از برگزاری جلسات غیرمتمرکز که بهره‌وری تیم‌های شما را نابود می‌کند، اجتناب کنید. تعداد زیادی از جلسات تجاری در واقع نوعی اتلاف وقت هستند.

ترفندهایی برای مفید‌تر شدن جلسات تجاری


افراد صحبت‌های یکنواخت و کسل‌کننده‌ای را بیان می‌کنند که مقدار کمی از مطالب آن مفید هستند و مابقی در واقع هیچ کاربردی ندارند. در اینجا برخی قوانین ساده بیان شده است که با رعایت آنها جلسات شما مختصر و مفید خواهند شد. 1. همه جلسات باید حتما دارای یک هدف مشخص باشند. تنها دلیل برگزاری یک جلسه این است که درباره مساله‌ای بحث شده و درخصوص اقدامات بعدی تصمیم‌گیری شود. اگر نمی‌توانید هدف خاصی برای یک جلسه بیان کنید، از برگزاری آن صرف نظر کنید. 2. همه جلسات باید دارای یک «دستور جلسه متمرکز» باشند. محتوای دستور جلسه باید شامل هدف جلسه و چند (کمتر از 7 ) سوال باشد که فضای جلسه را از یک جلسه عمومی به سمت یک جلسه تخصصی پیش ببرد. 3. هیچ جلسه‌ای نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشد. یک ساعت تقریبا طولانی‌ترین زمانی است که بسیاری از افراد می‌توانند روی یک موضوع تمرکز داشته باشند، به همین دلیل اغلب کلاس‌های دانشگاه‌های معتبر نیز کوتاه‌تر از یک ساعت هستند. (اگر سایر قوانین را مراعات کنید، رعایت این قانون از همه ساده‌تر است) 4. تمام سوابق و مقدمات لازم برای جلسه یک روز قبل در اختیار افراد قرار بگیرد. احتمالا همه افرادی که در جلسات شرکت می‌کنند می‌توانند بخوانند، پس دلیلی ندارد که همه مطالب را دوباره از طریق اسلاید و سخنرانی برای آنها خلاصه و بازگو کرد. 5. خلاصه مباحث گفته شدهf برای افرادی که با تاخیر به جلسه می‌آیند بازگو نمی‌شود. مجبور کردن افراد حاضر در جلسه برای بازگشت به عقب و شنیدن مجدد مباحث مطرح شده بسیار غیرحرفه‌ای است. اگر ضرورتی وجود دارد که افراد متاخر حتما باید در جلسه حضور داشته باشند، جلسه را به بعد موکول کنید. 6. ورود تلفن هوشمند، تبلت و لپ‌تاپ به جلسه ممنوع است. این قانون باعث می‌شود همه افراد انگیزه بیشتری برای به نتیجه رسیدن سریع‌تر جلسه داشته باشند. اگر نیاز به یادداشت برداری است، از کاغذ و قلم استفاده شود. 7. سخنرانی رسمی وجود ندارد. اگر هدف جلسه بحث پیرامون اطلاعاتی است که در سخنرانی بیان می‌شوند، متن سخنرانی مذکور ( همراه با یادداشت‌های ضمیمه) باید از قبل به شرکت‌کنندگان داده شود و آنها آن‌را قبل از جلسه بخوانند. 8. نتیجه جلسه مکتوب شده و در بین شرکت کنندگان توزیع شود. به این ترتیب ضمن آنکه اهداف جلسه ملموس و قابل سنجش می‌شود، افراد حاضر در جلسه نسبت به دستاوردها (یا آن چیزی که احساس می‌کنند دستاوردهای آن است ) احساس مسوولیت پیدا می‌کنند. اگر فکر می‌کنید قوانین بالا غیرعملی هستند، برای دو هفته آنها را امتحان کنید. اعتیاد خود را به جلسات بیهوده ترک کنید تا از حجم کارهای واقعی که انجام می‌شوند شگفت زده شوید.