چگونه یک صورت جلسه بد ننویسیم؟

منبع: پایگاه اطلاع ‌رسانی مدیران ایران تاریخ انتشار: 1388-01-04
نویسنده: مترجم:
چکیده:

شک برای شما هم پیش آمده است که مسئول تدوین صورت جلسه کامل و دقیقی برای یک جلسه شده باشید. معمولا هنگام تدوین اولین صورت جلسه امکان توجه به تمام زوایای تنظیم یک صورت جلسه مناسب سخت است،



چگونه یک صورت جلسه بد ننویسیم؟
 
شک برای شما هم پیش آمده است که مسئول تدوین صورت جلسه کامل و دقیقی برای یک جلسه شده باشید. معمولا هنگام تدوین اولین صورت جلسه امکان توجه به تمام زوایای تنظیم یک صورت جلسه مناسب سخت است، چرا که صورت جلسه مورد نظر باید علاوه بر اینکه اهداف و نیازهای جلسه را برآورده می نماید بتواند بعنوان مرجع مناسبی در آینده نیز مورد استناد قرار گیرد.
اگر در خود صبر و حوصله کافی سراغ دارید، می توانید با خواندن این دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوین صورت جلسات آتی، دانش کافی برای تدوین صورت جلسات رسمی را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مبانی مطرح در این دست نوشته، به مهارت کافی در تدوین یک صورت جلسه مناسب دست یابید. بدین منظور کافیست پنج گام تشریح شده را به ترتیب مدنظر قرار دهید.
▪ گام اول: استفاده از یک الگوی مناسب
اگر می خواهید هنگام نوشتن صورت جلسه، برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و همچنین ثبت نکات کلیدی زمان زیادی را صرف نکنید، باید قبل از برگزاری جلسه برای آن آماده شوید. از این رو همیشه یک الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات جلسه و نکات مطرح شده در آن همراه داشته باشید.
شما می توانید به راحتی از الگوی پیشنهادی در این دست نوشته استفاده کرده و یادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حین آن با ثبت در این الگو و یا الگوهای مشابه انجام دهید.
▪ گام دوم: یادداشت های قبل از جلسه
زمان های ابتدایی جلسه که معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضای جلسه، با کندی و تشویش خاطر سپری می شود موقع مناسبی برای تنظیم بخش های عمومی یک صورت جلسه است.
محل برگزاری، ساعت شروع، تاریخ برگزاری، موضوع جلسه، نام دبیرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومی یک جلسه هستند که در اکثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص می باشند و شما می توانید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را در صورت جلسه یادداشت کنید.
بدین ترتیب علاوه بر اینکه بخشی از صورت جلسه را تنظیم کرده اید، از اتلاف وقت خود نیز جلوگیری نموده اید.
▪ گام سوم: جمله آغاز کننده
معمولا در تدوین هر نوشته ای جمله شروع کننده بسیار مهم و راهگشا است. اگر نمی دانید متن صورت جلسه را چگونه باید آغاز کنید از این جمله پیشنهادی استفاده نمایید:
این جلسه با حضور اعضای ذیل برگزار گردید.
یادآوری: این جمله ساده علاوه بر اینکه راهگشای تداوم نگارش صورت جلسه می تواند باشد، هدایتگر خوبی برای توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامی حاضرین در جلسه می باشد که نام آنها معمولا در ذیل صورت جلسه ثبت می گردد.
