماد با ویژگی‌های اضافی کمتر بسیار مهم‌تر از محصولی غیرمطمئن با انبوهی ویژگی اضافی است.

خلاصه‌ نکات

در کنترل محدوده‌ کاری پروژه کوشا باشید، اما جزم‌اندیش و کوتاه‌بین نشوید و درصدی از انعطاف‌پذیری را نیز برای آن قائل شوید.

بدانید چه زمانی باید گفت «به حد کافی خوب است»؛ اهداف را برآورده سازید، اما بیش از حد برای خود هدف تعیین نکنید.

نگذارید ساعات خالی در دسترس اعضای تیم با کارهای اضافی پر شود.

علائم خطر

1- پس از تثبیت نقشه‌های تیم برای طراحی محصول باز هم این جمله را زیاد می‌شنوید: «خیلی فوق‌العاده بود اگر...»

ممکن است یک مشتری یا یک عضو تیم پرشور داشته باشید که پس از تثبیت طراحی محصول از شما بخواهد ویژگی‌های دیگری به آن بیفزایید. برخی از این ویژگی‌ها شاید برای کارکرد محصول حیاتی باشند، اما آنهایی که «باحال بود اگر وجود داشتند» می‌توانند مشکلات جدی پدید آورند.

2- تیم پروژه ساعت‌های زیادی را صرف کار می‌کند

گاه اضافه کار کردن موضوع بسیار رایج و عادی‌ای است، اما اگر می‌بینید که تیم پروژه‌ شما بیش از حد اضافه کاری می‌کنند، شاید معنایش این باشد که بیش از حد کار دارند.

3- محدوده‌ پروژه پس از تثبیت طراحی محصول به طور کامل مشخص نیست

اگر پس از تثبیت طراحی محصول هنوز هم پرسش‌های بسیاری درباره‌ محدوده‌ کار به زبان آیند، احتمالا به خاطر مشخص ‌نشدن واضح و روشن حد و مرزهای این محدوده‌ کاری است. وقتی حد و مرزها را به طور دقیق ترسیم نکنید، تمایل دارید موارد اضافی را به محدوده‌ کاری خود وارد کنید؛ زیرا مبنایی قوی برای طرد پیشنهادها بر اساس محدوده‌ کاری ندارید

راه حل: ورق را برگردانید

1- محدوده را کاملا مشخص کنید

اگر تعریف و تبیین دقیقی از محدوده‌ پروژه ندارید، آن را از نو بسنجید و تاثیر کارهای خود را بر هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه ارزیابی کنید. وقتی بازسنجی محدوده‌ کاری ضروری باشد، باید درباره‌ ارزیابی‌ها کاملا محتاطانه عمل کنید و انتخاب‌هایی را پیش روی حامی مالی پروژه‌ خود بگذارید و با مشورت او دریابید چه کارهایی را با بودجه‌ از پیش تعیین‌شده و بر اساس زمان‌بندی می‌توانید انجام دهید. آنگاه می‌توانید بر سر افزایش محدوده‌ کاری تصمیم بگیرید.

2- نه گفتن را بیاموزید

گاه باید در برابر درخواست‌های اضافی بگویید نه، زیرا تقبل آنها می‌تواند بر نتیجه‌ کلی پروژه تاثیرات نامطلوب بگذارد. وقتی می‌‌خواهید پاسخ دهید، موارد زیر را مدنظر قرار دهید:

آیا خصیصه‌های اضافی برای قابلیت کارکردی محصول ضروری هستند یا خیر؟

اگر این ویژگی اضافه نشود، چه تاثیری بر مشتری خواهد داشت؟

آیا این خصیصه آن قدر حیاتی هست که برای آن بودجه‌ اضافی بگیریم و برنامه‌ زمانی را وسعت ببخشیم؟

3- برنامه‌ زمانی و بودجه‌ پروژه را از نو بررسی کنید تا تغییرات را در پروژه بگنجانید

اگر کار اضافی مطلقا برای محصول ضروری باشد، آنگاه باید به دقت برنامه‌ زمانی و بودجه‌بندی را مورد بازاندیشی قرار دهید تا افزایش محدوده‌های کاری را مد نظر قرار دهید. اما احتیاط کنید اگر می‌خواهید تغییری در محدوده انجام دهید، باید نسبت به در نظرگرفتن تمام جوانب محدوده‌ کاری اطمینان حاصل کنید تا محصول نهایی شما قابل قبول باشد. کاری نکنید که دائما مجبور شوید در زمان‌بندی و بودجه‌بندی خود بازاندیشی و اصلاح انجام دهید. یک بار برای همیشه خطوط را ترسیم کنید و همه‌ توافقات مربوطه با حامی و مشتری را نیز به انجام رسانید.