جملات بعدی بستگی به ذوق و سلیقه شما در نگارش صورت جلسه دارد که می توانید از الگوهای ذیل و یا ترکیبی از آنها استفاده نمایید. لیکن به آنها محدود نشوید.
ـ هدف این جلسه عبارت است از ...
ـ پیرو بررسی مفاد صورت جلسه قبلی و مذاکرات انجام یافته حین جلسه، نتایج ذیل حاصل گردید:
ـ در ابتدای جلسه آقای/ خانم ... در خصوص ... توضیحات لازم را ارایه نمودند.
▪ گام چهارم: ثبت نکات کلیدی و مصوبات جلسه
به خاطر داشتن نکات مطرح در این دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته های ذینفعان هر جلسه سبب ساز کسب مهارت در تدوین به هنگام (حین جلسه) و دقیق یک صورت جلسه خواهد گردید. لیکن تا زمان کسب چنین مهارتی کافیست نکات کلیدی جلسه و مصوبات آنرا یادداشت نمایید و پس از جلسه و با آسودگی خاطر صورت جلسه اصلی را تنظیم و منتشر نمایید.نکات اصلی جلسه که لازم است کلیات ویا جزییات این نکات (بسته به اهمیت و خواسته های صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
ـ خلاصه مذاکرات انجام یافته حین جلسه با قید نام فرد مطرح کننده،
ـ عناوین پیشنهاد های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده،
ـ شرح مصوبات جلسه با قید مشخصات زمانی و مسئول اجرای هر مصوبه.
ثبت دقیق و کامل مصوبات جلسه نیز مهمترین بخش تدوین یک صورت جلسه است. روش کامل ثبت مصوبات جلسه باید مبتنی بر الگوی ۵W-H به شرح ذیل باشد.
ـ شرح موضوع مصوبات (what) ،
ـ نام محل اجرای مصوبه (where) ،
ـ نام فرد مسئول (who) ،
ـ زمان دقیق اجرای مصوبات (when) ،
ـ دلایل اجرای مصوبه (why) ،
ـ چگونگی انجام مصوبه (how) .
یادآوری: در برخی موارد و به دلایل مختلف امکان ثبت کامل نکات یاد شده برای مصوبات جلسه نیست لیکن ضروری است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زمانی اجرای مصوبه حتما در کنار مصوبه قید گردد.توصیه می گردد برای راحتی نوشتن و پیگیری های بعدی، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذیل توجه نمایید.
● گام پنجم: ثبت اطلاعات تکمیلی
ثبت ساعت خاتمه، تکمیل اسامی و سمت حاضرین در جلسه، ثبت اسامی غایبین جلسه، درج شماره صفحه و شماره کل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرین در صورت امکان و حصول اطمینان از تکمیل بودن صورت جلسه گام پایانی تدوین یک صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمینان از تکمیل تمامی قسمت های یک صورت جلسه مطابق الگوی پیشنهادی، به تعداد لازم از صورت جلسه تکثیر نموده و آنها را برای ذینفعان جلسه ارسال نمایید.
یادآوری: توصیه می گردد صورت جلسه را به صورت الکترونیکی تدوین نموده و فایل آن را برای ذینفعان جلسه ایمیل نمایید.
● نکته پایانی:
امید است یادآوری نکات مطرح شده سبب ساز تدوین یک صورت جلسه خوب بوده باشد. قطعا اظهار نظر شما باعث بهبود این دست نوشته خواهد گردید. خواهشمند است بنده را از راهنمایی های ارزنده و راهگشای خود محروم ننماید.  
  



ارسال محتوا به دوستان نظرات خود را در رازنامه ثبت کنید                به اشتراک گذاری محتوا در فیسبوک به اشتراک گذاری محتوا در گوگل پلاس به اشتراک گذاری محتوا در لینکدین به اشتراک گذاری محتوا در توی تر

مشخصات ثبت اطلاعات

مدیریت رازنامه

مدیریت رازنامه

تاریخ ثبت:
1389/08/11
بروزرسانی:
1389/08/12
آخرین مشاهده:
1399/09/02

نظرات و پیشنهادات


دریافت آخرین اطلاعات رازنامه
با ثبت پست الکترونیکی خود و یا دوستان خود همیشه از آخرین اطلاعات سایت آگاه شوید.

دریافت آخرین اطلاعات رازنامه

پرسش ها و پاسخ ها

    با عرض سلام و خسته نباشید در صورتی شرکتی به عنوان اسپانسر با ما مشغول فعالیت باشد از نظر اداره مالیاتی پول های واریزی از طرف اسپانسر به چه صورت شناسایی میشود ؟ آیا معاف از مالیات است؟

    علیرضا سربی
    علیرضا سربی ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )

    باسلام من کاردان دامپزشکم باشراکت مرغداری خریدیم مرغدار نمونه کشور شدم سرم کلاه گذاشتن مرغداری رو فروختن .میخوام کار شروع کنم نمیدونم چیکار باید بکنم.از مردم فراری شدم میترسم با هر کس کار کنم سرم کلاه

    علیرضا سربی
    علیرضا سربی ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )

    سلام،وقت بخیر زمانی که لیست تعدیل حقوق تهیه می گردد و حقوق و عیدی از مالیات معاف می گردند در سیستم حسابداری چطور باید مالیات حقوق را کسر کرد متشکرم

    احمد نورمحمدی
    احمد نورمحمدی  ( راهبری سیستم های حسابداری - مالیاتی مشاور مالی مالیاتی شرکت های دانش بنیان )

    سلام وقت بخیر من دوتا حساب دارم به نام پیش دریافت عوارض و ارزش فزوده و پیش پرداخت عوارض و ارزش افزود موقع پرداخت ارزش افزوده و عوارض چطوری سند بزنم و این که چرا تفاوت ارزش افزوده خرید من و ارزش ا

    مانوئیل یوحنائی
    مانوئیل یوحنائی ( حسابداری مالی - حسابداری مالیاتی -حسابداری صنعتی - حسابرسی - حسابرسی داخلی  )

    سلام ، وقت بخیر نحوه سند زدن پرداختی بیمه تامین اجتماعی به چه صورته ؟ بدون این که تو لیست حقوق و دستمزد بیام ه صورت جداگانه چطوری ثبت بزنم؟

    احمد نورمحمدی
    احمد نورمحمدی  ( راهبری سیستم های حسابداری - مالیاتی مشاور مالی مالیاتی شرکت های دانش بنیان )

    سلام به مشاور محترم من تازه دیپلم در رشته حسابداری گرفته ام نمی دانم به تحصیل در دانشگاه ادامه دهم یا خیر ؟ با توجه به اینکه بیکاری در مقطع دانش آموختگان عال زیاد است چه کنم ؟ لطفا" رهنمایی بفرمائید

    عیسی ذوقی
    عیسی ذوقی ( مشاور بازرگانی، مالی ومالیاتی  )

    سلام و وقت بخیر برای استارت آپ ها و کسب و کارهای الکترونیک آیا معافیت مالیاتی وجود دارد؟ در صورت تایید، نحوه استفاده از معافیت چگونه است؟

    علیرضا سربی
    علیرضا سربی ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )

    با سلام خدمت جنابعالی چنانچه پروانه بهره برداری کارگاه یا کارخانه ای که در شهرک صنعتی به نام فرد باشد ولی همین شخص مدیرعامل شرکتی باشد که در همان کارگاه مشغول تولید است و برای آن شرکت دفاتر قانونی تهی

    علیرضا سربی
    علیرضا سربی ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )

    سلام و وقت بخیر برای استارت آپ ها و کسب و کارهای الکترونیک آیا معافیت مالیاتی وجود دارد؟ در صورت تایید، نحوه استفاده از معافیت چگونه است؟

    علیرضا سربی
    علیرضا سربی ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )

    با سلام خدمت استاد محترم برای آموزش کارکنان در دوره آموزشی اکسل در حسابداری میخواستم ببینم چطوری باید با شما هماهنگی کنیم. با تشکر

    مهدی مقدسی
    مهدی مقدسی ( مشاوره مالی ،حسابداری و حسابرسی مالی و مالیاتی ،قانون مالیات های مستقیم. اکسل .قوانین بازار سرمایه، )